Buchhaltung muss nicht kompliziert sein — wenn man weiß, worauf es ankommt. Ich fasse für Sie die wirklich wichtigen Punkte zusammen.
Als Steuerberater ist das Exportmanagement eines meiner wichtigsten Themen in der Beratung. Viele Selbstständige unterschätzen, wie entscheidend regelmäßige Datenexporte für die rechtliche Sicherheit sind. Gleichzeitig bietet SevDesk hier mehr Möglichkeiten, als die meisten Nutzer kennen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen alle Exportoptionen und wann Sie welche nutzen.
Übersicht: Alle SevDesk-Exportformate
| Export-Typ | Format | Zweck | Tarif |
|---|---|---|---|
| Buchungen | CSV | Backup, Analyse, Import in andere Systeme | Alle |
| Belege | ZIP (PDFs) | GoBD-Archiv, Backup, Steuerberater | Alle |
| DATEV-Buchungsstapel | ZIP (DATEV-ASCII) | Steuerberater, DATEV-Import | M+L |
| EÜR | PDF + ELSTER-XML | Steuererklärung, Finanzamt-Übermittlung | M+L |
| UStVA | ELSTER-XML | Umsatzsteuer-Voranmeldung ans Finanzamt | M+L |
| Rechnungen | CSV oder ZIP | Rechnungsübersicht, Mahnwesen-Dokumentation | Alle |
| Kundendaten | CSV | CRM-Backup, Migration | Alle |
| GoBD-Archiv | ZIP (vollständig) | Revisionssicheres Gesamtarchiv | M+L |
Export 1: Buchungen als CSV
Pfad: Berichte → Datenexport → Buchungen
Inhalt: Alle Buchungen mit Datum, Buchungstext, Betrag, Konto, Gegenkonto, Belegnummer und Kategorie
Format: CSV, direkt in Excel oder Google Sheets öffenbar
Zeitraum: Frei wählbar (beliebige Monate oder Jahre)
Verwendungszwecke:
- Eigene Auswertungen und Dashboards in Excel oder Google Sheets erstellen
- Datenbackup für die eigene Archivierung
- Vorabcheck vor dem DATEV-Export: Sind alle Buchungen vollständig?
- Migration zu einem anderen Buchhaltungssystem
Mein Rat: Monatlich exportieren und geordnet in einem lokalen Ordner (z.B. „Buchhaltung/2025/Exporte“) ablegen. Das dauert 2 Minuten und gibt Ihnen ein zuverlässiges Offline-Backup.
Export 2: Belege als ZIP
Pfad: Berichte → Datenexport → Belege
Inhalt: Alle hochgeladenen Belege als PDF-Dateien, strukturiert in Ordnern nach Monat und Kategorie
Format: ZIP-Archiv
Größe: Abhängig von Beleganzahl — rechnen Sie mit 5–50 MB pro Monat je nach Aktivität
Warum dieser Export so wichtig ist:
Die GoBD verlangen, dass alle buchungsrelevanten Belege 10 Jahre aufbewahrt werden. Im Falle einer Betriebsprüfung muss das Finanzamt Zugang zu jedem Beleg erhalten. Wenn SevDesk die Belege alleine aufbewahrt — ohne eigene Kopien — sind Sie bei einem Anbieterwechsel oder Insolvenz von SevDesk möglicherweise schutzlos.
Mein Rat: Vierteljährlich alle Belege als ZIP exportieren und auf einem zweiten Speichermedium (externer Festplatte, Nextcloud, verschlüsseltem Cloud-Speicher) sichern. Das ist Ihre GoBD-Pflichtarchivierung als Backup-Ebene.
Export 3: DATEV-Buchungsstapel
Pfad: Berichte → Steuerberater → DATEV-Export
Inhalt: Buchungsstapel im DATEV-ASCII-Format, Stammdaten (Debitoren, Kreditoren, Sachkonten) und Belegdateien als PDF
Format: ZIP mit DATEV-kompatiblen Dateien
Tarif: Nur ab M-Tarif verfügbar
Verwendung: Übergabe an Steuerberater für den Import in DATEV. Das ist der Standard-Weg für die Steuerberater-Zusammenarbeit in Deutschland. Über DATEV Unternehmen Online (DUO) kann der Export auch direkt übertragen werden ohne manuelle Dateiübergabe.
Hinweis zur Vollständigkeit: Für Standard-EÜR-Fälle ist der Export sehr gut nutzbar. Bei komplexen Buchungssachverhalten (Splittbuchungen, Anlagenvermögen mit AfA, Reverse-Charge-Geschäfte) kann Nacharbeit beim Steuerberater nötig sein.
Export 4: EÜR (PDF und ELSTER-XML)
Pfad: Berichte → EÜR
Inhalt: Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach amtlichem Muster (Anlage EÜR) mit allen Betriebseinnahmen und -ausgaben nach Kategorien
Format: PDF für eigene Unterlagen, ELSTER-XML für die direkte Übermittlung ans Finanzamt
Tarif: Nur ab M-Tarif verfügbar
Verwendung:
- PDF: Für die eigene Ablage, als Anlage zur Jahressteuererklärung, für den Steuerberater
- ELSTER-XML: Direkte Übermittlung der EÜR ans Finanzamt ohne Steuerberater-Umweg
Die ELSTER-Übermittlung der EÜR direkt aus SevDesk ist für viele meiner Mandanten eine erhebliche Vereinfachung — besonders für Solo-Selbstständige, die keinen Steuerberater für die laufende Erklärung brauchen.
