Warum Reisekosten fuer Freelancer so kompliziert sind
Als Freelancer reisen Sie anders als ein Angestellter. Sie haben keine erste Taetigkeitsstaette im klassischen Sinne, arbeiten mal beim Kunden, mal im Homeoffice, mal unterwegs. Genau das macht die Reisekostenabrechnung knifflig, denn die Regeln unterscheiden sich je nach Situation erheblich. Ich habe in meinen Jahren als Buchhaltungsexperte dutzende Freelancer-Abrechnungen optimiert und dabei festgestellt: Die meisten verschenken 1.500 bis 4.000 Euro pro Jahr, weil sie die Pauschalen nicht kennen oder Belege falsch erfassen.
Erste Taetigkeitsstaette: Der entscheidende Begriff
Alles beginnt mit der Frage: Wo ist Ihre erste Taetigkeitsstaette? Als Freelancer haben Sie in der Regel keine, denn Sie sind nicht dauerhaft einer betrieblichen Einrichtung eines Auftraggebers zugeordnet. Ihr Homeoffice zaehlt nicht als erste Taetigkeitsstaette, es ist Ihre Wohnung.
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Zum Vergleich 2026 →Das hat enorme Vorteile: Jede Fahrt zu einem Kunden ist eine Dienstreise, keine Pendlerfahrt. Sie koennen die tatsaechlichen Fahrtkosten oder 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer (Hin- und Rueckfahrt) ansetzen, nicht nur die Entfernungspauschale fuer den einfachen Weg.
Verpflegungspauschalen 2026: Die aktuellen Saetze
Bei Dienstreisen koennen Sie Verpflegungsmehraufwendungen pauschal absetzen, ohne Einzelbelege. Die Saetze fuer Inlandreisen sind seit Jahren stabil. Bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit erhalten Sie 14 Euro pro Tag. Bei 24 Stunden Abwesenheit oder mehrtaegiger Reise mit Uebernachtung gibt es 28 Euro fuer jeden vollen Tag und 14 Euro fuer An- und Abreisetag.
| Abwesenheit | Pauschale 2026 (Inland) | Hinweis |
|---|---|---|
| Mehr als 8 Stunden | 14 Euro | Eintagesreise |
| 24 Stunden | 28 Euro | Mehrtagesreise, volle Tage |
| An-/Abreisetag | 14 Euro | Bei Uebernachtung |
| Ausland (variabel) | 21-77 Euro | Je nach Land, BMF-Tabelle |
Auslandspauschalen: Hoehere Saetze nutzen
Bei Auslandsreisen gelten laenderspezifische Pauschalen, die teilweise deutlich hoeher sind. Die Schweiz bringt 64 Euro pro vollem Tag, Grossbritannien 52 Euro, Frankreich 53 Euro, die USA (New York) 66 Euro. Die vollstaendige Tabelle veroeffentlicht das BMF jaehrlich. Mein Tipp: Pruefen Sie bei jeder Auslandsreise die aktuellen Saetze, sie aendern sich regelmaessig.
Wichtig: Bei einer Reise, die mehrere Laender umfasst, gilt die Pauschale des Landes, in dem Sie um 24 Uhr waren. Bei Eintagesreisen gilt die Pauschale des letzten Taetigkeitslandes.
Uebernachtungskosten: Beleg oder Pauschale
Fuer Uebernachtungen empfehle ich immer den Einzelnachweis per Hotelrechnung. Die Uebernachtungspauschale (20 Euro Inland) lohnt sich nur, wenn Sie bei Freunden oder im Auto schlafen. Bei Hotelrechnungen achten Sie darauf, dass Uebernachtung und Fruehstueck getrennt ausgewiesen sind. Denn das Fruehstueck wird auf die Verpflegungspauschale angerechnet (Kuerzung um 20 Prozent des vollen Tagessatzes, also 5,60 Euro).
Fahrtkosten richtig erfassen
Als Freelancer ohne erste Taetigkeitsstaette haben Sie zwei Optionen. Option 1: Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer (Hin und Rueck). Bei 200 Kundenterminen a 50 Kilometer (Hin und Rueck) sind das 3.000 Euro pro Jahr. Option 2: Tatsaechliche Kosten mit Fahrtenbuch. Bei einem Firmenwagen mit Gesamtkosten von 8.000 Euro pro Jahr und 60 Prozent beruflicher Nutzung waeren das 4.800 Euro.
Mein Rat: Bei viel Fahrleistung (ueber 15.000 berufliche Kilometer pro Jahr) lohnt sich das Fahrtenbuch fast immer. Unter 10.000 Kilometern ist die Pauschale einfacher und oft ausreichend. Erfassen Sie Ihre Fahrten mit einer App wie Fahrtenbuch.de oder direkt in der SevDesk-App.
