Keine Theorie: Ich führe Sie durch SevDesk einrichten Schritt für Schritt — mit dem Wissen aus 18 Jahren täglicher Buchführungspraxis.
Schritt 1: Registrierung abschließen
Gehen Sie auf sevdesk.de und klicken Sie auf „Kostenlos testen“. Sie brauchen nur eine E-Mail-Adresse und ein Passwort. Nach der Bestätigung der E-Mail-Adresse gelangen Sie in den Setup-Assistenten.
Tipp: Nutzen Sie Ihre Geschäfts-E-Mail, nicht die private. SevDesk verknüpft das Konto mit der E-Mail.
Schritt 2: Unternehmensdaten eingeben
Der Setup-Assistent fragt nach:
- Unternehmensname: Genau wie in der Gewerbeanmeldung
- Rechtsform: Für die meisten Leser: Einzelunternehmen oder Freiberufler
- Branche: Wählen Sie die zutreffende Kategorie
- Gründungsdatum: Für Anfangseröffnungsbilanz relevant
- Geschäftsadresse: Muss mit dem Finanzamt-Schriftverkehr übereinstimmen
Schritt 3: Steuereinstellungen konfigurieren
Dieser Schritt ist kritisch. Falsche Einstellungen führen zu falschen Steuerberechnungen.
Umsatzsteuer-Pflicht:
- Regelbesteuerer: USt auf alle Leistungen (Standardfall)
- Kleinunternehmer §19 UStG: Kein USt-Ausweis, wenn Vorjahresumsatz unter 22.000€
- Differenzbesteuerung §25a UStG: Für Wiederverkäufer von Gebrauchtwaren
Steuernummer: Format je nach Bundesland unterschiedlich. Bayern: 000/000/00000, Berlin: 00/000/00000.
UStVA-Rhythmus: Aus dem Anmeldeschreiben Ihres Finanzamts ersichtlich. Neumeldungen müssen meist monatlich abgeben.
Kontenrahmen: SKR03 für Dienstleister, SKR04 für Handels- und Industriebetriebe. Im Zweifel SKR03.
Schritt 4: Bankkonto verbinden
Navigieren Sie zu Einstellungen → Banken. Klicken Sie „Bankkonto hinzufügen“ und wählen Sie Ihre Bank.
PSD2-Verbindung: SevDesk leitet Sie zu Ihrer Bank weiter. Sie autorisieren die Verbindung einmalig. Die Berechtigung gilt in der Regel 90 Tage und muss dann erneuert werden.
Wichtig: Verbinden Sie nur Ihr Geschäftskonto — nicht das Privatkonto. Gemischte Konten erzeugen erheblichen Mehraufwand.
Erstimport: SevDesk importiert automatisch die letzten 90 Tage. Ältere Transaktionen: CSV-Import über die Bank.
Schritt 5: Rechnungsvorlage einrichten
Gehen Sie zu Einstellungen → Rechnungen → Vorlagen. Hier passen Sie das Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen an:
- Logo hochladen (PNG/JPG, min. 300 DPI für Druck)
- Briefkopf mit Firmenfarben
- Fußzeile mit Bankverbindung (Pflichtangabe für Rechnungen!)
- Zahlungsziel (Standard: 14 Tage)
- Rechnungsnummernkreis (z.B. 2025-001, 2025-002…)
Pflichtangaben auf Rechnungen (§14 UStG): Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und -zeitraum, Betrag netto, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag.
Schritt 6: Steuerberater-Zugang einrichten (optional)
Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, können Sie ihm einen eigenen Lesezugriff auf SevDesk geben. Das spart E-Mails, Telefonate und Übergaben.
Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer → Steuerberater einladen. Der Steuerberater erhält eine E-Mail und kann sich mit eigenem Login einloggen.
Empfehlung: Richten Sie den Steuerberater-Zugang von Anfang an ein, nicht erst kurz vor der Steuererklärung.
Schritt 7: Erinnerungen und Workflows konfigurieren
UStVA-Erinnerung: Richten Sie eine automatische Erinnerung am 5. jeden Monats ein (3 Tage vor Frist).
Zahlungserinnerungen: Richten Sie das automatische Mahnwesen ein — erste Mahnung nach 14 Tagen Zahlungsverzug.
Belegeerfassung: Laden Sie die SevDesk-App auf Ihr Smartphone. Aktivieren Sie die Push-Benachrichtigung für neue Transaktionen.
Nach diesen 7 Schritten ist SevDesk vollständig eingerichtet und einsatzbereit.
[IMAGE:step-by-step software setup process with numbered steps on computer screen and checklist on paper, NO PEOPLE, no faces, organized professional workspace]
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