Buchhaltung Test Kassenbuch führen mit sevDesk: Kasse digital verwalten und dokumentieren
Wer Bargeldtransaktionen hat, muss ein Kassenbuch führen — das ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. Aber muss das mühsam sein? Mit sevDesk lässt sich die Kassenbuchführung deutlich vereinfachen und GoBD-konform digitalisieren. In diesem Artikel zeigen wir, wie das in der Praxis funktioniert.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Grundsätzlich gilt: Wer bilanzierungspflichtig ist und Bargeld einnimmt oder ausgibt, muss ein Kassenbuch führen. Das betrifft:
- GmbHs und UGs (Bilanzierungspflicht)
- Kaufleute mit Umsatz über 600.000 € oder Gewinn über 60.000 €
- Einzelunternehmer und Freiberufler die freiwillig Bilanz erstellen
Einnahmen-Überschuss-Rechner (Freiberufler, Kleinunternehmer) sind nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Trotzdem empfiehlt sich eine Dokumentation der Barausgaben für die Steuererklärung.
Wichtig: Auch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) schreiben vor, wie ein Kassenbuch geführt werden muss — unabhängig vom verwendeten Tool.
GoBD-Anforderungen ans Kassenbuch
Das Kassenbuch muss folgende Anforderungen erfüllen:
1. Tägliche Erfassung: Alle Einnahmen und Ausgaben müssen täglich gebucht werden. Nachträgliche Buchungen für vergangene Tage sind nur begründet und mit Kenntlichmachung erlaubt.
2. Chronologische Reihenfolge: Buchungen müssen in zeitlicher Reihenfolge erfolgen.
3. Kassensturz: Der Kassenbestand muss täglich ermittelt (Kassensturz) und mit dem buchmäßigen Bestand verglichen werden. Differenzen müssen erklärt werden.
4. Negativer Bestand verboten: Der Kassenbestand darf nie negativ werden. Ein negativer Bestand zeigt an, dass Buchungen fehlen.
5. Unveränderlichkeit: Buchungen dürfen nicht gelöscht oder unkenntlich gemacht werden. Korrekturen müssen als Stornobuchungen erfolgen.
6. Belege: Zu jeder Buchung muss ein Beleg vorhanden sein.
Kassenbuch in sevDesk einrichten
Schritt 1: Kassenkonto anlegen
In sevDesk gehen Sie zu Finanzen → Konten und legen Sie ein neues Konto an:
- Kontoname: „Kasse“ oder „Handkasse“
- Kontonummer: 1000 (SKR03) oder 1600 (SKR04) — je nach verwendetem Kontenrahmen
- Typ: Kassenkonto
- Anfangsbestand: Tragen Sie den aktuellen Kassenbestand ein
Falls Sie mehrere Kassen haben (z.B. Ladentheke und Backoffice), legen Sie entsprechend mehrere Konten an.
Schritt 2: Erste Buchungen vornehmen
Für Kasseneinnahmen (z.B. Barverkauf):
- Neue Buchung erstellen
- Typ: Einnahme
- Konto: Ihre Kasse
- Betrag, Datum, Beschreibung eingeben
- Beleg hochladen (Kassenbon, Quittung)
Für Kassenausgaben (z.B. Büromaterial bar bezahlt):
- Neue Buchung → Ausgabe
- Konto: Kasse
- Gegenkonto: entsprechendes Aufwandskonto
- Beleg beifügen
Schritt 3: Kassenbuch-Ansicht nutzen
In sevDesk gibt es eine spezifische Kassenbuch-Ansicht unter Finanzen → Kassenbuch. Diese zeigt:
- Alle Buchungen chronologisch
- Laufenden Kassenbestand nach jeder Buchung
- Anfangs- und Endbestand pro Tag
- Export-Funktion für das Finanzamt
Täglicher Kassensturz in sevDesk
Der Kassensturz — das tatsächliche Zählen des Bargeldes und Vergleichen mit dem Buchwert — ist eine Pflicht. sevDesk unterstützt diesen Prozess:
Kassensturz durchführen
- Zählen Sie physisch den Kasseninhalt (Scheine und Münzen)
- Notieren Sie den Ist-Betrag
- Vergleichen Sie mit dem Soll-Betrag in sevDesk
- Bei Übereinstimmung: Kassensturz bestätigen
- Bei Differenz: Kassendifferenz buchen und begründen
Kassendifferenzen buchen
Differenzen können vorkommen (falsches Wechselgeld, Zählfehler). So buchen Sie:
Fehlbetrag (Kasse ist weniger als Buchwert):
- Buchung: Kassenfehlbetrag (Aufwandskonto 6974/SKR03) an Kasse
- Betrag: Differenz
- Vermerk: „Kassendifferenz vom [Datum], Grund: [Zählfehler / nicht auffindbar]“
Überschuss (Kasse ist mehr als Buchwert):
- Buchung: Kasse an Sonstige betriebliche Erträge
- Betrag: Differenz
Achtung: Häufige und hohe Kassendifferenzen können bei einer Betriebsprüfung Misstrauen wecken.
