Vor anderthalb Jahren habe ich meine erste Zeile SevDesk-API-Code geschrieben — zögerlich, mit viel Stack Overflow und noch mehr Kaffee. Heute läuft mein komplettes Rechnungssystem automatisch: Neue Kunden werden automatisch angelegt, Rechnungen werden nach Projektabschluss automatisch erstellt, Zahlungseingänge werden überwacht und gemahnt. Das klingt nach viel Aufwand, war aber einmal 2 Tage Arbeit — und spart mir seitdem 4-5 Stunden pro Woche. In diesem Beitrag zeige ich dir genau, wie ich das aufgebaut habe: Was die SevDesk-API kann, wo du anfängst, und welche Automatisierungen den größten Zeitgewinn bringen. Ich schreibe das so, dass du auch ohne tiefe Programmiererfahrung folgen kannst — und erkläre auch, welche Teile du ohne Programmierkenntnisse über No-Code-Tools lösen kannst.
Was kann die SevDesk API überhaupt? Ein vollständiger Überblick
Die SevDesk REST API bietet Zugriff auf praktisch alle Funktionen der Weboberfläche. Das ist wichtig: Nicht alle Buchhaltungstools haben eine vollständige API. Bei SevDesk kannst du über die API alles steuern: Kontakte anlegen, bearbeiten und löschen, Angebote und Rechnungen erstellen, versenden und stornieren, Ausgaben und Belege erfassen und kategorisieren, Buchungen verwalten und abstimmen, Zahlungseingänge verarbeiten und Rechnungen als bezahlt markieren, Berichte und Exporte abrufen, DATEV-Export initiieren.
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Zum Vergleich 2026 →Die API ist unter api.sevdesk.de dokumentiert und verwendet Standard-REST-Konzepte mit JSON-Antworten. Zur Authentifizierung brauchst du einen API-Token, den du in deinen SevDesk-Profileinstellungen unter „Token“ findest. Alle Anfragen laufen über HTTPS mit Bearer-Token-Authentifizierung.
Was mich an der SevDesk-API begeistert: Sie ist sehr gut dokumentiert mit Beispielen für alle wichtigen Operationen. Sie ist stabil — in 18 Monaten hatte ich keine Breaking Changes. Und sie deckt wirklich alles ab, was ich im Alltag brauche. Im Vergleich: Die Lexoffice-API ist weniger umfangreich, die FastBill-API noch eingeschränkter. Wenn API-Integration wichtig für dich ist, ist SevDesk die klare Wahl — das erkläre ich auch in meinem großen SevDesk vs. Lexoffice Vergleich.
Schritt 1: API-Token einrichten und erste Verbindung testen
Gehe in SevDesk zu Einstellungen > Benutzer > dein Profil > Tab „Token“. Erstelle einen neuen Token mit einem beschreibenden Namen (z.B. „automatisierung-hauptsystem“ oder „rechnungsbot“). Kopiere den Token und bewahre ihn sicher auf — du siehst ihn nur einmal vollständig in der Oberfläche. Ich speichere API-Tokens in einem Passwortmanager (Bitwarden), nie im Code selbst.
Erster Test mit curl (funktioniert auf Mac, Linux und Windows mit WSL oder Git Bash):
curl -H "Authorization: Bearer YOUR_API_TOKEN" https://my.sevdesk.de/api/v1/Contact?limit=5
Wenn du eine JSON-Antwort mit deinen Kontakten siehst, läuft alles. Bei einem 401-Fehler stimmt der Token nicht (überprüfe, ob du „Bearer “ vor dem Token hast). Bei einem 403-Fehler fehlen Berechtigungen — überprüfe die Token-Einstellungen in SevDesk.
Für die weitere Entwicklung empfehle ich Python mit der requests-Bibliothek. Python ist für API-Arbeit ausgezeichnet: klare Syntax, viele Beispiele online, einfache JSON-Verarbeitung. Alternativ funktioniert JavaScript/Node.js mit axios genauso gut.
