Angebotserstellung mit sevDesk: Professionelle Angebote in Minuten
Ein überzeugendes Angebot ist oft der erste echte Eindruck, den ein potenzieller Kunde von Ihrem Unternehmen bekommt. Mit sevDesk erstellen Sie professionelle Angebote in wenigen Minuten — und konvertieren sie mit einem Klick zur Rechnung, wenn der Auftrag kommt.
Was gehört in ein rechtlich korrektes Angebot?
Ein Angebot ist ein bindendes Vertragsangebot (§ 145 BGB). Wenn der Empfänger es annimmt, entsteht ein Vertrag. Deshalb muss ein Angebot folgende Informationen enthalten:
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Zum Vergleich 2026 →Pflichtangaben (wie bei einer Rechnung):
- Vollständiger Name und Adresse des Anbieters
- Vollständiger Name und Adresse des Empfängers
- Datum des Angebots
- Eindeutige Angebotsnummer
- Detaillierte Beschreibung der Leistungen/Produkte
- Mengen und Einheiten
- Preise (netto und ggf. mit MwSt.)
- Gesamtbetrag
Empfohlene Zusatzangaben:
- Gültigkeitsdauer (z.B. „Dieses Angebot ist 30 Tage gültig“)
- Zahlungsbedingungen
- Lieferbedingungen/Ausführungszeitraum
- Etwaige Voraussetzungen oder Ausschlüsse
- Unterschrift (bei wichtigen Aufträgen)
Angebot in sevDesk erstellen: Schritt für Schritt
Schritt 1: Zum Angebots-Bereich navigieren
In sevDesk: Rechnungen → Angebote → Neues Angebot
Schritt 2: Empfänger auswählen
Suchen Sie den Kontakt in Ihrer Adressdatenbank oder legen Sie einen neuen Kontakt an. sevDesk übernimmt automatisch die Adressdaten.
Schritt 3: Angebotsdaten eingeben
- Angebotsdatum: Heute (oder Datum der Erstellung)
- Gültig bis: Standardmäßig 30 Tage — passen Sie das an
- Angebotsnummer: Automatisch vergeben (Format konfigurierbar)
- Betreff: Beschreibung des Angebots (z.B. „Angebot für Webentwicklung April 2025“)
Schritt 4: Positionen eingeben
Für jede Position:
- Bezeichnung der Leistung/des Produkts
- Menge und Einheit (Stunden, Stück, Pauschal)
- Einzelpreis (netto)
- Steuersatz (7%, 19%, 0%)
sevDesk berechnet automatisch die Summen, die MwSt. und den Gesamtbetrag.
Tipp: Nutzen Sie die Artikel-Datenbank. Legen Sie Ihre Standardleistungen als Artikel an (z.B. „Webdesign — Stundensatz 85 €“ oder „Beratung — 150 €/h“). Beim nächsten Angebot wählen Sie den Artikel aus — keine manuelle Eingabe.
Schritt 5: Optionale Positionen
Bei umfangreicheren Angeboten können Sie:
- Rabatte hinzufügen (prozentual oder absolut)
- Gruppen erstellen (z.B. „Phase 1: Konzept“ und „Phase 2: Umsetzung“)
- Alternativen anbieten (sevDesk unterstützt das je nach Version)
- Leistungszeitraum angeben
Schritt 6: Texte anpassen
Vor den Positionen: Begrüßungstext oder Einleitung des Angebots
Nach den Positionen: Zahlungsbedingungen, Hinweise, Dankestext
sevDesk erlaubt individuelle Texte pro Angebot oder eine Standard-Vorlage.
