Die Frage, die sich jeder Selbständige irgendwann stellt
Nach 14 Monaten Selbständigkeit stand ich vor einer Entscheidung: Weiter jeden Monat 3-4 Stunden für Buchhaltung aufwenden — oder das Ganze an einen Steuerberater auslagern? Die Standardantwort im Internet lautet: „Kommt drauf an.“ Das stimmt, hilft aber nicht weiter. Deshalb habe ich mit echten Zahlen gerechnet: Was kostet mich die Buchhaltung selbst, was kostet der Steuerberater, und wo liegt der Break-even?
In diesem Artikel zeige ich meinen Kostenvergleich mit konkreten Euro-Beträgen, den ich auf Basis von drei Steuerberater-Angeboten und meiner eigenen Zeiterfassung erstellt habe. Am Ende weißt du, welche Option für deine Situation günstiger ist.
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Zum Vergleich 2026 →Was Buchhaltung selber machen wirklich kostet
Viele Selbständige rechnen nur die Softwarekosten. Das ist falsch. Die echten Kosten setzen sich zusammen aus:
Software: SevDesk Buchhaltung 22,90 EUR/Monat = 274,80 EUR/Jahr. Alternativ Lexoffice ab 16,90 EUR/Monat = 202,80 EUR/Jahr.
Zeitaufwand: In meinem ersten Jahr habe ich durchschnittlich 4,5 Stunden pro Monat für Buchhaltung aufgewendet (Belege scannen, buchen, UStVA, Bankabgleich). Mit Routine und Automatisierung bin ich jetzt bei 2 Stunden pro Monat.
Opportunitätskosten: Jede Stunde, die ich mit Buchhaltung verbringe, kann ich nicht für Kundenarbeit nutzen. Mein durchschnittlicher Stundensatz liegt bei 95 EUR. Also kosten mich 2 Stunden Buchhaltung pro Monat rechnerisch 190 EUR — auch wenn kein Geld vom Konto abgeht.
Fehlerrisiko: Selbst gemachte Buchhaltung hat ein Fehlerrisiko. Eine falsch kategorisierte Ausgabe, eine vergessene Abschreibung, ein Rechenfehler in der UStVA — das kann bei einer Betriebsprüfung teuer werden. Schwer zu beziffern, aber real.
Meine Gesamtkosten „selber machen“ (Jahr 3):
Software: 274,80 EUR
Zeitaufwand: 24 Stunden x 95 EUR = 2.280 EUR (Opportunitätskosten)
Steuerberater für Jahresabschluss: 950 EUR (ich lasse die Steuererklärung trotzdem vom Profi machen)
Summe: 3.504,80 EUR/Jahr
Was ein Steuerberater kostet: 3 echte Angebote
Im Januar 2026 habe ich drei Angebote eingeholt. Meine Eckdaten: Einzelunternehmer, Freiberufler, ca. 120.000 EUR Jahresumsatz, 150-200 Belege/Monat, monatliche UStVA.
Angebot A — Einzelkanzlei (Raum Stuttgart):
Laufende Buchhaltung: 180 EUR/Monat (2.160 EUR/Jahr)
Umsatzsteuer-Voranmeldung: inkl.
Jahresabschluss + EÜR: 450 EUR
Einkommensteuererklärung: 600 EUR
Gesamt: 3.210 EUR/Jahr
Angebot B — Mittelgroße Kanzlei (München):
Laufende Buchhaltung: 250 EUR/Monat (3.000 EUR/Jahr)
Umsatzsteuer-Voranmeldung: inkl.
Jahresabschluss + EÜR: 650 EUR
Einkommensteuererklärung: 800 EUR
Gesamt: 4.450 EUR/Jahr
Angebot C — Online-Steuerberater (Kontist):
Laufende Buchhaltung: 120 EUR/Monat (1.440 EUR/Jahr)
UStVA: inkl.