Wichtig für die Entwicklung: Nutze immer Umgebungsvariablen für den API-Token, nie hartcodierte Werte. Das schützt dich davor, versehentlich Zugangsdaten in ein öffentliches Git-Repository zu pushen.
Schritt 2: Kundenverwaltung automatisieren — nie mehr manuell Kontakte anlegen
Das erste, was ich automatisiert habe: Die Anlage neuer Kunden in SevDesk. Früher habe ich nach jedem Onboarding-Gespräch manuell Kontakte angelegt — Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Steuer-ID. Das klingt klein, aber bei 3-5 neuen Kunden pro Monat summiert sich das auf 30-45 Minuten — pro Monat, Jahr für Jahr.
Mein aktueller Workflow: Wenn ein neuer Kunde ein Formular auf meiner Website ausfüllt (via Typeform), sendet Typeform einen Webhook an meinen Server. Ein Python-Skript empfängt den Webhook, prüft zuerst ob der Kontakt schon in SevDesk existiert (GET /Contact mit Filter auf E-Mail-Adresse), und legt ihn falls nicht an (POST /Contact). Das dauert 2-3 Sekunden und ich muss gar nichts machen.
Der API-Endpunkt für Kontakte: POST an https://my.sevdesk.de/api/v1/Contact mit einem JSON-Body, der alle relevanten Felder enthält. SevDesk unterscheidet zwischen Kontakttypen: „category“: {„id“: „3“} für Firmen (B2B), „category“: {„id“: „2“} für Privatpersonen. Das ist wichtig für die korrekte Steuerbehandlung und Rechnungsstellung.
Für die Kontaktadresse gibt es einen separaten POST /ContactAddress-Endpunkt. Ich lege Kontakt und Adresse immer gemeinsam an — in zwei aufeinanderfolgenden API-Aufrufen, wobei der zweite die contactId des ersten verwendet.
Schritt 3: Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Das ist der Kern meiner Automatisierung und der größte Zeitsparer. Früher habe ich nach jedem abgeschlossenen Projekt manuell eine Rechnung erstellt — Kontakt suchen, Positionen eingeben, Stunden berechnen, Mehrwertsteuer prüfen, PDF generieren, E-Mail verfassen, versenden. Das hat 15-20 Minuten pro Rechnung gekostet. Bei 8-10 Rechnungen pro Monat sind das 2-3 Stunden reiner Verwaltungsaufwand.
Heute: Mein Projektmanagement-Tool (Notion) hat eine Datenbank mit Projekten. Wenn ein Projekt auf „Abgeschlossen“ gesetzt wird, triggert ein Notion-Webhook (oder alternativ ein Zapier-Zap) mein Python-Skript. Das Skript liest die Projektstunden und den Stundensatz aus Notion aus, berechnet den Rechnungsbetrag, erstellt die Rechnung in SevDesk via POST /Invoice und sendet sie direkt per E-Mail über den SevDesk-Endpunkt POST /Invoice/{id}/sendViaEmail.
Die SevDesk-Rechnungserstellung braucht mehrere API-Aufrufe: Zuerst POST /Invoice für die Kopfdaten (Kontakt, Datum, Zahlungsziel), dann POST /InvoicePos für jede Rechnungsposition. Erst danach kann die Rechnung mit POST /Invoice/{id}/sendViaEmail versendet werden. Das sind 3-4 API-Aufrufe pro Rechnung — mein Skript erledigt das in unter 10 Sekunden.
Schritt 4: Automatisches Mahnwesen — keine vergessenen Zahlungen mehr
Offene Rechnungen zu verfolgen und zu mahnen ist eine der unangenehmsten Aufgaben in der Selbstständigkeit — psychologisch und zeitlich. Mit der SevDesk-API habe ich das vollständig automatisiert, und das hat meinen Cashflow spürbar verbessert.
