Buchhaltung für Agenturen: Projektabrechnung, Stunden und Subunternehmer mit sevDesk

Eine Kreativ- oder Digitalagentur hat ein komplexeres Geschäftsmodell als ein Solo-Freelancer: mehrere Projekte gleichzeitig, Stunden verschiedener Mitarbeiter, Subunternehmer, Materialeinkauf, Budgetgrenzen je Projekt. Die Buchhaltung muss das abbilden — korrekt und effizient.

Die Besonderheiten der Agenturbuchhaltung

Projektkostenrechnung: Jedes Projekt ist eine eigene Ertragseinheit. Kosten und Erlöse müssen projektbezogen erfasst werden, um die Rentabilität zu messen.

Gemischte Abrechnungsmodelle:

• Stundensatz × geleistete Stunden
• Pauschalpreis für definierte Leistungen
• Retainer (monatlicher Festbetrag)
• Erfolgshonorare (Performance-basiert)

Subunternehmer: Freie Mitarbeiter, die an Projekten mitarbeiten — mit eigenen Rechnungen und steuerlichen Besonderheiten.

Materialkosten: Für Druck, Fotoproduktion, Media-Buchungen, Lizenzen — oft weiterberechnet an den Kunden.

Projektkostenrechnung: Die Basis

Für eine Agentur ist die Projektkostenrechnung fundamental. In sevDesk kann jedes Projekt als eigenständige Einheit geführt werden:

Projektebene:

Projekt: Rebranding Kunde XY
Projectmanager: Max
Status: In Bearbeitung

Einnahmen-Seite:
- Angebot: 18.000€
- Abschlag 50%: 9.000€ (Rechnung gestellt)
- Restrechnung: ausstehend

Kosten-Seite:
- Interne Stunden: 120h × 85€/h = 10.200€
- Subunternehmer Fotograf: 1.200€
- Fotoequipment-Miete: 350€
- Druckkosten Mockup: 180€
Gesamt Kosten: 11.930€

Projekt-Marge: 18.000 - 11.930 = 6.070€ (33,7%)

In sevDesk: Projekte anlegen, Ausgaben und Einnahmen dem Projekt zuordnen. So sehen Sie die Marge pro Projekt — nicht nur den Gesamtgewinn der Agentur.

Stundensatz-Abrechnung: Korrekt Fakturieren

Dokumentation der Stunden:
Ohne Stundennachweis können Sie keine Stundensatz-Rechnung rechtssicher stellen. Nutzen Sie ein Zeiterfassungstool (Toggl, Harvest, Clockify) und exportieren Sie die Stunden als Beleg zur Rechnung.

Rechnung bei Stundensatz-Abrechnung:

Leistung: Webdesign und Entwicklung
Kundenname: Agentur ZIEL
Zeitraum: März 2025

Pos. 1: Design (Stunden laut Beilage)
  30 Stunden × 90€/h = 2.700,00 €

Pos. 2: Entwicklung
  45 Stunden × 110€/h = 4.950,00 €

Pos. 3: Projektmanagement
  8 Stunden × 85€/h = 680,00 €

Nettosumme: 8.330,00 €
USt 19%: 1.582,70 €
Gesamtbetrag: 9.912,70 €

Die Stundendokumentation (Toggl-Export o.ä.) als Anhang zur Rechnung eliminiert Rückfragen vom Kunden.

Retainer-Modell: Monatliche Pauschalrechnung

Ein Retainer ist ein monatlicher Festbetrag für ein Stundenkontingent oder einen definierten Leistungsumfang.

Buchung in sevDesk:

• Wiederkehrende Rechnung erstellen (einmalig einrichten, monatlich automatisch erstellt)
• Betrag und Leistungsbeschreibung für den Retainer definieren
• Eventuell: Überstunden separat in Rechnung stellen

Wichtig beim Retainer:
Klären Sie im Vertrag, was passiert, wenn die Stunden nicht verbraucht wurden (Verfallen oder Übertragung?) und was bei Überschreitung gilt. Diese Vereinbarungen sollten sich in der Buchführung widerspiegeln.

Subunternehmer: Steuerliche Behandlung

Freie Mitarbeiter (Subunternehmer) stellen eigene Rechnungen. Das hat steuerliche Implikationen:

Buchung der Subunternehmer-Rechnung:

• Eingangsrechnung in sevDesk erfassen
• Steuersatz: Normal 19% MwSt (Vorsteuerabzug möglich)
• Konto: Fremdleistungen oder Dienstleistungen Dritter

Reverse Charge bei Bauleistungen: Wenn die Subunternehmer Bauleistungen erbringen (z.B. für eine Event-Agentur mit Bühnenaufbau), kann Reverse Charge gelten — keine MwSt auf der Subunternehmer-Rechnung, aber Steuerschuldnerschaft auf Sie übergeht.

Scheinselbstständigkeit: Wenn ein freier Mitarbeiter ausschließlich für Sie tätig ist, langfristig und in Ihrem Weisungsbereich, besteht das Risiko der Scheinselbstständigkeit. Das ist ein arbeits- und sozialversicherungsrechtliches Problem — weit über die Buchhaltung hinaus. Im Zweifel: Anfrage zur Statusfeststellung bei der Deutschen Rentenversicherung.

Weiterberechnung von Fremdleistungen

Wenn Sie Subunternehmer oder Materialkosten an den Kunden weiterberechnen:

Einfache Weiterberechnung (100%):

Pos. X: Druckkosten (Fremdleistung)
  Nettokosten: 1.200€ → Weiterberechnung 1.200€ + 19% MwSt

Mit Aufschlag:

Pos. X: Fotoequipment-Miete
  Nettokosten: 350€ + 15% Handling-Fee = 402,50€ + MwSt

In sevDesk: Fremdkosten als Ausgabe buchen, in der Ausgangsrechnung als Position erfassen.

Kennzahlen für die Agentur-Buchhaltung

Wichtige Kennzahlen, die sevDesk liefern kann:

1. Fakturierungsquote (billable ratio): Welcher Anteil der Arbeitsstunden wurde tatsächlich fakturiert?
2. Projekt-Marge: Gewinn pro Projekt nach Kosten
3. Umsatz pro Mitarbeiter / Stunde: Effizienz-Indikator
4. Zahlungsverzug: Welche Kunden zahlen chronisch zu spät?
5. Aufwandsquote: Anteil der Kosten am Umsatz

Diese Kennzahlen helfen, unrentable Projekte oder Kunden zu identifizieren — und die Preissetzung anzupassen.

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Für Agenturen ab 3-4 Mitarbeitern empfiehlt sich der sevDesk-Plan für Teams plus eine Zeiterfassungssoftware (Toggl, Harvest) für präzises Stundentracking.

Von Markus Hoffmann

Markus Hoffmann ist zertifizierter Buchhalter mit 18 Jahren Berufserfahrung in der Beratung von Freiberuflern und kleinen Unternehmen. Als langjähriger Partner mehrerer Steuerberatungskanzleien in Bayern hat er Hunderte von Unternehmern bei der Wahl ihrer Buchhaltungssoftware begleitet. Auf buchhaltung-test.com testet er unabhängig SevDesk, Lexoffice, Fastbill und weitere Lösungen für den deutschen Markt.

Alle Artikel von Markus Hoffmann anzeigen  ·  Zuletzt aktualisiert: 8. April 2026