Rechnungen automatisch erstellen mit sevDesk: Wiederkehrende Abrechnungen einrichten

Wenn Sie monatlich dieselben Kunden mit denselben Leistungen fakturieren — Social-Media-Retainer, SEO-Betreuung, Wartungsverträge, Buchhaltungsmandate — dann kostet das Erstellen von Rechnungen jedes Monat wertvolle Zeit. sevDesk löst das Problem mit der Funktion für wiederkehrende Rechnungen: Einmal einrichten, monatlich automatisch generieren.

Wer braucht wiederkehrende Rechnungen?

Wiederkehrende Rechnungen sind ideal für:

• Freelancer mit Retainer-Kunden: Monatliche Pauschalgebühr für fortlaufende Betreuung
• SaaS und Abonnements: Wenn Sie ein Produkt monatlich oder jährlich berechnen
• Wartungsverträge: Regelmäßige technische Betreuung, Support-Pauschalen
• Buchhalter und Steuerberater: Mandatsgebühren
• Agenturen: Monatliche Leistungspakete
• Vermieter: Monatliche Mietzahlungen fakturieren

Statt 20 Minuten pro Rechnung manuell einzugeben, läuft die Rechnung automatisch — ohne Ihr Zutun.

Wiederkehrende Rechnung in sevDesk einrichten

Schritt 1: Normale Rechnung erstellen

Erstellen Sie zunächst eine reguläre Rechnung:

1. Rechnungen → Neue Rechnung
2. Empfänger auswählen
3. Leistungspositionen eingeben (Beschreibung, Menge, Preis)
4. Prüfen Sie Mehrwertsteuer, Zahlungsziel

Schritt 2: Wiederholungsintervall aktivieren

In der Rechnung — suchen Sie die Option „Wiederholen“ oder „Wiederkehrend“ (je nach sevDesk-Version unter den Rechnungsdetails oder in einem separaten Tab).

Konfigurieren Sie:

• Startdatum: Ab wann soll die erste automatische Rechnung erstellt werden?
• Intervall: Monatlich | Vierteljährlich | Jährlich | Wöchentlich
• Enddatum: Optional — wenn der Vertrag ausläuft (leer = unbegrenzt)
• Automatisch versenden: Soll sevDesk die Rechnung automatisch an den Kunden senden?

Schritt 3: Rechnungsdatum konfigurieren

Bestimmen Sie, wann die Rechnung erstellt werden soll:

• Am Monatsanfang (1. des Monats): Für Vorauszahlungen
• Am Monatsende (28./31.): Für Nachzahlungen
• An einem festen Tag: z.B. immer am 15.

Schritt 4: Überprüfung und Aktivierung

Vor der Aktivierung nochmals prüfen:

• Sind alle Positionen korrekt?
• Stimmt der Preis (ggf. mit jährlicher Preiserhöhung)?
• Ist das Zahlungsziel korrekt?
• Korrekte E-Mail-Adresse für den automatischen Versand?

Dann aktivieren. Die erste Rechnung wird am konfigurierten Datum erstellt.

Verwaltung wiederkehrender Rechnungen

Übersicht der aktiven Serien

In sevDesk gibt es eine separate Ansicht für alle aktiven Rechnungsserien. Von hier aus können Sie:

• Einzelne Serien pausieren (z.B. bei Urlaub des Kunden)
• Preise für zukünftige Rechnungen anpassen
• Serien beenden (bei Vertragsende)
• Den Verlauf der erstellten Rechnungen sehen

Preisanpassungen

Wenn Sie Ihre Preise erhöhen (jährliche Preisanpassung ist empfehlenswert), ändern Sie die Positionen in der Rechnungsserie. Die Änderung gilt für alle zukünftigen Rechnungen — vergangene Rechnungen bleiben unverändert.

Tipp: Informieren Sie Ihre Kunden rechtzeitig über Preiserhöhungen (4-6 Wochen vorher), bevor Sie die Änderung in sevDesk aktivieren.