Schritt 7: Vorschau und Versand
Prüfen Sie die Vorschau, bevor Sie versenden. Wenn alles stimmt:
- PDF herunterladen: Manuell per E-Mail versenden
- Direkt per E-Mail: sevDesk sendet das Angebot direkt
- Link teilen: Bei manchen Versionen: Angebot als Web-Link teilen
Angebot-Templates erstellen
Für wiederkehrende Angebotstypen lohnt sich ein Template:
- Erstellen Sie ein vollständiges Angebot als Vorlage
- In sevDesk: Angebot als Template speichern
- Beim nächsten ähnlichen Auftrag: Template auswählen, nur Empfänger und individuelle Details anpassen
Typische Templates:
- „Web-Projekt Standard“ (Design + Entwicklung)
- „Beratung Tagessatz“
- „Wartungsvertrag monatlich“
- „Fotoshooting Halbtag“
Von Angebot zu Auftrag zu Rechnung
Der eleganteste Workflow in sevDesk:
1. Angebot erstellt und versendet
→ Status: „Offen“
2. Kunde nimmt an (E-Mail-Bestätigung reicht)
→ Angebot in sevDesk: Status auf „Angenommen“ setzen
3. Auftragsbestätigung generieren (optional)
→ Mit einem Klick aus dem Angebot erstellen
→ An Kunden senden
4. Leistung erbracht, Rechnung nötig
→ Angebot öffnen → „Als Rechnung übernehmen“
→ Alle Positionen und Daten werden übernommen
→ Rechnungsdatum und -nummer anpassen
→ Fertig!
Kein doppeltes Eintippen. Die gesamte Kette von Angebot bis Rechnung in sevDesk, lückenlos dokumentiert.
Umgang mit abgelehnten Angeboten
Nicht jedes Angebot wird angenommen — das ist normal. In sevDesk:
- Setzen Sie den Status auf „Abgelehnt“
- Notieren Sie ggf. den Grund (zu teuer, Konkurrent gewählt, Projekt verschoben)
- Analysieren Sie regelmäßig Ihre Abschlussquote
Wenn Sie nach 30 Tagen keine Rückmeldung haben: Relanzieren Sie das Angebot aktiv. Viele Abschlüsse entstehen erst durch eine freundliche Nachfrage.
Rechtliche Aspekte: Wann bindet ein Angebot?
Ihr Angebot bindet Sie bis zur angegebenen Gültigkeitsdauer. Danach sind Sie nicht mehr gebunden. Deshalb ist die Angabe einer Gültigkeitsdauer wichtig.
Auftragsbestätigung: Mit der Auftragsbestätigung bestätigen SIE den Auftrag. Ab diesem Moment ist der Vertrag perfekt (§ 151 BGB).
Wichtig für Standardleistungen: Wenn Sie AGBs haben, müssen diese spätestens bei der Auftragsbestätigung übergeben werden, um Gültigkeit zu haben.
Häufige Fehler bei Angeboten
Zu wenig detailliert: Ein unpräzises Angebot führt zu Diskussionen später. Was genau ist inbegriffen? Was nicht? Je klarer, desto besser.
Keine Gültigkeitsdauer: Ohne Gültigkeitsdauer sind Sie unbegrenzt gebunden (problematisch bei schwankenden Kosten).
Falscher Steuersatz: Prüfen Sie immer, ob 7% oder 19% korrekt ist — und ob Reverse Charge gilt.
Keine Nachfassung: Viele Angebote werden einfach nicht beantwortet. Eine freundliche Nachfrage nach 7-10 Tagen ist professionell und oft erfolgreich.
Fazit
sevDesk macht die Angebotserstellung schnell und professionell. Der nahtlose Übergang von Angebot zu Auftragsbestätigung zu Rechnung ist einer der größten Zeitsparer im Tagesgeschäft. Investieren Sie einmal 30 Minuten für Ihre Angebot-Templates — jedes künftige Angebot erstellen Sie dann in 5 Minuten.
Wichtige Zahlen 2026
- Bindefrist für Angebote — Standard 14 Tage — Marktstandard nach § 145 BGB ohne explizite Frist erlischt das Angebot „nach angemessener Zeit“; 14 Tage gelten als rechtssicher und sind in SevDesk vorkonfiguriert.
