Warum Abschreibungen dein machtigstes Steuertool sind
Abschreibungen sind der Steuerhebel, den die meisten Selbstandigen und Kleinunternehmer unterschatzen. Richtig eingesetzt, senkst du deine Steuerlast legal um mehrere Tausend Euro pro Jahr. Falsch gebucht, riskierst du Arger bei der Betriebsprufung. In meiner Praxis sehe ich beide Extreme: Unternehmer, die alles sofort abschreiben wollen, und solche, die Anschaffungen gar nicht abschreiben, weil sie die Regeln nicht kennen.
In diesem Ratgeber erklarst du alles, was du uber Abschreibungen wissen musst: die AfA-Tabelle, die verschiedenen Abschreibungsmethoden und funf Praxisbeispiele, die du direkt auf dein Unternehmen ubertragen kannst.
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Zum Vergleich 2026 →Grundlagen: Was ist eine Abschreibung?
Eine Abschreibung (Absetzung fur Abnutzung, kurz AfA) verteilt die Anschaffungskosten eines Wirtschaftsguts uber seine Nutzungsdauer. Statt den gesamten Kaufpreis im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgabe geltend zu machen, schreibst du jedes Jahr einen Teilbetrag ab.
Beispiel: Du kaufst einen Laptop fur 1.800 Euro netto. Die Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle betragt 3 Jahre. Du schreibst also 600 Euro pro Jahr ab. Das bedeutet: In jedem der drei Jahre mindert sich dein Gewinn um 600 Euro, was deine Steuerlast senkt.
Wichtig: Abschreibungen gelten nur fur Anlagevermogen, also Wirtschaftsguter, die langerfristig im Betrieb genutzt werden. Verbrauchsmaterial, Buroartikel unter 250 Euro netto und laufende Kosten (Miete, Software-Abos) werden sofort als Betriebsausgabe gebucht.
Die AfA-Tabelle: Nutzungsdauern im Uberblick
Das Bundesfinanzministerium veroffentlicht AfA-Tabellen, die die betriebsgewohnliche Nutzungsdauer fur verschiedene Wirtschaftsguter festlegen. Hier die wichtigsten fur Selbstandige und KMU:
| Wirtschaftsgut | Nutzungsdauer (Jahre) | Jahrliche AfA (%) |
|---|---|---|
| Computer, Laptop, Tablet | 3 | 33,3% |
| Smartphone | 5 | 20% |
| Buromobel (Schreibtisch, Stuhl) | 13 | 7,7% |
| Drucker, Scanner | 3 | 33,3% |
| PKW | 6 | 16,7% |
| E-Bike (betrieblich) | 7 | 14,3% |
| Software (Standardsoftware) | 3 | 33,3% |
| Klimaanlage | 10 | 10% |
| Photovoltaikanlage | 20 | 5% |
| Werkzeuge | 5-10 | 10-20% |
Seit dem 01.01.2021 gibt es eine Sonderregelung fur Computerhardware und Software: Du kannst sie im Jahr der Anschaffung komplett abschreiben (Nutzungsdauer 1 Jahr). Das gilt fur PCs, Laptops, Tablets, Drucker, Monitore und die zugehorige Software. Diese Regelung ist ein enormer Vorteil, den viele nicht nutzen.
Abschreibungsmethoden im Vergleich
Es gibt verschiedene Methoden, wie du abschreiben kannst:
Lineare Abschreibung (Standard)
Die haufigste Methode: Du schreibst jedes Jahr den gleichen Betrag ab. Kaufpreis geteilt durch Nutzungsdauer. Einfach, vorhersehbar, vom Finanzamt immer akzeptiert.
Degressive Abschreibung
Seit 2020 wieder erlaubt (befristet): Du schreibst in den ersten Jahren mehr ab als in den spateren. Der Abschreibungssatz betragt das 2,5-fache des linearen Satzes, maximal 25%. Vorteil: Hohere Steuerersparnis in den ersten Jahren. Nachteil: In spateren Jahren sinkt der Abschreibungsbetrag.
Sofortabschreibung (GWG)
Geringwertige Wirtschaftsguter (GWG) bis 800 Euro netto kannst du im Jahr der Anschaffung komplett abschreiben. Kein Verteilen uber die Nutzungsdauer notwendig. Fur Selbstandige ist das der einfachste Weg.
Sammelposten
Fur Wirtschaftsguter zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro netto kannst du alternativ einen Sammelposten bilden. Dieser wird uber 5 Jahre gleichmassig abgeschrieben (20% pro Jahr), unabhangig von der tatsachlichen Nutzungsdauer. Vorteil: Vereinfachte Verwaltung bei vielen kleinen Anschaffungen.
Praxisbeispiel 1: Laptop fur 2.400 Euro
Du kaufst im Marz 2026 einen Laptop fur 2.400 Euro netto fur dein Einzelunternehmen.
