Buchhaltung muss nicht kompliziert sein — wenn man weiß, worauf es ankommt. Ich fasse für Sie die wirklich wichtigen Punkte zusammen.
Wer braucht ein Kassenbuch?
Nicht jeder Selbstständige benötigt ein Kassenbuch. Es ist verpflichtend wenn:
- Sie regelmäßig Bargeld einnehmen (Laden, Restaurant, Handwerker mit Barzahlung)
- Sie eine elektronische Registrierkasse betreiben
- Das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung ein Kassenbuch verlangt
Für reine Dienstleister ohne Barzahlungen (z.B. IT-Freelancer, Berater) ist kein Kassenbuch nötig.
Das Kassenbuch in SevDesk einrichten
- SevDesk → Bankkonten → Neues Konto
- Typ: „Kasse“ (nicht „Bankkonto“)
- Anfangssaldo: Kassenbestand zu Beginn des Jahres (oder Gründung)
- Währung: EUR (oder andere bei Bedarf)
SevDesk führt das Kassenkonto parallel zum Bankkonto.
Kassenbewegungen korrekt erfassen
Kasseneingang (z.B. Barzahlung von Kunden):
- SevDesk → Kasse → Eingang
- Betrag, Datum, Beschreibung
- Beleg: Quittungsblock oder Kassenbon
- Kategorie: Umsatzerlöse
Kassenausgang (z.B. Barankauf beim Großhändler):
- SevDesk → Kasse → Ausgang
- Betrag, Datum, Zweck
- Beleg: Original-Kassenbon oder Quittung
- Kategorie: Entsprechende Betriebsausgabenkategorie
Privatentnahme (Bar):
- SevDesk → Kasse → Ausgang
- Kategorie: Privatentnahme
- Kein Beleg nötig, aber Dokumentation empfohlen
GoBD-Konformität: Was Sie beachten müssen
Zeitnähe: Kassenbewegungen müssen täglich erfasst werden. Nachträgliche Buchungen für vergangene Tage sind unzulässig.
Vollständigkeit: Jede Barein- und -ausgabe muss erfasst werden. „Kleine“ Beträge sind keine Ausnahme.
Unveränderbarkeit: Einmal gebuchte Kasseneingänge können in SevDesk nicht stillschweigend gelöscht werden.
Tagesabschluss: Täglich den physischen Kassenbestand mit dem digitalen Kassenbuch abgleichen. Differenzen sofort klären und dokumentieren.
TSE-Pflicht: Betrifft SevDesk nicht
Für elektronische Kassensysteme gilt seit 2020 die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE). SevDesk ist kein Kassensystem — die TSE-Pflicht betrifft SevDesk nicht.
Wer eine POS-Kasse (z.B. SumUp, Lightspeed) nutzt, muss sicherstellen, dass DIESE TSE-zertifiziert ist. SevDesk dient dann als Buchhaltungssystem für die Daten.
[IMAGE:Cash register and digital cash book management dashboard, NO PEOPLE, no faces, retail cash management concept, blue and gold register and coin illustration]
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