Kontierungsplan erstellen: SKR03 vs SKR04 fuer Einsteiger

Warum ein Kontierungsplan die Grundlage jeder sauberen Buchhaltung ist

Ein Kontierungsplan legt fest, welche Geschaeftsvorfaelle auf welche Konten gebucht werden. Ohne diese Zuordnung wird die Buchhaltung zum Ratespiel, und spaetestens der Steuerberater stellt unangenehme Fragen. Ich habe meinen Kontierungsplan in den ersten Monaten meiner Selbstaendigkeit mehrfach ueberarbeitet, bis er gepasst hat. Heute spare ich damit pro Buchungsvorgang 30 Sekunden, was sich bei 200 Buchungen im Monat zu einer Stunde summiert. In diesem Ratgeber erklaere ich dir den Unterschied zwischen SKR03 und SKR04, zeige meinen Kontierungsplan und helfe dir bei der Wahl des richtigen Kontenrahmens.

SKR03 und SKR04: die zwei Standards in Deutschland

In Deutschland gibt es zwei gaengige Standardkontenrahmen: SKR03 und SKR04. Beide werden von der DATEV herausgegeben und bilden dieselben Geschaeftsvorfaelle ab, unterscheiden sich aber in der Gliederung.

SKR03 ist nach Bilanzpositionen gegliedert: Klasse 0 fuer Anlagevermoegen, Klasse 1 fuer Umlaufvermoegen und Fremdkapital, Klasse 2 fuer Abgrenzungsposten, Klasse 3 und 4 fuer Aufwendungen, Klasse 8 fuer Erloese. Die Logik folgt der Reihenfolge der Bilanz von oben nach unten.

SKR04 ist nach Funktionsbereichen gegliedert: Klasse 0 und 1 fuer Bestandskonten, Klasse 2 fuer Abgrenzungen, Klasse 4 fuer Erloese, Klasse 5 fuer Materialaufwand, Klasse 6 fuer Personalaufwand, Klasse 7 fuer sonstige Aufwendungen. Die Logik folgt der Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren.

Fuer die Praxis bedeutet das: SKR03 denkt von der Bilanz her, SKR04 denkt von der GuV her. Beide fuehren zum gleichen Ergebnis, aber die Denkweise ist unterschiedlich.

SKR03 vs SKR04: mein Vergleich fuer Einsteiger

Welchen Kontenrahmen solltest du waehlen

Meine klare Empfehlung: Frage deinen Steuerberater, welchen Kontenrahmen er verwendet, und nimm denselben. Ein Wechsel zwischen SKR03 und SKR04 ist zwar moeglich, aber aufwaendig und fehleranfaellig. Wenn dein Steuerberater mit SKR03 arbeitet und du in SKR04 buchst, muss er jeden Export umschluesseln.

Falls du keinen Steuerberater hast und die Buchhaltung komplett selbst machst, empfehle ich SKR03. Er ist weiter verbreitet, es gibt mehr Anleitungen und Buchungsbeispiele online, und wenn du irgendwann einen Steuerberater hinzuziehst, ist die Wahrscheinlichkeit hoeher, dass er mit SKR03 arbeitet.

Einen detaillierten Vergleich der Buchhaltungsloesungen, die beide Kontenrahmen unterstuetzen, findest du in meinem Buchhaltungssoftware-Vergleich fuer Freelancer.

Mein Kontierungsplan fuer Einzelunternehmer (SKR03)

Im Folgenden zeige ich meinen Kontierungsplan, den ich als Einzelunternehmer mit SevDesk nutze. Er deckt die haeufigsten Buchungsfaelle ab und laesst sich an deine Branche anpassen.

Erloese:

Konto 8400 fuer Erloese 19 Prozent USt. Hierhin buche ich alle regulaeren Einnahmen aus meiner Haupttaetigkeit. Konto 8300 fuer Erloese 7 Prozent USt, falls du ermaessigte Leistungen anbietest. Konto 8120 fuer steuerfreie Inland-Erloese, zum Beispiel bei Kleinunternehmerregelung.

Wareneinkauf:

Konto 3400 fuer Wareneingang 19 Prozent Vorsteuer. Hierhin buche ich alle Materialeinkauefe. Konto 3300 fuer Wareneingang 7 Prozent Vorsteuer.

Betriebsausgaben:

Konto 4200 fuer Raumkosten (Miete, Nebenkosten). Konto 4210 fuer Strom und Gas. Konto 4250 fuer Reinigung. Konto 4500 fuer Fahrzeugkosten. Konto 4600 fuer Werbung und Reisekosten. Konto 4900 fuer sonstige betriebliche Aufwendungen (Sammelkonto fuer alles, was nicht eindeutig zugeordnet werden kann). Konto 4970 fuer Nebenkosten des Geldverkehrs (Bankgebuehren, PayPal-Gebuehren).