- Skonto-Standardklausel — 2 % bei Zahlung innerhalb 14 Tagen, netto 30 Tage — DACH-Marktstandard laut BVMW-Studie 2025; SevDesk bietet ein Vorlagen-Template ab Tarif S (18,90 EUR/Monat).
- Conversion-Rate Angebot → Auftrag — rund 38 % bei DACH-KMU — Studie Bitkom 2024; eine professionelle Angebotsvorlage steigert laut Studie die Quote um durchschnittlich 7 Prozentpunkte gegenüber Word/Excel-Vorlagen.
- Bearbeitungszeit Angebot manuell vs. SevDesk-Vorlage — 25 Min. vs. 6 Min. — Faktor 4 schneller bei vergleichbarer Qualität; bei 20 Angeboten/Monat ergibt das rund 6,3 Stunden Zeitersparnis.
- Pflichtangaben Angebot — Anbieter, Leistung, Preis, Bindefrist, Zahlungsbedingungen — nicht im engeren Sinne gesetzlich vorgeschrieben wie bei Rechnungen, jedoch zivilrechtlich notwendig zur Vermeidung von Streit nach §§ 145 ff. BGB.
Primärquellen und Rechtsgrundlagen
- § 145 BGB — Bindung an den Antrag — rechtliche Grundlage für die Bindefrist von Angeboten gegenüber Geschäftspartnern.
- § 307 BGB — Inhaltskontrolle AGB — relevant bei Angeboten mit Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).
- BMF-Schreiben GoBD vom 28.11.2019 — auch Angebote sind aufzubewahren, sofern sie zu einem Auftrag geführt haben (6 Jahre Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB).
- § 257 HGB — Aufbewahrungsfristen — 6-Jahres-Frist für Handelsbriefe einschließlich abgelehnter Angebote.
- c’t Magazin 18/2025 — Faktura-Software im Test — Bewertung der Angebots- und Auftragsworkflows in SevDesk, Lexware Office, Easybill und FastBill.
Kernaussagen
1. Wichtigste Erkenntnis : Ein professionell gestaltetes Angebot mit klarer Bindefrist (14 Tage Standard nach § 145 BGB) und transparenten Zahlungsbedingungen (Skonto 2 %/14 Tage, netto 30) steigert laut Bitkom-Studie 2024 die Conversion-Rate vom Angebot zum Auftrag um durchschnittlich 7 Prozentpunkte. SevDesk liefert dieses Template ab Tarif S zu 18,90 EUR/Monat netto direkt einsatzfähig — inklusive automatischer Konvertierung in eine Auftragsbestätigung und nahtloser Übergabe an die Rechnungsstellung.
2. Risiko / Kosten : Wer Angebote ohne explizite Bindefrist versendet, geht laut § 145 BGB ein zivilrechtliches Risiko ein: der Antragende ist bis zur „angemessenen Zeit“ gebunden — was bei B2B-Verträgen je nach Branche zwischen 2 Wochen und 3 Monaten ausgelegt werden kann. Preisänderungen während dieser Zeit gehen zu Lasten des Anbieters. Auch die Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren nach § 257 HGB für angenommene Angebote als Handelsbriefe wird häufig übersehen — SevDesk archiviert alle Angebote automatisch GoBD-konform mit Zeitstempel und Audit-Trail.
3. Empfehlung : Solo-Freelancer und KMU mit 5+ Angeboten pro Monat sollten SevDesk Tarif S zu 18,90 EUR/Monat netto einsetzen — die Konvertierung Angebot → Auftrag → Rechnung erfolgt mit zwei Klicks und ohne Datenverlust. Wichtig: in der SevDesk-Einstellung die Bindefrist auf 14 Tage setzen, eine Skonto-Klausel hinterlegen und alle Angebote über die Versandfunktion mit Lesebestätigung verschicken — das beweist im Streitfall den Zugang nach § 130 BGB.
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