Option A — Sofortabschreibung (Digitalregel seit 2021): Du schreibst die gesamten 2.400 Euro im Jahr 2026 ab. Dein Gewinn sinkt um 2.400 Euro, was bei einem Grenzsteuersatz von 35% eine Steuerersparnis von 840 Euro bedeutet.
Option B — Lineare Abschreibung uber 3 Jahre: 2026: 800 Euro (10/12 wegen Anschaffung im Marz), 2027: 800 Euro, 2028: 800 Euro. Steuerersparnis verteilt sich auf drei Jahre.
Meine Empfehlung: Option A. Die Sofortabschreibung fur Digitalguter ist aktuell eines der besten Steuertools fur Selbstandige. In SevDesk buchst du den Laptop als Betriebsausgabe auf Konto 4855 (Sofortabschreibung GWG/Digital) mit dem Vermerk „Digitale Sofortabschreibung nach BMF-Schreiben 2021“.
Praxisbeispiel 2: Firmenwagen fur 35.000 Euro
Du least oder kaufst einen PKW fur betriebliche und private Nutzung. Kaufpreis: 35.000 Euro netto, betriebliche Nutzung: 70%.
Lineare Abschreibung: 35.000 Euro / 6 Jahre = 5.833 Euro jahrlich. Davon 70% betrieblich = 4.083 Euro Betriebsausgabe pro Jahr.
Degressive Abschreibung: Jahr 1: 35.000 x 25% = 8.750 Euro. Jahr 2: 26.250 x 25% = 6.563 Euro. Ab Jahr 4 Wechsel zu linear (wenn linear gunstiger wird). Bei 70% betrieblicher Nutzung: 6.125 Euro Betriebsausgabe im ersten Jahr.
Achtung: Bei gemischt genutzten Fahrzeugen musst du entweder ein Fahrtenbuch fuhren oder die 1%-Regelung anwenden. Die 1%-Regelung bedeutet: 1% des Bruttolistenpreises pro Monat als geldwerter Vorteil versteuern. Bei einem Listenpreis von 42.000 Euro sind das 420 Euro monatlich zusatzliches zu versteuerndes Einkommen.
Praxisbeispiel 3: Buroeinrichtung fur 4.500 Euro
Du richtest dein Homeoffice ein: Schreibtisch (800 Euro), Burostuhl (650 Euro), Regal (300 Euro), Beleuchtung (250 Euro), Stehpult (500 Euro), Monitor (600 Euro), Dockingstation (200 Euro), Tastatur und Maus (150 Euro), Webcam (120 Euro), Headset (180 Euro), Whiteboard (250 Euro), Drucker (500 Euro).
Buchung in SevDesk:
- Sofort absetzbar (GWG bis 800 Euro): Schreibtisch (800 Euro), Burostuhl (650 Euro), Regal, Beleuchtung, Stehpult, Monitor, Dockingstation, Tastatur/Maus, Webcam, Headset, Whiteboard, Drucker — alles unter 800 Euro netto. Gesamtabzug im Kaufjahr: 4.500 Euro.
Ergebnis: Die komplette Buroeinrichtung ist als GWG sofort absetzbar, weil jedes einzelne Wirtschaftsgut unter 800 Euro netto liegt. Steuerersparnis bei 35% Grenzsteuersatz: 1.575 Euro im Kaufjahr.
Praxis-Tipp: Kaufe Buroeinrichtung immer als Einzelpositionen, nie als Komplett-Set. Ein „Buroeinrichtungs-Set“ fur 4.500 Euro musste uber 13 Jahre abgeschrieben werden. Einzelne Mobel unter 800 Euro sind sofort absetzbar.
Praxisbeispiel 4: Software-Lizenzen und Cloud-Abos
Typische Software-Ausgaben eines Selbstandigen:
- Microsoft 365 Business: 12,90 Euro/Monat — laufende Betriebsausgabe (Konto 4964)
- Adobe Creative Cloud: 61,95 Euro/Monat — laufende Betriebsausgabe
- Einmalige Softwarelizenz (z.B. Webdesign-Tool fur 1.200 Euro) — Sofortabschreibung Digitalregel oder linear uber 3 Jahre
Wichtige Unterscheidung: Abo-Software (SaaS) ist keine Abschreibung, sondern eine laufende Betriebsausgabe. Du buchst sie im Monat der Zahlung. Nur einmalig gekaufte Softwarelizenzen (Kaufsoftware) werden abgeschrieben.
Praxisbeispiel 5: Investitionsabzugsbetrag (IAB)
Der Investitionsabzugsbetrag nach Paragraph 7g EStG ist der Joker unter den Abschreibungsinstrumenten. Du kannst bis zu 50% der geplanten Anschaffungskosten eines Wirtschaftsguts bereits vor dem Kauf gewinnmindernd abziehen.
Beispiel: Du planst, im nachsten Jahr einen Firmenwagen fur 30.000 Euro netto zu kaufen. Im aktuellen Jahr bildest du einen IAB von 15.000 Euro (50%). Dein Gewinn sinkt sofort um 15.000 Euro, deine Steuer um circa 5.250 Euro (bei 35% Grenzsteuersatz).