Personalkosten:

Konto 4100 fuer Loehne. Konto 4120 fuer Gehaelter. Konto 4130 fuer gesetzliche soziale Aufwendungen.

Anlagevermoegen:

Konto 0410 fuer Maschinen und Geraete. Konto 0420 fuer Bueroausstattung. Konto 0650 fuer geringwertige Wirtschaftsgueter (unter 800 Euro netto).

SevDesk und Kontierung: automatische Zuordnung einrichten

SevDesk kann haeufig wiederkehrende Buchungen automatisch kontieren. Das funktioniert ueber Regeln, die du unter Einstellungen, Buchungsregeln festlegst. Zum Beispiel: Jede Rechnung von meinem Vermieter geht automatisch auf Konto 4200 (Raumkosten). Jede Bankgebuehr geht auf 4970.

In meinem Setup habe ich 15 Buchungsregeln definiert, die etwa 70 Prozent aller Buchungen automatisch kontieren. Die restlichen 30 Prozent sind Einzelfaelle, die ich manuell zuordne. Dieser Automatisierungsgrad spart mir pro Monat etwa eine Stunde gegenueber der vollstaendig manuellen Kontierung.

Ein Tipp fuer den Anfang: Starte mit fuenf bis zehn Regeln fuer deine haeufigsten Buchungsfaelle und erweitere den Plan, wenn neue Faelle auftauchen. Ein perfekter Kontierungsplan am Anfang ist weniger wichtig als ein Plan, der mit dir waechst.

Haeufige Kontierungsfehler und wie du sie vermeidest

In meiner Erfahrung sind fuenf Kontierungsfehler besonders verbreitet:

Fehler 1: Alles auf 4900 buchen. Das Konto fuer sonstige betriebliche Aufwendungen ist verlockend, aber wenn zu viele unterschiedliche Posten dort landen, verlierst du die Uebersicht. Ich empfehle, 4900 fuer maximal 10 Prozent der Buchungen zu nutzen.

Fehler 2: Private und betriebliche Ausgaben vermischen. Private Entnahmen gehoeren auf Konto 1800 (Privatentnahmen), nicht auf ein Aufwandskonto. Wenn du deinen privaten Handyvertrag teilweise betrieblich nutzt, buche nur den betrieblichen Anteil als Aufwand.

Fehler 3: Vorsteuer vergessen. Jede Eingangsrechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer hat einen Vorsteueranspruch. Wenn du die Vorsteuer nicht buchst, zahlst du zu viel Umsatzsteuer. SevDesk erkennt die Vorsteuer automatisch, aber pruefe bei manuellen Buchungen.

Fehler 4: Abschreibungen auf dem falschen Konto. Abschreibungen gehoeren auf Konto 4830 (Abschreibungen auf Sachanlagen), nicht auf das Anlagekonto selbst. Die Wertminderung wird separat erfasst, damit der Anschaffungswert sichtbar bleibt.

Fehler 5: Kontenrahmen wechseln. Mitten im Geschaeftsjahr von SKR03 auf SKR04 umzusteigen ist keine gute Idee. Die Umschluesslung ist fehleranfaellig und macht die Vergleichbarkeit mit dem Vorjahr schwierig. Ein Wechsel sollte immer zum Jahresbeginn erfolgen. Mehr zu den haeufigsten Buchhaltungsfehlern findest du in meinem separaten Ratgeber.

Kontierungsplan anpassen: branchenspezifische Konten

Der Standardkontenrahmen deckt die meisten Faelle ab, aber fuer bestimmte Branchen brauchst du zusaetzliche Konten oder feinere Untergliederungen.

Im E-Commerce brauchst du separate Erloeskonten fuer verschiedene Steuersaetze und OSS-pflichtige Umsaetze. Im Handwerk zusaetzliche Konten fuer Subunternehmer-Leistungen (13b UStG). In der Gastronomie separate Konten fuer Speisen (7 Prozent) und Getraenke (19 Prozent).

SevDesk erlaubt das Anlegen individueller Konten innerhalb des Kontenrahmens. Ich empfehle, neue Konten immer in Absprache mit dem Steuerberater anzulegen, damit der DATEV-Export reibungslos funktioniert. Eigene Konten sollten im freien Nummernbereich angelegt werden, um Konflikte mit Standard-Konten zu vermeiden.

