KURZ ZUSAMMENGEFASST

✅ SevDesk automatisiert Mahnungen — erste Mahnung nach konfigurierbarem Zeitraum
✅ Mahnstufen (1., 2., 3. Mahnung) mit individuellen Texten hinterlegbar
✅ Mahngebühren und Verzugszinsen rechtssicher berechnet
⚠️ Rechtlich ist vor Mahngebühren eine Zahlungserinnerung (ohne Gebühr) empfehlenswert
⚠️ Bei hartnäckigen Zahlern: Gerichtliches Mahnverfahren über zuständiges Mahngericht

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Warum automatisches Mahnwesen so wichtig ist

In meiner Kanzlei betreue ich Selbstständige, die monatlich mehrere tausend Euro offene Forderungen haben — weil sie das Mahnwesen vergessen oder scheuen. Ein Mandant, IT-Berater aus München, hatte einmal 18.000€ offene Rechnungen über 60 Tage. Seit er SevDesk-Mahnwesen nutzt, hat er keine Außenstände über 30 Tage mehr.

Rechtliche Grundlagen des Mahnwesens

Zahlungsverzug: Schuldner geraten automatisch in Verzug, wenn eine Rechnung mit fälligem Datum nicht bezahlt wird (§286 BGB). Eine Mahnung ist dann nicht zwingend notwendig, aber praktisch üblich.

Verzugszinsen: Seit 2002 gilt: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Geschäftsbeziehungen (§288 Abs. 2 BGB). Bei aktuellem Basiszinssatz: ca. 11,37% p.a.

Mahngebühren: Rechtlich können Sie angemessene Mahngebühren berechnen — üblich sind 2,50–5€ für die erste Mahnung.

Mahnwesen in SevDesk einrichten

Schritt 1: Standardeinstellungen
Gehen Sie zu Einstellungen → Mahnwesen. Definieren Sie:

Zahlungsziel (Standard: 14 Tage)
Tage bis zur ersten Mahnung (Empfehlung: 7 Tage nach Fälligkeit)
Tage bis zur zweiten Mahnung (21 Tage)
Tage bis zur dritten Mahnung (35 Tage)

Schritt 2: Mahntexte anpassen
Für jede Stufe einen eigenen Text:

Zahlungserinnerung (0€ Gebühr): „Möglicherweise haben Sie unsere Rechnung übersehen…“
1. Mahnung (2,50€): „Wir machen Sie auf den Zahlungsrückstand aufmerksam…“
2. Mahnung (5€): „Trotz unserer Mahnung haben Sie die Rechnung nicht bezahlt…“
3. Mahnung (10€ + Verzugszinsen): „Wir sehen uns gezwungen, weitere Schritte einzuleiten…“

Schritt 3: Automatisierung aktivieren
SevDesk kann Mahnungen automatisch per E-Mail versenden. Aktivieren Sie das unter: Einstellungen → Mahnwesen → Automatischer Versand.

Was nach der 3. Mahnung?

Wenn drei Mahnungen ohne Reaktion bleiben, gibt es zwei Wege:

1. Gerichtliches Mahnverfahren (§688 ZPO): Über das zuständige Mahngericht (in Bayern: Mahngerichte beim Amtsgericht). Kosten: ca. 0,5% des Streitwerts. Der Schuldner kann Widerspruch einlegen.

2. Inkassobüro: Für kleinere Beträge unter 5.000€ oft praktischer. Seriöse Anbieter: Creditreform, EOS, Intrum. Kosten: 15–30% der eingetriebenen Summe.

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