sevDesk für Agenturen: Projekte, Teams und Kunden effizient abrechnen

Agenturen — ob Webagentur, Marketingagentur, PR-Büro oder Kreativagentur — haben besondere Anforderungen an ihre Buchhaltungssoftware: Projektbezogene Abrechnung, Zeiterfassung für Stundensätze, Retainer-Kunden mit monatlichen Pauschalen, und oft mehrere Projektteams gleichzeitig. Wie sevDesk diese Anforderungen meistert.

Agentur-typische Abrechnungsmodelle

Modell 1: Stundensatz-Abrechnung

Das klassische Modell: Jede geleistete Stunde wird mit einem vereinbarten Stundensatz abgerechnet. Voraussetzung: Lückenloses Zeittracking.

Ablauf in sevDesk:

1. Stunden im Zeiterfassungsmodul tracken
2. Nach Projektabschluss oder monatlich: Stunden aus Zeiterfassung in Rechnung übernehmen
3. Rechnung mit Positionen: „Designleistungen April: 23,5 Stunden à 95 €“

Modell 2: Projektpauschale

Für klar definierte Projekte (Website-Relaunch, Kampagnenentwicklung): Pauschalbetrag für die gesamte Leistung.

In sevDesk: Rechnung mit der Projektzusammenfassung als Pauschalposition. Optional mit Leistungsnachweis als Anlage.

Modell 3: Retainer (monatliche Pauschale)

Für laufende Kunden: Monatliche Betreuungspauschale für definierte Leistungen. Sehr cashflow-freundlich für die Agentur.

In sevDesk: Wiederkehrende Rechnung einrichten (monatlich, gleiche Positionen, gleicher Betrag). Einmal einrichten, automatisch genieren.

Modell 4: Hybrid (Retainer + Stunden)

Häufigste Kombination: Basisretainer für garantierte Stunden + Stundensatz für Mehrleistungen über das Kontingent hinaus.

Zeiterfassung in sevDesk

sevDesk bietet eine einfache Zeiterfassungsfunktion:

1. Projekte anlegen: Für jeden Kunden/Auftrag ein Projekt
2. Stunden eintragen: Täglich oder wöchentlich
3. Mitarbeiter zuordnen: Welcher Teammitarbeiter hat wann was gemacht?
4. Auswertung: Stunden je Projekt, Mitarbeiter, Zeitraum
5. Abrechnung: Geklärte Stunden direkt in Rechnung übernehmen

Für umfangreicheres Zeittracking (mobile App, automatisches Tracking) sind dedizierte Zeiterfassungstools (Toggl, Clockify, Harvest) besser — mit sevDesk-Integration über Zapier/Make.

Kundenverwaltung für Agenturen

CRM-Funktion in sevDesk

sevDesk hat grundlegende CRM-Funktionen:

• Kontaktdatenbank mit Firmen und Ansprechpartnern
• Verlinkung von Projekten und Rechnungen je Kunde
• Notizen pro Kontakt
• Auswertung der Umsätze pro Kunde

Auswertung Kundendeckungsbeitrag: Für Agenturen wichtig — welcher Kunde generiert wie viel Umsatz, und wie viele Stunden fließen dafür rein? Die Marge je Kunde ist entscheidend für die Geschäftsstrategie.

Projektabrechnung Step by Step

Phase 1: Angebot

1. In sevDesk: Neues Angebot

2. Positionsstruktur für Agenturen:

   Phase 1: Konzept und Strategie (Pauschal) — 3.500 €
   Phase 2: Design (Pauschal) — 4.500 €
   Phase 3: Entwicklung (Stundensatz 95 €/h, ca. 60h) — 5.700 €
   Phase 4: Testing und Abnahme (Pauschal) — 1.200 €
   ————
   Gesamtprojekt: 14.900 € zzgl. MwSt.

3. Gültigkeitsdauer und Zahlungsbedingungen angeben

Phase 2: Abschlagsrechnungen

Bei größeren Projekten:

• 30% bei Auftragserteilung
• 40% nach Designfreigabe
• 30% nach Abnahme

In sevDesk: Abschlagsrechnungen aus dem Angebot erstellen. Jede Abschlagsrechnung zieht einen Teil der Angebotssumme.

Phase 3: Schlussrechnung

Nach Projektabschluss: Schlussrechnung mit Abzug aller Abschlagszahlungen. In sevDesk mit einem Klick aus dem Angebot erstellen.

Fremdleistungen in Agenturen

Agenturen beauftragen häufig externe Spezialisten: Fotografen, Texter, Entwickler, Übersetzer. Diese Fremdleistungen müssen:

1. Als Betriebsausgabe gebucht werden (Konto Fremdleistungen)
2. Auf die Kundenrechnung weitergegeben werden (mit Aufschlag möglich)
3. Korrekt als Durchlaufer oder als eigene Leistung deklariert werden

Steuerlich wichtig: Wenn Sie externe Leistungen weiterberechnen, weisen Sie das auf der Rechnung transparent aus. „Fremdleistungen: Fotoshooting“ kann separat aufgeführt werden.

Mehrmandantenverwaltung

Für Agenturen mit mehreren rechtlich getrennten Einheiten (z.B. Agentur GmbH + Holding): sevDesk unterstützt mehrere Mandanten unter einem Account. Jeder Mandant hat seine eigene Buchhaltung, eigene Kontakte und Rechnungen — aber ein einziges Login.

Teamzugang und Berechtigungen

In sevDesk können Sie mehrere Benutzer anlegen:

• Buchhaltung: Vollzugriff auf alle Funktionen
• Projektleiter: Zugang zu Zeiterfassung und Rechnungsstellung
• Mitarbeiter: Nur Zeiterfassung
• Steuerberater: Lesezugang für DATEV-Export

Das vermeidet, dass jeder Mitarbeiter alle Finanzdaten sieht.

Auswertungen für Agenturen

In sevDesk können Sie analysieren:

Umsatz je Kunde: Welche Kunden sind am wertvollsten?
Offene Forderungen: Welche Rechnungen sind noch ausstehend?
Cashflow-Vorschau: Wie sieht die nächsten 4 Wochen aus?
Ausgaben je Kategorie: Wie hoch sind Fremdleistungen vs. Betriebskosten?

Integration mit Projektmanagement

Für Agenturen mit komplexem Projektmanagement empfiehlt sich eine Integration:

• Asana/Monday/Jira → sevDesk: Projektdaten automatisch als Rechnungspositionen übernehmen (via Zapier/Make)
• Toggl/Harvest → sevDesk: Zeiterfassung automatisch in Rechnungen umwandeln

Diese Integrationen sparen erheblich manuelle Übertragungsarbeit.

Fazit

sevDesk eignet sich gut für Agenturen bis ca. 20 Mitarbeiter. Die Kombination aus Zeiterfassung, Angebots- und Rechnungsstellung, Retainer-Management und DATEV-Export deckt die meisten Agentur-Anforderungen ab. Für komplexere Agenturen (spezialisiertes Projektmanagement, Mitarbeiter-Kapazitätsplanung, tiefes Reporting) sind dedizierte Agentur-Software-Lösungen als Ergänzung sinnvoll.