Mein Mahnungsskript läuft jeden Werktag morgen um 9 Uhr als Cron-Job. Es ruft alle offenen Rechnungen ab (GET /Invoice mit filter[status][]=200 für offene Rechnungen). Für jede Rechnung prüft es: Ist das Zahlungsziel um mehr als 3 Tage überschritten? Hat die Rechnung noch keine Mahnung? Wenn beides zutrifft, erstellt das Skript eine erste Mahnung (in meinem System einfach eine neue E-Mail, kein SevDesk-spezifischer „Mahnung“-Endpunkt), ändert den Betreff zu „Zahlungserinnerung: [Rechnungsnummer]“ und sendet sie an den Kunden.
Das Ergebnis: Ich mahne jetzt konsequent und pünktlich — ohne emotionale Hemmschwelle (die bei manuellen Mahnungen immer da war). Meine durchschnittliche Zahlungszeit hat sich von 28 Tagen auf 19 Tage verkürzt. Bei einem monatlichen Rechnungsvolumen von 20.000 Euro bedeutet das ca. 5.000 Euro weniger offene Forderungen — ein erheblicher Cashflow-Gewinn.
Schritt 5: Wöchentliche Finanzberichte automatisch per E-Mail
Jeden Montag bekomme ich automatisch eine E-Mail mit: Umsatz der letzten 7 Tage, offene Rechnungen mit Betrag und Fälligkeit (nach Dringlichkeit sortiert), Ausgaben der letzten 7 Tage, und ein Vergleich mit der Vorwoche. Das klingt aufwendig — ist aber ein ca. 80-Zeilen-Python-Skript, das die SevDesk-API abfragt und per SMTP eine E-Mail sendet.
Die relevanten API-Endpunkte: GET /Invoice mit Datumsfilter für Rechnungen, GET /Voucher für Ausgaben, GET /CheckAccount für Kontostand (falls Banking-Integration vorhanden). Alle Endpunkte unterstützen Datumsfilter über die Parameter startDate und endDate in ISO-8601-Format.
Dieser wöchentliche Report hat mein Geschäftsbewusstsein erheblich verbessert. Früher habe ich meinen Umsatz erst beim Jahresabschluss wirklich verstanden. Jetzt sehe ich Trends wöchentlich. Wenn der Umsatz zwei Wochen hintereinander sinkt, reagiere ich — statt das erst drei Monate später zu merken.
Schritt 6: Webhooks nutzen — SevDesk als aktiver Sender
SevDesk hat auch ausgehende Webhooks — also die Möglichkeit, externe Systeme zu benachrichtigen, wenn in SevDesk etwas passiert. Ich nutze das für: Benachrichtigung in Slack, wenn eine Rechnung bezahlt wird (motivierend!), automatisches Aktualisieren meines Notion-CRMs bei neuen Kontakten, und E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine Rechnung als überfällig markiert wird.
Webhooks konfigurierst du in SevDesk unter Einstellungen > Webhooks. Du gibst eine Empfänger-URL an, und SevDesk sendet bei definierten Events einen POST-Request. Events umfassen: Neue Rechnung erstellt, Rechnung bezahlt, Neue Ausgabe, Neuer Kontakt, und weitere. Für die Empfänger-URL nutze ich kleine Flask-Endpunkte auf meinem VPS.
No-Code-Alternative: Zapier und Make (Integromat) haben native SevDesk-Integrationen. Wenn du Webhooks ohne Programmierung nutzen willst, ist das der Weg. Zapier ist teurer (ab 19,99 Euro/Monat), Make ist günstiger (ab 9 Euro/Monat) und hat mehr Flexibilität.