Bedingungen:
- Gewinn vor IAB maximal 200.000 Euro
- Anschaffung muss innerhalb von 3 Jahren erfolgen (sonst ruckwirkende Auflosung)
- Betriebliche Nutzung mindestens 90% (Achtung bei Firmenwagen mit Privatnutzung)
- Maximaler IAB-Gesamtbetrag: 200.000 Euro
In SevDesk buchst du den IAB als manuelle Buchung: Konto 9970 (Investitionsabzugsbetrag) gegen Konto 9971 (IAB Gegenkonto). Im Jahr der Anschaffung lost du den IAB auf und reduzierst die Anschaffungskosten entsprechend.
Haufige Fehler bei Abschreibungen
Diese Fehler sehe ich in meiner Beratungspraxis am haufigsten:
- Nutzungsdauer falsch geschatzt: Immer die amtliche AfA-Tabelle verwenden, nicht eigene Schatzungen. Das Finanzamt akzeptiert kurzere Nutzungsdauern nur mit Begrundung.
- Gemischte Nutzung nicht berucksichtigt: Bei privater Mitnutzung (z.B. Smartphone zu 50% privat) darfst du nur den betrieblichen Anteil abschreiben.
- GWG-Grenze uberschritten: Die 800-Euro-Grenze gilt netto (ohne USt), wenn du vorsteuerabzugsberechtigt bist. Als Kleinunternehmer gilt der Bruttobetrag.
- Zusammengehorige Wirtschaftsguter nicht als Einheit behandelt: PC, Monitor, Tastatur und Maus bilden ein zusammengehoriges Wirtschaftsgut. Wenn der Gesamtpreis uber 800 Euro liegt, musst du abschreiben — auch wenn jedes Teil einzeln unter 800 Euro kostet. Ausnahme: Die Digitalregel erlaubt trotzdem die Sofortabschreibung.
- IAB nicht rechtzeitig aufgelost: Wenn du den IAB bildest, aber die Anschaffung nicht innerhalb von 3 Jahren tatigst, muss der IAB ruckwirkend aufgelost werden. Das fuhrt zu Steuernachzahlungen plus Zinsen.
Abschreibungen in SevDesk buchen
In SevDesk buchst du Abschreibungen je nach Methode:
- GWG bis 800 Euro: Direkt als Betriebsausgabe auf Konto 4855 buchen. Kein Anlagevermogen anlegen.
- Lineare AfA: Wirtschaftsgut als Anlagegut erfassen (unter Buchhaltung > Anlagenverwaltung im Buchhaltung-Tarif). SevDesk berechnet die jahrliche AfA automatisch.
- Sofortabschreibung Digital: Wie GWG auf Konto 4855 buchen, aber mit Belegvermerk „Digitale Sofortabschreibung BMF 2021“.
FAQ: Abschreibungen richtig buchen
Kann ich die Abschreibungsmethode nachtraglich andern?
Ein Wechsel von degressiv zu linear ist jederzeit moglich und sogar ublich (wenn die lineare AfA hoher wird). Ein Wechsel von linear zu degressiv ist dagegen nicht erlaubt. Die Wahl triffst du einmalig bei der erstmaligen Abschreibung.
Was passiert, wenn ich ein abgeschriebenes Gerat verkaufe?
Der Verkaufserlos ist ein steuerpflichtiger Ertrag. Wenn du einen Laptop, den du auf 0 Euro abgeschrieben hast, fur 300 Euro verkaufst, sind das 300 Euro zusatzlicher Gewinn. In SevDesk buchst du das als Erlos aus Anlagenverkauf (Konto 8820).
Muss ich bei der EuR auch Abschreibungen buchen?
Ja. Auch bei der Einnahmen-Uberschuss-Rechnung sind Abschreibungen zwingend. Sie erscheinen in der Anlage AVEUER (Anlageverzeichnis), die du zusammen mit der Anlage EUR abgibst. GWG bis 800 Euro netto tauchen dort nicht auf, weil sie sofort als Betriebsausgabe gebucht werden.
Wie wirkt sich die degressive AfA auf meine Steuerlast aus?
Die degressive AfA verschiebt die Steuerersparnis nach vorne. Du sparst in den ersten Jahren mehr Steuern, in den spateren weniger. Die Gesamtsumme der Abschreibungen bleibt gleich. Die degressive AfA lohnt sich besonders, wenn du aktuell einen hohen Gewinn hast und in den nachsten Jahren mit niedrigerem Gewinn rechnest.
Gibt es eine Obergrenze fur Abschreibungen pro Jahr?
Nein, es gibt keine Obergrenze fur regulare Abschreibungen. Du kannst in einem Jahr beliebig viele Wirtschaftsguter anschaffen und abschreiben. Beim Investitionsabzugsbetrag gibt es allerdings eine Grenze von 200.000 Euro insgesamt (uber alle noch nicht aufgelosten IAB).
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