Export 5: UStVA (ELSTER-XML)
Pfad: Berichte → Umsatzsteuer → UStVA-Export
Inhalt: Umsatzsteuer-Voranmeldung mit allen relevanten Kennziffern
Format: ELSTER-XML für direkte Finanzamt-Übermittlung
SevDesk übermittelt die UStVA bei korrekter Einrichtung vollautomatisch via ELSTER — Sie müssen lediglich prüfen und bestätigen. Der Export als XML ist zusätzlich verfügbar für manuelle Nachbearbeitung oder Übergabe an den Steuerberater.
Export 6: Vollständiges GoBD-Archiv
Pfad: Berichte → Datenexport → GoBD-Archiv
Inhalt: Alle Buchungen + alle Belege + alle Stammdaten in einem strukturierten Gesamtarchiv
Format: ZIP mit vollständiger Ordnerstruktur
Wann Sie diesen Export brauchen:
- Beim Wechsel zu einem anderen Buchhaltungssystem
- Bei einer Kündigung von SevDesk (unbedingt vor der Kündigung durchführen!)
- Als Jahresabschluss-Archivierung für die GoBD-Aufbewahrung
- Vor einer angekündigten Betriebsprüfung als vollständige Vorbereitung
Praktischer Export-Kalender: Was wann exportieren
| Häufigkeit | Export-Typ | Grund |
|---|---|---|
| Monatlich | Buchungen CSV | Laufendes Backup |
| Monatlich | DATEV-Buchungsstapel (an Steuerberater) | Steuerberater-Zusammenarbeit |
| Vierteljährlich | Belege ZIP | GoBD-Belegarchiv-Backup |
| Jährlich (Jahresende) | GoBD-Archiv vollständig | Jahresabschluss-Archivierung |
| Bei Kündigung | Alle Exports + GoBD-Archiv | Vollständige Datensicherung vor Vertragsende |
Häufig gestellte Fragen zu SevDesk-Exporten
Wie lange dauert ein vollständiger GoBD-Export bei vielen Daten?
Für ein Jahresarchiv mit 500+ Belegen: 2–5 Minuten für die Vorbereitung des Downloads, danach je nach Internetverbindung. Die ZIP-Datei kann mehrere hundert MB groß sein. Planen Sie für den Jahresarchiv-Export ausreichend Zeit ein.
In welchem Format werden exportierte Rechnungen gespeichert?
SevDesk-Rechnungen werden als PDF exportiert. Das entspricht dem GoBD-Standard für unveränderbare Dokumente. Eine CSV-Übersicht aller Rechnungen (mit Beträgen, Fälligkeiten, Zahlungsstatus) kann zusätzlich exportiert werden.
Kann ich SevDesk-Exporte in DATEV importieren?
Ja. Der DATEV-Buchungsstapel kann von jedem Steuerberater mit einer DATEV-Installation importiert werden. Die Importfunktion in DATEV heißt „Buchungsstapelimport“ oder funktioniert über DATEV Unternehmen Online (DUO) vollautomatisch.
Wie lange bewahre ich exportierte Daten aufbewahren?
Gemäß §147 AO und GoBD: Buchungsbelege und Buchführungsunterlagen 10 Jahre, Handelsbriefe (inkl. Rechnungen) 6 Jahre. Das gilt ab dem Ende des Geschäftsjahres, in dem der Vorgang stattfand. Als Steuerberater empfehle ich, alle Exports mindestens 10 Jahre aufzubewahren — zur Vereinfachung.
Sind SevDesk-Exporte DSGVO-konform an Steuerberater übermittelbar?
Ja, wenn der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit SevDesk abgeschlossen ist und die Übermittlung an den Steuerberater im Rahmen des steuerlichen Mandatsverhältnisses erfolgt. E-Mail-Übermittlung ist in der Praxis gängig, verschlüsselte Übertragung (z.B. über DATEV DUO) ist sicherer.
Sonderfall: Migration von SevDesk zu einem anderen System
Wenn Sie SevDesk verlassen wollen (Wechsel zu Lexoffice, Fastbill oder einem anderen System), ist ein vollständiger Export entscheidend:
- GoBD-Archiv-Export für alle vergangenen Geschäftsjahre herunterladen
- DATEV-Export für alle Jahresabschlüsse sichern
- Kundendaten als CSV exportieren
- Alle Rechnungen als ZIP sichern
- Erst dann kündigen — und sicherstellen, dass alle Downloads vollständig sind
Ein voreiliges Kündigen ohne vollständige Datenexporte ist der häufigste Fehler bei Software-Migrationen. Die GoBD-Archivierungspflicht endet nicht mit der Kündigung des Cloud-Dienstes.
Fazit: Regelmäßige Exports sind Pflicht, nicht Option
SevDesk bietet alle notwendigen Exportformate für eine vollständige GoBD-konforme Buchführung und professionelle Steuerberater-Zusammenarbeit. Als Steuerberater empfehle ich jedem Mandanten, ein regelmäßiges Export-Ritual einzurichten: Monatliche CSV-Buchungsexports, vierteljährliche Belegarchive und jährliche GoBD-Gesamtexporte. Das kostet 15 Minuten monatlich — und schützt Sie im Ernstfall.
Weiterführende Artikel: SevDesk DATEV-Kompatibilität erklärt · GoBD einfach erklärt · SevDesk Datensicherheit im Detail
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