Rechnungspflichtangaben 2025: Was auf jede Rechnung muss (und was fehlt)

Eine Rechnung ohne alle gesetzlichen Pflichtangaben ist keine ordnungsgemäße Rechnung — und der Empfänger kann keine Vorsteuer abziehen. Das klingt nach einem Randproblem, ist aber in der Praxis eine häufige Ursache für Probleme bei Betriebsprüfungen und mit Kunden. Dieser Leitfaden zeigt, was auf jede Rechnung gehört — vollständig und mit Beispielen.

Die gesetzliche Grundlage

Die Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen sind in § 14 Abs. 4 UStG geregelt. Fehlen Pflichtangaben, kann der Empfänger die Vorsteuer nicht abziehen — auch wenn er den Betrag bereits bezahlt hat.

Die vollständige Checkliste

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers

Was das bedeutet:
Ihr vollständiger Firmenname (bei Einzelunternehmen: Ihr bürgerlicher Name) und Ihre vollständige Geschäftsadresse.

Häufige Fehler:

• Nur Vorname und Nachname ohne „Thomas Müller Webdesign“
• Postfach statt Straßenadresse (bei einigen Finanzämtern akzeptiert, bei anderen nicht)
• Veraltete Adresse nach Umzug

Beispiel korrekt:

Maximilian Schneider Unternehmensberatung
Musterstraße 42
80331 München

2. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers

Das Unternehmen oder die Person, an die Sie Rechnung stellen.

Bei Rechnungen an Privatpersonen: Vollständiger Name und Adresse. Bei B2C-Rechnungen unter 250€ kann dieser Punkt vereinfacht werden.

Bei EU-Kunden: Prüfen Sie die korrekte Firmenbezeichnung und Adresse über VIES.

3. Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers

Steuernummer: Wird vom zuständigen Finanzamt vergeben (Format: 123/456/78901)

USt-IdNr.: Wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben (Format: DE123456789)

Welche auf die Rechnung?

• Inländische Rechnungen: Steuernummer ausreichend
• Rechnungen an EU-Ausland: USt-IdNr. notwendig (und auch die des Kunden)
• Kleinunternehmer: Steuernummer (ohne USt-IdNr.)

Häufiger Fehler: Alte Steuernummer nach Finanzamt-Wechsel noch auf Rechnungen.

4. Ausstellungsdatum der Rechnung

Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.

Wichtig: Das Ausstellungsdatum ist nicht dasselbe wie das Leistungsdatum (Punkt 6).

5. Fortlaufende Rechnungsnummer

Eine einmalig vergebene, fortlaufende Nummer. Sie muss nicht zwingend 1, 2, 3… sein — aber eindeutig und geordnet.

Zulässige Nummerierungen:

• RE-2025-001, RE-2025-002…
• 2025-01, 2025-02…
• Kombination mit Kundennummer: KD003-2025-001

Nicht zulässig:

• Rechnungen ohne Nummer
• Nummern überspringen (Lücken können Argwohn beim Finanzamt wecken)
• Mehrere Rechnungen mit derselben Nummer

sevdesk: Vergibt automatisch lückenlose, fortlaufende Rechnungsnummern.

6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände / Art und Umfang der sonstigen Leistung

Dies ist einer der häufigsten Fehlerquellen.

Zu unkonkret (Fehler):

• „Dienstleistungen März 2025“
• „Beratung“
• „Arbeit“

Korrekt:

• „Webdesign-Leistungen: Erstellung responsiver Website mit 5 Unterseiten, Zeitraum 01.03.-31.03.2025, 40 Stunden à 85€/h“
• „SEO-Beratung: Keyword-Analyse, OnPage-Optimierung, Linkbuilding-Konzept, Februar 2025“

Faustregel: Eine unbeteiligte Person sollte aus der Beschreibung verstehen können, was erbracht wurde.

7. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

Nicht das Rechnungsdatum, sondern wann die Leistung tatsächlich erbracht wurde.