Schritt 7: Monatlicher DATEV-Export für den Steuerberater — vollautomatisch
Der letzte Schritt meiner Automatisierung: Der monatliche DATEV-Export für meinen Steuerberater läuft vollautomatisch. Am 1. jedes Monats exportiert ein Cron-Job alle Buchungen des Vormonats als DATEV-Datei, benennt sie nach einem standardisierten Schema und legt sie in einem geteilten Google-Drive-Ordner ab, auf den mein Steuerberater Zugriff hat.
Der API-Endpunkt: GET /Export mit den Parametern type=CSV, startDate und endDate für den DATEV-kompatiblen Export. Die resultierende CSV kann direkt in DATEV importiert werden. Mein Steuerberater hat in 12 Monaten nie warten müssen — die Datei ist immer am 1. des Monats im geteilten Ordner. Das spart uns beide Koordinationsaufwand. Mehr zum DATEV-Export findest du in meinem Beitrag zum SevDesk DATEV-Export.
Zusätzlich: Wenn die Datei hochgeladen ist, sendet das Skript meinem Steuerberater automatisch eine kurze E-Mail: „DATEV-Export [Monat] bereit — [Google Drive Link]“. Das hat den Prozess komplett kontaktlos gemacht.
Fehlerbehandlung und Monitoring: Was du nicht vergessen solltest
Automatisierungen können schiefgehen — und dann ist es entscheidend, dass du es schnell merkst. Ich habe dafür ein einfaches Monitoring aufgebaut: Jedes Skript schreibt einen Log-Eintrag (Erfolg, Fehler, Zeitstempel) in eine SQLite-Datenbank. Ein täglicher Cron-Job prüft, ob alle Skripte heute erfolgreich gelaufen sind — wenn nicht, bekomme ich eine E-Mail.
Die häufigsten Fehler, die ich in 18 Monaten hatte: Rate-Limit überschritten (429-Fehler) bei großen Batch-Operationen — Lösung: exponentielles Backoff einbauen. Token abgelaufen — Lösung: Tokens jährlich erneuern mit Kalender-Reminder. Datenformat-Abweichungen nach SevDesk-Updates — Lösung: flexible JSON-Parsing mit Fehlerprotokollierung. Netzwerkfehler beim VPS — Lösung: Retry-Logik mit maximal 3 Versuchen.
Mein wichtigster Rat: Bau Fehlerbehandlung von Anfang an ein. Ein Skript ohne try/except ist ein Skript, das irgendwann lautlos fehlschlägt. Ich habe das schmerzhaft gelernt: Ein Mahnungsskript ohne Fehlerbehandlung hat einmal 3 Wochen lang keine Mahnungen gesendet, weil es still abstürzte. Das hat Tausende Euro an verzögerten Zahlungen gekostet.
Für Freelancer, die noch am Anfang stehen und lieber die manuelle Grundlage verstehen wollen, empfehle ich meinen Beitrag zur Freelancer-Buchhaltung in 30 Minuten.
No-Code-Alternativen: Automatisieren ohne Programmierung
Nicht jeder will Python lernen — und das muss auch nicht sein. Für viele der Automatisierungen, die ich beschrieben habe, gibt es No-Code-Alternativen:
Zapier: Verbindet SevDesk mit hunderten anderen Tools. „Wenn Typeform-Formular ausgefüllt → SevDesk-Kontakt anlegen“ ist ein 5-Minuten-Setup in Zapier. „Wenn SevDesk-Rechnung bezahlt → Slack-Nachricht senden“ ebenso. Nachteil: Zapier kann teuer werden, wenn du viele Automatisierungen oder hohe Volumina hast.
Make (Integromat): Leistungsfähiger und günstiger als Zapier, aber etwas komplizierter in der Einrichtung. Hat native SevDesk-Module. Für komplexere Workflows mit Bedingungen und Schleifen ist Make die bessere Wahl.
n8n: Open-Source-Alternative zu Zapier/Make, die du self-hosted auf deinem eigenen Server betreiben kannst. Einmalige Einrichtung, dann kostenlos. Ideal wenn du bereits einen VPS hast und Kontrolle über deine Daten willst.
