Als Steuerberater mit 18 Jahren Erfahrung erkläre ich dieses Thema so, wie ich es meinen Mandanten erkläre: direkt, praxisnah und ohne unnötigen Fachjargon.
Die Pflichtangaben auf deutschen Rechnungen
Bevor wir zur Anleitung kommen, kurz die gesetzlichen Anforderungen. Nach §14 Abs. 4 UStG muss jede Rechnung folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
- Nettoentgelt
- Anzuwendender Steuersatz
- Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag
- Bei Steuerbefreiung: Hinweis darauf
SevDesk füllt alle Pflichtangaben automatisch aus, soweit Sie die Grunddaten eingegeben haben.
Schritt 1: Neue Rechnung öffnen
Gehen Sie in SevDesk auf Verkauf → Rechnungen → Neue Rechnung. Alternativ: Tastaturkürzel „N“ auf der Rechnungsübersichtsseite.
Schritt 2: Kontakt auswählen oder anlegen
Geben Sie den Kundennamen in das Suchfeld ein. Falls der Kunde noch nicht in SevDesk ist, klicken Sie auf „Neuen Kontakt anlegen“ und tragen Adresse und USt-IdNr. ein.
Tipp: Tragen Sie bei Firmenkunden immer die USt-IdNr. ein. Das ist für den korrekten Steuerausweis relevant — besonders bei EU-Auslandsgeschäften.
Schritt 3: Positionen eingeben
Klicken Sie auf „Position hinzufügen“. Für jede Leistung:
- Bezeichnung (konkret, nicht „Beratung“ sondern „Steuerberatung Januar 2025“)
- Menge (Stunden, Stück, Pauschal)
- Einheit
- Einzelpreis (Netto)
- Steuersatz (19%, 7% oder 0% für Kleinunternehmer/Ausland)
SevDesk berechnet automatisch: Nettobetrag × Steuersatz = Steuerbetrag, Bruttobetrag.
Schritt 4: Zahlungsziel und Hinweise
Zahlungsziel: Standard 14 Tage — in den Einstellungen als Default hinterlegbar.
Bankverbindung: Muss in der Fußzeile stehen — IBAN und BIC.
Kleinunternehmer-Hinweis: Pflicht wenn Sie §19 UStG nutzen. SevDesk fügt automatisch ein: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Schritt 5: Versenden
Klicken Sie auf „Rechnung erstellen“ → Vorschau prüfen → „Per E-Mail senden“. SevDesk öffnet ein E-Mail-Formular mit der Rechnung als PDF-Anhang.
Alternativ: PDF herunterladen und über Ihr eigenes E-Mail-Programm versenden.
Wichtig: Die Rechnung ist erst nach dem Versand offiziell — nicht bereits nach der Erstellung in SevDesk. Das Datum auf der Rechnung sollte dem Versanddatum entsprechen.
Häufige Fehler bei der ersten Rechnung
- Fehlende Steuernummer: Ohne Steuernummer oder USt-IdNr. ist die Rechnung formal ungültig.
- Kein Leistungszeitraum: „Beratung“ reicht nicht — „Beratungsleistungen Januar 2025“ ist korrekt.
- Falsche Rechnungsnummer: SevDesk vergibt automatisch — nicht manuell ändern.
- Kleinunternehmer ohne §19-Hinweis: Pflicht, sonst drohen Korrekturaufforderungen.
[IMAGE:invoice form being filled out on computer screen with German tax fields highlighted, NO PEOPLE, no faces, professional accounting office setup]
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