Automatischer Rechnungsversand

Wenn Sie den automatischen Versand aktivieren, schickt sevDesk die Rechnung direkt nach Erstellung per E-Mail an den Kunden.

E-Mail-Vorlage anpassen

Passen Sie den Begleittext an:

Betreff: Rechnung [Nummer] — [Monat] [Jahr]  

Sehr geehrte/r [Kundenname],

im Anhang finden Sie die Rechnung für unsere laufende Zusammenarbeit.

Betrag: [Gesamtbetrag]
Fällig: [Zahlungsziel]

Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Vor dem Versand prüfen (Empfehlung)

Für die ersten paar Monate empfehle ich: Stellen Sie ein, dass sevDesk die Rechnung erstellt, aber nicht automatisch versendet. So können Sie jeden Monat kurz prüfen, ob alles stimmt, bevor Sie manuell auf „Senden“ klicken.

Nach 2-3 erfolgreichen Iterationen können Sie auf vollautomatischen Versand umstellen.

Wiederkehrende Rechnungen und die Buchhaltung

Automatische Verbuchung

Jede automatisch erstellte Rechnung wird sofort in Ihre Buchhaltung aufgenommen. Sie erscheint in:

• Der Übersicht offener Posten
• Den Auswertungen (EÜR, Umsatzauswertung)
• Der UStVA (wenn Umsatzsteuerpflichtig)

Kein manueller Schritt erforderlich.

Zahlungseingang erfassen

Wenn der Kunde zahlt, müssen Sie die Zahlung in sevDesk entweder manuell erfassen oder über die Bankverbindung zuordnen lassen. Der offene Posten wird damit geschlossen.

Bei guter Disziplin der Kunden (die meisten zahlen pünktlich bei automatischer Rechnung) ist das ein 2-Minuten-Job pro Monat.

Mahnwesen bei Nichtzahlung

Auch für wiederkehrende Rechnungen gilt: Zahlt der Kunde nicht, erscheint die Rechnung als offener Posten. Konfigurieren Sie in sevDesk automatische Mahnungen:

• 14 Tage nach Fälligkeit: Zahlungserinnerung
• 28 Tage: Erste Mahnung (optional mit Mahngebühr)
• 42 Tage: Zweite Mahnung

Bei einem langjährigen Retainer-Kunden, der plötzlich nicht mehr zahlt, zeigt Ihnen das Mahnwesen das Problem früh an.

Varianten für verschiedene Szenarien

Abonnements mit Jahrespreis

Wenn Sie ein Jahresabonnement anbieten, aber monatlich fakturieren: Jahresbetrag / 12 = monatliche Rate. Die Gesamtsumme ergibt sich am Ende des Jahres.

Alternativ: Eine Jahresrechnung im Januar, Kunden zahlen einmalig. Konfigurieren Sie das Intervall auf „Jährlich“ und das Datum auf den 1. Januar (oder Vertragsbeginn).

Teilweise variable Rechnungen

Wenn neben einer Pauschale variable Leistungen abgerechnet werden (z.B. Stundensatz für Zusatzleistungen über der Retainer-Menge), können diese nicht vollautomatisch sein. Erstellen Sie dann die Pauschale automatisch und fügen Sie die variablen Positionen manuell hinzu, bevor Sie die Rechnung absenden.

Mengenstaffelungen

Wenn Ihre Leistung von der Menge abhängt (z.B. x € pro betreutem Mitarbeiter), müssen Sie die Menge monatlich aktualisieren. Das ist dann eine halbe Automatisierung — die Rechnungsvorlage ist da, aber die Menge wird manuell angepasst.

Fazit

Wiederkehrende Rechnungen in sevDesk sparen bei regelmäßigen Kunden erheblich Zeit und eliminieren das Risiko, eine Rechnung zu vergessen. Besonders für Freelancer mit stabilen Retainer-Kunden ist das eine der wertvollsten Funktionen. Einmal einrichten — monatlich profitieren. Und Ihr Cashflow dankt es Ihnen: Regelmäßige, pünktliche Rechnungen = regelmäßige, pünktliche Zahlungen.