Belege fürs Kassenbuch
Jede Kassenbuchung braucht einen Beleg. Folgende Belege sind akzeptiert:
- Kassenbon vom Lieferanten
- Eigenbeleg wenn kein Fremdbeleg vorhanden (z.B. Parkuhr, Trinkgeld)
- Quittung die Sie ausgestellt haben
- Rechnungsdurchschrift bei Barverkauf ohne Kasse
Eigenbeleg richtig ausfüllen
Ein Eigenbeleg muss enthalten:
- Datum
- Betrag
- Beschreibung des Geschäftsvorfalls
- Begründung für fehlenden Fremdbeleg
- Ihre Unterschrift
- Bei Bewirtungsaufwand: Teilnehmer und geschäftlicher Anlass
In sevDesk können Sie Eigenbelege direkt als Scan oder Foto hochladen.
Kassenbuch für die Betriebsprüfung exportieren
sevDesk ermöglicht den Export des Kassenbuchs in verschiedenen Formaten:
PDF-Export: Für Ihren eigenen Überblick und zur Ablage
CSV-Export: Für Ihren Steuerberater oder für Excel-Analysen
DATEV-Export: Für die direkte Übergabe an Steuerberater mit DATEV-Software
Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt eine Datei im GDPdU/IDEA-Format anfordern. sevDesk unterstützt diesen Export unter Einstellungen → Export.
Aufbewahrungsfristen
Kassenbücher und Kassenbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO). sevDesk archiviert Ihre Daten GoBD-konform, was bedeutet: unveränderlich, revisionssicher, jederzeit lesbar.
Kassenbuch für verschiedene Branchen
Handel und Gastronomie
Besonders im Einzelhandel und in der Gastronomie ist die Kassenbuchführung komplex: viele Einzeltransaktionen, Trinkgelder, Wareneinsatz, EC-Kartenzahlungen vs. Bargeld.
Empfehlung: Nutzen Sie ein zertifiziertes Kassensystem (POS), das eine tagesweise Zusammenfassung ausgibt. Diese Tagesabschlüsse buchen Sie als Sammelbeleg in sevDesk, nicht jede Einzeltransaktion.
Das spart erheblichen Erfassungsaufwand und ist steuerlich korrekt.
Handwerk und Dienstleistung
Hier sind Bareinnahmen oft seltener. Trotzdem: Wenn Sie Barzahlung annehmen, quittieren Sie sofort und buchen Sie noch am selben Tag. Eine separate Handkasse für Kleinausgaben (Porto, Büromaterial) vereinfacht die Buchführung.
Häufige Fehler bei der Kassenbuchführung
Fehler 1: Buchungen nicht täglich vornehmen
Konsequenz: Verstoß gegen GoBD, mögliche Schätzung durch Finanzamt
Lösung: Tägliche 5-Minuten-Routine für Kassenbuchführung einrichten
Fehler 2: Keine Belege zu Buchungen
Konsequenz: Buchungen nicht anerkannt, Betriebsausgaben gestrichen
Lösung: Jeden Kassenbeleg sofort fotografieren und hochladen
Fehler 3: Negativen Kassenbestand ignorieren
Konsequenz: Zeigt fehlerhafte Buchführung, kann zu Schätzung führen
Lösung: Täglich Buchwert prüfen, kein Bestand unter 0 akzeptieren
Fehler 4: Privat und geschäftlich mischen
Konsequenz: Steuerprüfung schwierig, Abzugsfähigkeit fraglich
Lösung: Strikt getrennte Kassen für privat und geschäftlich
Fazit
sevDesk macht die Kassenbuchführung deutlich einfacher und sicherer. Die digitale Belegverwaltung, der GoBD-konforme Export und die tägliche Kassenbestandsanzeige helfen, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Das Wichtigste bleibt aber die Disziplin: täglich buchen, täglich belegen, täglich den Kassenstand prüfen. Mit sevDesk ist das in wenigen Minuten erledigt.