Was die Automatisierung mir konkret gebracht hat: Zahlen nach 18 Monaten
Konkrete Bilanz meiner Automatisierungen nach 18 Monaten: Zeitersparnis ca. 4-5 Stunden pro Woche (Rechnungsstellung, Mahnwesen, Buchführung). Verkürzung der durchschnittlichen Zahlungszeit von 28 auf 19 Tage. Nullvergessene Rechnungen seit Automatisierung eingeführt (vorher: ca. 2-3 pro Jahr). Nullvergessene Mahnungen. Steuerberater-Kosten gesunken um ca. 15-20 Prozent, weil die Buchführungsdaten sauberer ankommen.
Was ich als nächstes automatisieren will: Automatische Kategorisierung von Eingangsrechnungen via OCR und einem KI-Klassifikator. Das ist technisch aufwendiger, aber der potenzielle Zeitgewinn bei 50-80 Eingangsrechnungen pro Monat ist erheblich. Und: Automatische Liquiditätsplanung auf Basis offener Rechnungen und geplanter Ausgaben.
FAQ — SevDesk API-Integration
Brauche ich Programmierkenntnisse für die SevDesk API?
Für einfache Automatisierungen reicht die Nutzung von Zapier oder Make (Integromat) ohne jegliche Programmierkenntnisse. Für komplexere Workflows empfehle ich Grundkenntnisse in Python — Variablen, Schleifen, Funktionen und die requests-Bibliothek reichen für 90 Prozent der Anwendungsfälle. Es gibt online sehr gute Python-Kurse, die das in 20-30 Stunden vermitteln. Der ROI ist enorm.
Wie viele API-Anfragen kann ich pro Stunde machen?
SevDesk erlaubt ca. 1.000 API-Anfragen pro Stunde pro Token. Für die meisten Automatisierungen ist das mehr als genug. Wenn du große Batch-Operationen machst (z.B. 200 Rechnungen exportieren), musst du Pausen einbauen — time.sleep(0.1) zwischen Anfragen reicht meist. Bei Rate-Limit-Überschreitung antwortet die API mit HTTP 429 — fange das in deinem Code ab und warte kurz (exponentielles Backoff empfohlen).
Ist die SevDesk API kostenlos?
Ja, die API ist in allen SevDesk-Plänen inklusive. Du zahlst nur für deinen normalen SevDesk-Plan (ab 14,90 Euro/Monat). Es gibt keine separaten API-Kosten oder anfragenbasierte Gebühren. Das ist ein großer Vorteil gegenüber einigen anderen Business-APIs, die nach Volumen abrechnen.
Kann ich SevDesk mit Shopify oder WooCommerce verbinden?
Direkte native Integrationen gibt es nicht. Über Zapier oder Make sind Shopify-SevDesk und WooCommerce-SevDesk-Verbindungen möglich ohne Programmierung. Alternativ kannst du eigene Webhooks bauen: Shopify sendet bei neuen Bestellungen einen Webhook, den du in einem Python-Flask-Endpunkt empfängst und dann die SevDesk-API für Rechnungserstellung aufrufst. Für E-Commerce-Buchhaltung empfehle ich außerdem meinen Artikel zur Lexoffice Automatisierung.
Was passiert mit meinen Automatisierungen, wenn SevDesk die API ändert?
SevDesk kommuniziert Breaking Changes in der Regel mit Vorlauf im Changelog und per E-Mail an API-Nutzer. In meinen 18 Monaten hatte ich keine Breaking Changes — die API ist sehr stabil. Trotzdem solltest du: Den SevDesk-API-Changelog regelmäßig lesen, alle Skripte mit guter Fehlerprotokollierung ausstatten, und unit-Tests für kritische Funktionen haben. So merkst du sofort, wenn sich etwas geändert hat.
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