Jahresabschluss + EÜR + ESt: 990 EUR (Paket)
Gesamt: 2.430 EUR/Jahr
Kostenvergleich: selber machen vs. auslagern
| Kostenposition | Selber (SevDesk) | StB Einzelkanzlei | StB Online |
|---|---|---|---|
| Software | 274,80 EUR | 0 EUR | 0 EUR |
| Laufende Buchhaltung | 0 EUR (Eigenleistung) | 2.160 EUR | 1.440 EUR |
| Opportunitätskosten (95 EUR/h) | 2.280 EUR | 120 EUR (Belegübergabe) | 60 EUR |
| Jahresabschluss + EÜR + ESt | 950 EUR | 1.050 EUR | 990 EUR |
| Gesamtkosten/Jahr | 3.504,80 EUR | 3.330 EUR | 2.490 EUR |
Die Überraschung: Auslagern ist nicht teurer
Das Ergebnis hat mich selbst überrascht: Bei meinem Stundensatz von 95 EUR ist das komplette Auslagern an einen Online-Steuerberater mit 2.490 EUR/Jahr sogar günstiger als das Selbermachen (3.504,80 EUR). Und selbst die Einzelkanzlei liegt nur 175 EUR unter meinen Eigenkosten.
Der Grund: Die Opportunitätskosten sind der größte Posten. Jede Stunde, die ich nicht für Kunden arbeite, kostet mich 95 EUR. Wenn der Stundensatz niedriger wäre — sagen wir 40 EUR — sähe die Rechnung anders aus:
Bei 40 EUR Stundensatz:
Selber machen: 274,80 + (24h x 40 EUR) + 950 = 2.184,80 EUR/Jahr
Online-StB: 2.490 EUR/Jahr
Einzelkanzlei: 3.330 EUR/Jahr
Bei einem Stundensatz unter 55 EUR lohnt sich das Selbermachen finanziell. Darüber kippt die Rechnung zugunsten des Steuerberaters.
Der Break-even-Stundensatz: ab wann sich Auslagern lohnt
Ich habe die Formel aufgestellt:
Break-even = (Kosten StB – Softwarekosten – StB Jahresabschluss) / (eigene Stunden/Jahr – StB Übergabe-Stunden)
Mit den Zahlen des Online-Steuerberaters: (2.430 – 274,80 – 950) / (24 – 0,63) = 1.205,20 / 23,37 = 51,57 EUR/Stunde
Liegt dein faktischer Stundensatz über 52 EUR, lohnt sich das Auslagern. Darunter ist Selbermachen günstiger. Für die Einzelkanzlei liegt der Break-even bei 87 EUR — deutlich höher, weil die Kosten auch höher sind.
Wann Selbermachen trotz hohem Stundensatz Sinn macht
Die reine Kostenrechnung erzählt nicht die ganze Geschichte. Es gibt gute Gründe, die Buchhaltung trotzdem selbst zu machen:
Kontrolle über die Zahlen: Wer seine Buchhaltung selbst macht, kennt seine Zahlen. Gewinn, Liquidität, offene Forderungen — alles immer aktuell. Beim Steuerberater bekomme ich die Auswertungen mit 4-6 Wochen Verzögerung.
Schnellere Entscheidungen: Wenn ich wissen will, ob ich mir eine Investition leisten kann, schaue ich in SevDesk. Beim Steuerberater müsste ich anrufen und warten.
Lerneffekt: Ich verstehe inzwischen, wie Steuern funktionieren. Das hilft mir bei Preisverhandlungen (Brutto vs. Netto), bei der Finanzplanung und beim Gespräch mit dem Steuerberater. Dieses Wissen lässt sich nicht outsourcen.
Unabhängigkeit: Steuerberater können kündigen, in Rente gehen oder die Kanzlei schließen. Wer seine Buchhaltung selbst kann, steht dann nicht vor dem Nichts.
Wann Auslagern die klare Wahl ist
Hoher Stundensatz + einfache Buchhaltung: Consultants, Berater, Entwickler mit 100+ EUR Stundensatz und wenigen Buchungen sollten ihre Zeit nicht mit Belegen verbringen.
Komplexe Sachverhalte: Wer international handelt, Mitarbeiter hat, bilanzieren muss oder in mehreren Ländern steuerpflichtig ist, braucht professionelle Unterstützung. Die Fehlerkosten bei DIY übersteigen schnell die Steuerberater-Honorare.
Keine Motivation: Buchhaltung, die monatelang liegen bleibt, ist schlimmer als teure Buchhaltung. Wenn du weißt, dass du es nicht regelmäßig machst, lagere aus.
Mein Hybrid-Modell: das Beste aus beiden Welten
Seit 2025 fahre ich einen Hybrid-Ansatz:
Ich mache selbst: Laufende Belegerfassung (SevDesk App, 30 Min/Monat), Bankabgleich (automatisch + 10 Min/Monat Kontrolle), UStVA über ELSTER (8 Min/Monat). Das sind die Routineaufgaben, die mit Software schnell erledigt sind.
