sevDesk für Agenturen: Projekte, Teams und Kunden effizient abrechnen

Agenturen — ob Webagentur, Marketingagentur, PR-Büro oder Kreativagentur — haben besondere Anforderungen an ihre Buchhaltungssoftware: Projektbezogene Abrechnung, Zeiterfassung für Stundensätze, Retainer-Kunden mit monatlichen Pauschalen, und oft mehrere Projektteams gleichzeitig. Wie sevDesk diese Anforderungen meistert.

Agentur-typische Abrechnungsmodelle

Modell 1: Stundensatz-Abrechnung

Das klassische Modell: Jede geleistete Stunde wird mit einem vereinbarten Stundensatz abgerechnet. Voraussetzung: Lückenloses Zeittracking.

Ablauf in sevDesk:

1. Stunden im Zeiterfassungsmodul tracken
2. Nach Projektabschluss oder monatlich: Stunden aus Zeiterfassung in Rechnung übernehmen
3. Rechnung mit Positionen: „Designleistungen April: 23,5 Stunden à 95 €“

Modell 2: Projektpauschale

Für klar definierte Projekte (Website-Relaunch, Kampagnenentwicklung): Pauschalbetrag für die gesamte Leistung.

In sevDesk: Rechnung mit der Projektzusammenfassung als Pauschalposition. Optional mit Leistungsnachweis als Anlage.

Modell 3: Retainer (monatliche Pauschale)

Für laufende Kunden: Monatliche Betreuungspauschale für definierte Leistungen. Sehr cashflow-freundlich für die Agentur.

In sevDesk: Wiederkehrende Rechnung einrichten (monatlich, gleiche Positionen, gleicher Betrag). Einmal einrichten, automatisch genieren.

Modell 4: Hybrid (Retainer + Stunden)

Häufigste Kombination: Basisretainer für garantierte Stunden + Stundensatz für Mehrleistungen über das Kontingent hinaus.

Zeiterfassung in sevDesk

sevDesk bietet eine einfache Zeiterfassungsfunktion:

1. Projekte anlegen: Für jeden Kunden/Auftrag ein Projekt
2. Stunden eintragen: Täglich oder wöchentlich
3. Mitarbeiter zuordnen: Welcher Teammitarbeiter hat wann was gemacht?
4. Auswertung: Stunden je Projekt, Mitarbeiter, Zeitraum
5. Abrechnung: Geklärte Stunden direkt in Rechnung übernehmen

Für umfangreicheres Zeittracking (mobile App, automatisches Tracking) sind dedizierte Zeiterfassungstools (Toggl, Clockify, Harvest) besser — mit sevDesk-Integration über Zapier/Make.

Kundenverwaltung für Agenturen

CRM-Funktion in sevDesk

sevDesk hat grundlegende CRM-Funktionen:

• Kontaktdatenbank mit Firmen und Ansprechpartnern
• Verlinkung von Projekten und Rechnungen je Kunde
• Notizen pro Kontakt
• Auswertung der Umsätze pro Kunde

Auswertung Kundendeckungsbeitrag: Für Agenturen wichtig — welcher Kunde generiert wie viel Umsatz, und wie viele Stunden fließen dafür rein? Die Marge je Kunde ist entscheidend für die Geschäftsstrategie.

Projektabrechnung Step by Step

Phase 1: Angebot

1. In sevDesk: Neues Angebot

2. Positionsstruktur für Agenturen:

   Phase 1: Konzept und Strategie (Pauschal) — 3.500 €
   Phase 2: Design (Pauschal) — 4.500 €
   Phase 3: Entwicklung (Stundensatz 95 €/h, ca. 60h) — 5.700 €
   Phase 4: Testing und Abnahme (Pauschal) — 1.200 €
   ————
   Gesamtprojekt: 14.900 € zzgl. MwSt.