Mögliche Formulierungen:

• „Leistungszeitraum: 01.03.-31.03.2025“
• „Lieferdatum: 15.03.2025“
• „Ausführung der Leistung: März 2025“

Wenn Ausstellungsdatum = Leistungsdatum: Ein Vermerk wie „Leistungsdatum entspricht Ausstellungsdatum“ ist ausreichend.

8. Das Entgelt (Nettobetrag)

Der Betrag ohne Umsatzsteuer.

9. Der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Regelbesteuerung (19%):

Nettobetrag: 1.000,00 €
19% MwSt.: 190,00 €
Bruttobetrag: 1.190,00 €

Ermäßigter Steuersatz (7%):

Nettobetrag: 1.000,00 €
7% MwSt.: 70,00 €
Bruttobetrag: 1.070,00 €

Kleinunternehmer: Statt Steuersatz muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung stehen:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Reverse Charge (EU B2B):

Nettobetrag: 1.000,00 €
Umsatzsteuer: 0,00 €
Hinweis: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (reverse charge, § 13b UStG)

Vereinfachte Rechnung bis 250€ (§ 33 UStDV)

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250€ gelten vereinfachte Anforderungen:

Mindestangaben:

1. Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsstellers
2. Ausstellungsdatum
3. Menge und Bezeichnung der Waren/Leistungen
4. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (Brutto)
5. Anzuwendender Steuersatz

Kein Leistungsdatum, keine Rechnungsnummer, keine Angaben zum Empfänger notwendig.

Zusätzliche Angaben (nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber empfehlenswert)

• Zahlungsfrist: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“
• Bankverbindung: IBAN und BIC
• Handelsregisternummer: Wenn eingetragen
• Geschäftsführer-Name: Bei GmbH
• Haftungshinweise: Je nach Branche

E-Rechnung ab 2025

Ab 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab 2027 wird auch die Ausstellung von E-Rechnungen schrittweise verpflichtend.

Was ist eine E-Rechnung?
Eine maschinenlesbare Rechnung nach dem Standard XRechnung oder ZUGFeRD — nicht ein einfaches PDF.

Muss ich jetzt sofort E-Rechnungen ausstellen?
Für die meisten KMU gilt: Ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ausstellung in XRechnung/ZUGFeRD erst ab 2027 verpflichtend.

sevdesk: Unterstützt E-Rechnungen nach ZUGFeRD-Standard. Sie sind also bereits vorbereitet.

Häufige Fehler, die Vorsteuerprobleme verursachen

Fehler 1: Unvollständige Leistungsbeschreibung
Finanzamt akzeptiert keine pauschale Beschreibung. Immer konkret sein.

Fehler 2: Falsche Steuernummer
Nach Wohnsitzwechsel ändern sich manchmal Finanzamt und Steuernummer. Altes Dokument prüfen.

Fehler 3: Kein Leistungsdatum
Häufig vergessen. Immer separate Zeile für Leistungszeitraum.

Fehler 4: Doppelte Rechnungsnummer
Bei manuellem Erstellen leicht passiert. Mit sevdesk ausgeschlossen.

Fehler 5: Falsche USt-Behandlung bei EU-Kunden
Ohne verifizierte USt-IdNr. des Kunden kein Reverse Charge. Immer verifizieren!

sevdesk löst diese Probleme automatisch

sevdesk stellt sicher:

• Fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummern
• Alle Pflichtfelder eingetragen (warnt bei fehlenden Angaben)
• Korrekte Steuerbehandlung je nach Kundenkategorie
• E-Rechnungen (ZUGFeRD) ab Sofort möglich
• Archivierung aller Rechnungen revisionssicher

sevdesk kostenlos testen →

Fazit

Eine ordnungsgemäße Rechnung zu schreiben ist keine Hexerei — aber Detailgenauigkeit ist Pflicht. Die Liste der Pflichtangaben ist überschaubar. Mit sevdesk sind die meisten Fehler von vornherein ausgeschlossen, weil das System die richtigen Felder erzwingt. Für Ihre bestehenden Rechnungsvorlagen: Gleichen Sie sie einmal mit dieser Checkliste ab.