Vom Kontierungsplan zur Auswertung: was du daraus ableiten kannst

Ein sauberer Kontierungsplan ermoeglicht aussagekraeftige Auswertungen. In SevDesk kann ich auf einen Blick sehen, wie sich meine Kosten auf die einzelnen Kategorien verteilen. Das ist die Grundlage fuer fundierte Entscheidungen.

Zum Beispiel habe ich ueber die Auswertung der Konten 4500 bis 4580 (Fahrzeugkosten) festgestellt, dass mein Firmenwagen mich monatlich 650 Euro kostet. Daraufhin habe ich auf ein guenstigeres Leasingmodell umgestellt und spare seitdem 200 Euro pro Monat. Ohne die korrekte Kontierung waere mir das nicht aufgefallen.

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung, die dein Steuerberater monatlich oder quartalsweise erstellt, basiert ebenfalls auf der Kontierung. Je praeziser du kontierst, desto aussagekraeftiger ist die BWA. Und eine aussagekraeftige BWA ist das wichtigste Steuerungsinstrument fuer dein Unternehmen.

Mein Fazit zum Kontierungsplan

Ein Kontierungsplan ist keine Buerokratie, sondern ein Werkzeug, das dir Ueberblick und Kontrolle gibt. Ob du dich fuer SKR03 oder SKR04 entscheidest, ist zweitrangig, solange du den Kontenrahmen deines Steuerberaters uebernimmst. Wichtiger ist, dass du konsequent kontierst und die automatische Zuordnung in deiner Software nutzt. Die investierte Zeit am Anfang spart dir vielfach Zeit bei der laufenden Buchhaltung und beim Jahresabschluss. Einen Ueberblick ueber die Jahresabschluss-Vorbereitung findest du in meinem Checklisten-Ratgeber.

Haeufig gestellte Fragen

Kann ich meinen Kontierungsplan nachtraeglich aendern?

Ja, du kannst jederzeit neue Konten hinzufuegen oder die Zuordnung anpassen. Allerdings solltest du bestehende Buchungen nicht umkontieren, weil das die Vergleichbarkeit mit frueheren Zeitraeumen stoert. Aenderungen gelten idealerweise ab dem naechsten Geschaeftsjahr oder zumindest ab dem naechsten Quartal.

Muss ich alle Konten des SKR03 nutzen?

Nein, der SKR03 umfasst hunderte Konten, von denen du als Einzelunternehmer nur einen Bruchteil brauchst. Mein Kontierungsplan nutzt etwa 30 Konten aktiv, und das reicht fuer eine vollstaendige Buchhaltung. Die ungenutzten Konten ignorierst du einfach.

Was mache ich, wenn ein Geschaeftsvorfall zu keinem Konto passt?

Nutze das Konto 4900 (sonstige betriebliche Aufwendungen) als Auffangkonto und klaere die korrekte Zuordnung mit deinem Steuerberater. Wenn der Vorfall regelmaessig auftritt, lege ein eigenes Konto an. Einmalige Sonderfaelle koennen auf 4900 bleiben.

Wie funktioniert die automatische Kontierung in SevDesk?

SevDesk erkennt wiederkehrende Lieferanten und schlaegt das zuletzt verwendete Konto vor. Zusaetzlich kannst du Buchungsregeln definieren, die bestimmte Kriterien (Lieferant, Betrag, Beschreibung) mit einem Konto verknuepfen. Nach einer Eingewoehnungsphase von etwa zwei Monaten kontiert SevDesk 60 bis 80 Prozent deiner Buchungen automatisch richtig.

Ist ein Wechsel von SKR03 zu SKR04 mitten im Jahr moeglich?

Technisch ja, aber ich rate dringend davon ab. Die Umschluesslung ist aufwaendig, die Vergleichbarkeit mit dem Vorjahr geht verloren, und die Fehlerwahrscheinlichkeit ist hoch. Wenn du wechseln willst, tue es zum 1. Januar eines neuen Geschaeftsjahres und stimme das mit deinem Steuerberater ab.

Von Markus Hoffmann

Markus Hoffmann ist zertifizierter Buchhalter mit 18 Jahren Berufserfahrung in der Beratung von Freiberuflern und kleinen Unternehmen. Als langjähriger Partner mehrerer Steuerberatungskanzleien in Bayern hat er Hunderte von Unternehmern bei der Wahl ihrer Buchhaltungssoftware begleitet. Auf buchhaltung-test.com testet er unabhängig SevDesk, Lexoffice, Fastbill und weitere Lösungen für den deutschen Markt.

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