200 Rechnungen pro Monat klingen nach einer Vollzeitbeschäftigung. Aber einer meiner Mandanten, ein digitaler Dienstleister mit mehreren Kunden und Abo-Modellen, erstellt diese Menge tatsächlich – und benötigt dafür weniger als 4 Stunden im Monat. Ich bin Markus Hoffmann, Steuerberater, und in diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie das möglich ist.
Das Geheimnis liegt in der richtigen Konfiguration von Lexoffice und der konsequenten Nutzung von Automatisierungen und Vorlagen. Was ich hier beschreibe, funktioniert ähnlich auch in SevDesk, aber mein Mandant nutzt Lexoffice und ist damit sehr zufrieden.
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Zum Vergleich 2026 →Warum Lexoffice für hohe Rechnungsvolumina gut geeignet ist
Lexoffice hat eine starke Seite im Bereich der Rechnungsautomatisierung. Wiederkehrende Rechnungen, Vorlagen und die API-Schnittstelle machen die Software zu einer guten Wahl für Unternehmer, die viele ähnliche Rechnungen schreiben.
Für Unternehmer mit weniger als 20 Rechnungen pro Monat, die komplexe Buchhaltungsanforderungen haben, würde ich eher SevDesk empfehlen. Aber für den spezifischen Use Case „viele Rechnungen automatisieren“ ist Lexoffice eine starke Wahl.
Schritt 1: Wiederkehrende Rechnungen einrichten
Der wichtigste Schritt: Alle regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen als Dauerauftrag einrichten. In Lexoffice gibt es dafür die Funktion „Wiederkehrende Rechnung“. Man legt einmal alle Daten fest: Kunde, Leistungsbeschreibung, Betrag, USt, Zahlungsziel, und dann stellt man ein, wie oft die Rechnung ausgeführt werden soll: monatlich, quartalsweise, jährlich.
Mein Mandant hat 120 von 200 Rechnungen pro Monat auf diese Weise automatisiert. Das sind 120 Rechnungen, die komplett ohne sein Zutun erstellt und per E-Mail versendet werden. Er prüft nur noch, ob die richtigen Rechnungen den richtigen Empfängern zugegangen sind.
Schritt 2: Vorlagen für häufige Rechnungstypen
Die restlichen 80 Rechnungen pro Monat sind projektbezogen und variieren im Betrag. Hier nutzt mein Mandant Vorlagen in Lexoffice. Für jeden Dienstleistungstyp gibt es eine Vorlage: Beratungsrechnung, Designrechnung, Projektrechnung. Bei einer neuen Rechnung wählt er die passende Vorlage, passt den Betrag an und sendet ab. Das dauert 90 Sekunden pro Rechnung.
80 Rechnungen mal 90 Sekunden ergeben 120 Minuten, also 2 Stunden. Plus Zeit für die Überprüfung der automatischen Rechnungen: etwa 30 Minuten. Insgesamt: weniger als 3 Stunden pro Monat für 200 Rechnungen.
Schritt 3: Automatischer Versand und Zahlungserinnerungen
Lexoffice kann Rechnungen automatisch per E-Mail versenden und Zahlungserinnerungen nach einer einstellbaren Frist automatisch verschicken. Das Mahnwesen läuft damit weitgehend ohne manuellen Aufwand.
Mein Mandant hat konfiguriert: Nach 14 Tagen ohne Zahlung geht automatisch eine freundliche Erinnerung raus. Nach 30 Tagen folgt eine zweite Erinnerung mit Hinweis auf Verzugszinsen. Erst nach 45 Tagen wird er persönlich aktiv. Diese Automatisierung hat seinen offenen Forderungsbestand um 40 Prozent reduziert.
Die wichtigsten Einschränkungen von Lexoffice bei hohem Volumen
Ehrlichkeit ist mir wichtig: Lexoffice hat bei hohen Rechnungsvolumina auch Schwachstellen. Die Skalierung der Datenbankabfragen verlangsamt sich bei sehr vielen Buchungen. Mein Mandant merkt das am Jahresende, wenn er Jahresauswertungen lädt: Es dauert länger als in einem frisch angelegten Konto.
Außerdem ist der DATEV-Export bei großen Datenmengen manchmal unvollständig. Ich empfehle meinem Mandanten, den Export quartalweise statt jährlich zu machen, um Probleme zu vermeiden.
Fazit: 200 Rechnungen in 3 Stunden pro Monat
Mit Lexoffice und konsequenter Nutzung von Automatisierungen, Vorlagen und automatischem Versand sind 200 Rechnungen pro Monat in weniger als 3 bis 4 Stunden machbar. Das ist ein realistisches Ziel für Unternehmer, die ihr Rechnungswesen auf das nächste Level bringen wollen.
Meine Empfehlung: Starten Sie damit, alle wiederkehrenden Rechnungen zu identifizieren und als Daueraufträge einzurichten. Dieser eine Schritt allein spart den meisten Unternehmern die Hälfte der Zeit, die sie aktuell für Rechnungen aufwenden.