Mein Steuerberater macht: Quartalsweiser Review der Buchungen (150 EUR/Quartal), Jahresabschluss + EÜR + Steuererklärung (950 EUR/Jahr). Das sind die Aufgaben, bei denen Expertenwissen den Unterschied macht.
Gesamtkosten Hybrid: 274,80 (Software) + 600 (StB quartalsweise) + 950 (StB Jahresabschluss) + ca. 570 (Opportunitätskosten bei 6h/Jahr Eigenleistung) = 2.394,80 EUR/Jahr
Das Hybrid-Modell ist günstiger als komplettes Auslagern UND günstiger als komplettes Selbermachen. Plus: Ich behalte den Überblick über meine Zahlen und habe trotzdem professionelle Absicherung.
Checkliste: Welches Modell passt zu dir?
Komplett selber machen wenn: Stundensatz unter 50 EUR + einfache Verhältnisse + Interesse an Buchhaltung + diszipliniert bei monatlicher Erfassung.
Hybrid-Modell wenn: Stundensatz 50-100 EUR + weitgehend einfache Verhältnisse + Software-affin + will Kontrolle behalten.
Komplett auslagern wenn: Stundensatz über 100 EUR + keine Lust auf Buchhaltung + oder komplexe Sachverhalte (international, Mitarbeiter, Bilanzpflicht).
Wie du einen guten Steuerberater findest
Falls du dich fürs Auslagern oder den Hybrid entscheidest: Die Wahl des Steuerberaters ist entscheidend. Kurz die wichtigsten Kriterien: Branchenerfahrung (Freelancer/KMU), DATEV-Schnittstelle, feste Ansprechpartner, transparente Preise nach StBVV, und realistische Reaktionszeiten (maximal 48 Stunden bei Rückfragen).
Häufig gestellte Fragen
Kann ich mitten im Jahr von Selbermachen auf Steuerberater wechseln?
Ja, das ist jederzeit möglich. Der Steuerberater braucht dann alle Unterlagen und Buchungen des laufenden Jahres. Am einfachsten ist der Wechsel, wenn du eine Buchhaltungssoftware mit DATEV-Export nutzt. Der Steuerberater kann die Daten importieren und nahtlos weiterarbeiten. Wechsel während des Jahres verursachen aber meist Mehrkosten, weil der Steuerberater die bisherigen Buchungen prüfen muss.
Lohnt sich ein Online-Steuerberater wie Kontist oder felix1?
Für einfache Sachverhalte (Freelancer, wenige Buchungen, nur Deutschland): ja, deutlich günstiger als eine lokale Kanzlei. Für komplexe Fälle (internationaler Handel, GmbH, Mitarbeiter): eher nicht, weil die persönliche Beratung fehlt. Mein Tipp: Teste den Online-Steuerberater mit dem Jahresabschluss und entscheide danach, ob die Beratungsqualität ausreicht.
Wie viel Zeit spart ein Steuerberater wirklich?
Bei kompletter Auslagerung: 20-25 Stunden pro Jahr (meine Erfahrungswerte). Es bleibt ein Restaufwand von 1-2 Stunden pro Monat für Belegübergabe und Rückfragen. Null Aufwand gibt es nicht — auch beim besten Steuerberater musst du die Belege liefern und Rückfragen beantworten.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung, wenn ich die Buchhaltung selbst gemacht habe?
Du trägst das volle Risiko. Fehler in deiner Buchführung führen zu Nachzahlungen plus Zinsen (0,5 % pro Monat). Bei einem Steuerberater haftet dieser im Rahmen seiner Berufshaftpflicht für fachliche Fehler. Das ist einer der wichtigsten Argumente für professionelle Unterstützung — nicht die Zeitersparnis, sondern die Haftungsabsicherung.
Ab welchem Umsatz sollte ich auf jeden Fall einen Steuerberater nehmen?
Es gibt keine feste Grenze, aber ab ca. 80.000 EUR Jahresumsatz oder 50.000 EUR Gewinn empfehle ich zumindest den Hybrid-Ansatz. Ab 250.000 EUR Umsatz oder bei Bilanzierungspflicht (600.000 EUR Umsatz / 60.000 EUR Gewinn) ist ein Steuerberater faktisch unverzichtbar.
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