3. Gültigkeitsdauer und Zahlungsbedingungen angeben

Phase 2: Abschlagsrechnungen

Bei größeren Projekten:

• 30% bei Auftragserteilung
• 40% nach Designfreigabe
• 30% nach Abnahme

In sevDesk: Abschlagsrechnungen aus dem Angebot erstellen. Jede Abschlagsrechnung zieht einen Teil der Angebotssumme.

Phase 3: Schlussrechnung

Nach Projektabschluss: Schlussrechnung mit Abzug aller Abschlagszahlungen. In sevDesk mit einem Klick aus dem Angebot erstellen.

Fremdleistungen in Agenturen

Agenturen beauftragen häufig externe Spezialisten: Fotografen, Texter, Entwickler, Übersetzer. Diese Fremdleistungen müssen:

1. Als Betriebsausgabe gebucht werden (Konto Fremdleistungen)
2. Auf die Kundenrechnung weitergegeben werden (mit Aufschlag möglich)
3. Korrekt als Durchlaufer oder als eigene Leistung deklariert werden

Steuerlich wichtig: Wenn Sie externe Leistungen weiterberechnen, weisen Sie das auf der Rechnung transparent aus. „Fremdleistungen: Fotoshooting“ kann separat aufgeführt werden.

Mehrmandantenverwaltung

Für Agenturen mit mehreren rechtlich getrennten Einheiten (z.B. Agentur GmbH + Holding): sevDesk unterstützt mehrere Mandanten unter einem Account. Jeder Mandant hat seine eigene Buchhaltung, eigene Kontakte und Rechnungen — aber ein einziges Login.

Teamzugang und Berechtigungen

In sevDesk können Sie mehrere Benutzer anlegen:

• Buchhaltung: Vollzugriff auf alle Funktionen
• Projektleiter: Zugang zu Zeiterfassung und Rechnungsstellung
• Mitarbeiter: Nur Zeiterfassung
• Steuerberater: Lesezugang für DATEV-Export

Das vermeidet, dass jeder Mitarbeiter alle Finanzdaten sieht.

Auswertungen für Agenturen

In sevDesk können Sie analysieren:

Umsatz je Kunde: Welche Kunden sind am wertvollsten?
Offene Forderungen: Welche Rechnungen sind noch ausstehend?
Cashflow-Vorschau: Wie sieht die nächsten 4 Wochen aus?
Ausgaben je Kategorie: Wie hoch sind Fremdleistungen vs. Betriebskosten?

Integration mit Projektmanagement

Für Agenturen mit komplexem Projektmanagement empfiehlt sich eine Integration:

• Asana/Monday/Jira → sevDesk: Projektdaten automatisch als Rechnungspositionen übernehmen (via Zapier/Make)
• Toggl/Harvest → sevDesk: Zeiterfassung automatisch in Rechnungen umwandeln

Diese Integrationen sparen erheblich manuelle Übertragungsarbeit.

Fazit

sevDesk eignet sich gut für Agenturen bis ca. 20 Mitarbeiter. Die Kombination aus Zeiterfassung, Angebots- und Rechnungsstellung, Retainer-Management und DATEV-Export deckt die meisten Agentur-Anforderungen ab. Für komplexere Agenturen (spezialisiertes Projektmanagement, Mitarbeiter-Kapazitätsplanung, tiefes Reporting) sind dedizierte Agentur-Software-Lösungen als Ergänzung sinnvoll.

Von Markus Hoffmann

Markus Hoffmann ist zertifizierter Buchhalter mit 18 Jahren Berufserfahrung in der Beratung von Freiberuflern und kleinen Unternehmen. Als langjähriger Partner mehrerer Steuerberatungskanzleien in Bayern hat er Hunderte von Unternehmern bei der Wahl ihrer Buchhaltungssoftware begleitet. Auf buchhaltung-test.com testet er unabhängig SevDesk, Lexoffice, Fastbill und weitere Lösungen für den deutschen Markt.

Alle Artikel von Markus Hoffmann anzeigen  ·  Zuletzt aktualisiert: 8. April 2026