Bahnfahrten, Fluege und oeffentlicher Nahverkehr
Tickets fuer Bahn, Flug und OEPNV sind vollstaendig absetzbar, sofern geschaeftlich veranlasst. Bewahren Sie die Tickets (auch E-Tickets als PDF) als Belege auf. Bei Bahnfahrten mit Bahncard: Die Bahncard selbst ist absetzbar, wenn sie sich durch die Ersparnis rechnet. Die BahnCard 50 fuer 244 Euro lohnt sich ab circa 1.500 Euro Regelpreis-Fahrkarten pro Jahr.
Reisenebenkosten: Die vergessenen Posten
Neben Fahrt, Uebernachtung und Verpflegung fallen oft Reisenebenkosten an, die viele Freelancer vergessen. Parkgebuehren am Kundenstandort, Maut und Vignetten, Gepaeckgebuehren bei Fluegen, Telefonkosten im Ausland, Internetkosten im Hotel, Trinkgelder (bis zu einem angemessenen Betrag), Kofferversicherung und Reiseruecktrittsversicherung (beruflicher Anteil). All diese Kosten sind als Betriebsausgaben absetzbar.
Gemischte Reisen: Beruflich und privat kombiniert
Wenn Sie eine Geschaeftsreise mit Privatem verbinden, muessen Sie die Kosten aufteilen. Fahrtkosten zum Zielort sind voll absetzbar, wenn der Hauptzweck beruflich ist. Uebernachtungen an reinen Urlaubstagen sind privat. Verpflegungspauschalen gibt es nur fuer Tage mit beruflicher Taetigkeit. Meine Empfehlung: Fuehren Sie ein Reisetagebuch, das die beruflichen und privaten Anteile klar trennt.
GoBD-konforme Belegerfassung unterwegs
Belege unterwegs erfassen ist laestig, aber unerlaeich. Die GoBD schreibt vor, dass Sie Belege zeitnah und unveraenderbar archivieren. Ich fotografiere jeden Beleg sofort mit der SevDesk-App. Die App erkennt Betrag, Datum und Lieferant per OCR und ordnet den Beleg der richtigen Kategorie zu.
Tipp: Erstellen Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware ein separates Konto „Reisekosten“ mit Unterkonten (Fahrt, Uebernachtung, Verpflegung, Nebenkosten). So behalten Sie den Ueberblick und koennen die Anlage EUeR spaeter schnell befuellen.
Rechenbeispiel: Was ein typischer Freelancer pro Jahr absetzen kann
Nehmen wir einen IT-Berater, der 40 Wochen pro Jahr arbeitet, davon 30 Wochen mit mindestens einem Kundentermin. Er faehrt durchschnittlich 80 Kilometer pro Termin und uebernachtet 20 Mal pro Jahr auswaerts. Seine Reisekosten sehen dann so aus: Fahrtkosten (150 Termine mal 80 km mal 0,30 Euro) ergeben 3.600 Euro. Verpflegungspauschalen (100 Tage a 14 Euro plus 20 volle Tage a 28 Euro) ergeben 1.960 Euro. Uebernachtungen (20 Naechte a durchschnittlich 95 Euro) sind 1.900 Euro. Nebenkosten pauschal 500 Euro. Summe: 7.960 Euro. Bei einem Grenzsteuersatz von 42 Prozent spart das rund 3.340 Euro Steuern.
Haeufig gestellte Fragen
Bekomme ich die Verpflegungspauschale auch bei kostenlosem Essen?
Nein, wenn der Auftraggeber oder die Konferenz Mahlzeiten stellt, wird die Pauschale gekuerzt: Fruehstueck minus 20 Prozent (5,60 Euro), Mittag- oder Abendessen jeweils minus 40 Prozent (11,20 Euro) des vollen Tagessatzes von 28 Euro.
Muss ich ein Fahrtenbuch fuehren?
Nur wenn Sie die tatsaechlichen Kfz-Kosten statt der Kilometerpauschale ansetzen wollen. Nutzen Sie die Kilometerpauschale, reicht eine einfache Aufstellung der Fahrten (Datum, Ziel, Zweck, Kilometer).
Kann ich die Verpflegungspauschale bei Reisen im Inland und Ausland kombinieren?
Ja, bei einer Reise, die Inland- und Auslandstage umfasst, gelten fuer jeden Tag die jeweiligen Saetze. Am Grenzuebertrittstag gilt die Pauschale des Landes, in dem Sie um 24 Uhr waren.
Was gilt bei Reisen mit dem eigenen Fahrrad oder E-Bike?
Sie koennen auch fuer Fahrradfahrten die Kilometerpauschale von 0,30 Euro ansetzen. Bei E-Bikes kommen zusaetzlich die Stromkosten als Betriebsausgabe in Frage, auch wenn der Betrag marginal ist.
Wie lange muss ich Reisekostenbelege aufbewahren?
10 Jahre bei Gewinnermittlung (EUeR oder Bilanz). Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde. Digitale Kopien genuegen, sofern sie GoBD-konform archiviert sind.
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