Buchhaltung muss nicht kompliziert sein — wenn man weiß, worauf es ankommt. Ich fasse für Sie die wirklich wichtigen Punkte zusammen.
Warum automatisches Mahnwesen so wichtig ist
In meiner Kanzlei betreue ich Selbstständige, die monatlich mehrere tausend Euro offene Forderungen haben — weil sie das Mahnwesen vergessen oder scheuen. Ein Mandant, IT-Berater aus München, hatte einmal 18.000€ offene Rechnungen über 60 Tage. Seit er SevDesk-Mahnwesen nutzt, hat er keine Außenstände über 30 Tage mehr.
Rechtliche Grundlagen des Mahnwesens
Zahlungsverzug: Schuldner geraten automatisch in Verzug, wenn eine Rechnung mit fälligem Datum nicht bezahlt wird (§286 BGB). Eine Mahnung ist dann nicht zwingend notwendig, aber praktisch üblich.
Verzugszinsen: Seit 2002 gilt: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Geschäftsbeziehungen (§288 Abs. 2 BGB). Bei aktuellem Basiszinssatz: ca. 11,37% p.a.
Mahngebühren: Rechtlich können Sie angemessene Mahngebühren berechnen — üblich sind 2,50–5€ für die erste Mahnung.
Mahnwesen in SevDesk einrichten
Schritt 1: Standardeinstellungen
Gehen Sie zu Einstellungen → Mahnwesen. Definieren Sie:
- Zahlungsziel (Standard: 14 Tage)
- Tage bis zur ersten Mahnung (Empfehlung: 7 Tage nach Fälligkeit)
- Tage bis zur zweiten Mahnung (21 Tage)
- Tage bis zur dritten Mahnung (35 Tage)
Schritt 2: Mahntexte anpassen
Für jede Stufe einen eigenen Text:
- Zahlungserinnerung (0€ Gebühr): „Möglicherweise haben Sie unsere Rechnung übersehen…“
- 1. Mahnung (2,50€): „Wir machen Sie auf den Zahlungsrückstand aufmerksam…“
- 2. Mahnung (5€): „Trotz unserer Mahnung haben Sie die Rechnung nicht bezahlt…“
- 3. Mahnung (10€ + Verzugszinsen): „Wir sehen uns gezwungen, weitere Schritte einzuleiten…“
Schritt 3: Automatisierung aktivieren
SevDesk kann Mahnungen automatisch per E-Mail versenden. Aktivieren Sie das unter: Einstellungen → Mahnwesen → Automatischer Versand.
Was nach der 3. Mahnung?
Wenn drei Mahnungen ohne Reaktion bleiben, gibt es zwei Wege:
1. Gerichtliches Mahnverfahren (§688 ZPO): Über das zuständige Mahngericht (in Bayern: Mahngerichte beim Amtsgericht). Kosten: ca. 0,5% des Streitwerts. Der Schuldner kann Widerspruch einlegen.
2. Inkassobüro: Für kleinere Beträge unter 5.000€ oft praktischer. Seriöse Anbieter: Creditreform, EOS, Intrum. Kosten: 15–30% der eingetriebenen Summe.
[IMAGE:payment reminder flow chart with escalating reminder stages on office whiteboard, NO PEOPLE, no faces, professional business legal environment]
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