Dieses Thema begegnet mir täglich in der Beratung. Ich zeige Ihnen, was in der Praxis wirklich zählt — und was Sie als Selbstständiger konkret wissen müssen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist NICHT ein PDF, das Sie per E-Mail versenden. Eine echte E-Rechnung ist eine maschinenlesbare Datei mit strukturierten XML-Daten, die automatisch von Buchhaltungssoftware verarbeitet werden kann.
Erlaubte Formate in Deutschland:
- ZUGFeRD: Hybridformat = menschenlesbares PDF + eingebettete XML-Daten
- XRechnung: Reines XML-Format ohne visuellen Anteil (vor allem für öffentliche Auftraggeber)
Der Zeitplan der E-Rechnungspflicht
| Datum | Pflicht |
|---|---|
| 01.01.2025 | Pflicht zum EMPFANG von E-Rechnungen |
| 01.01.2027 | Pflicht zur AUSSTELLUNG (Unternehmen > 800.000€ Jahresumsatz) |
| 01.01.2028 | Pflicht zur AUSSTELLUNG für ALLE B2B-Unternehmer |
Wichtig für 2025: Jeder B2B-Unternehmer muss technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. SevDesk erfüllt diese Anforderung.
ZUGFeRD: Das hybride Format
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist besonders praxisfreundlich:
- Für Empfänger: Sieht aus wie ein normales PDF
- Für Software: Enthält eingebettete XML-Daten, die automatisch verarbeitet werden
- SevDesk-Unterstützung: ZUGFeRD-Rechnungen können direkt aus SevDesk erstellt und exportiert werden
E-Rechnung in SevDesk aktivieren
- SevDesk → Einstellungen → Rechnungsgestaltung
- E-Rechnung: ZUGFeRD-Format aktivieren
- Bei Rechnungsversand: Option „ZUGFeRD PDF“ wählen
- Empfänger erhält PDF mit eingebetteten XML-Daten
Für Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern (Bund, Länder): XRechnung erforderlich — SevDesk-Export als XRechnung möglich.
E-Rechnungen empfangen
Wenn Sie E-Rechnungen von Lieferanten erhalten:
- ZUGFeRD-PDFs: Können direkt in SevDesk hochgeladen werden → automatische Datenerkennung
- XRechnung (XML): In SevDesk importieren über Beleg-Upload
Welche Rechnungen brauchen keine E-Rechnung?
- B2C-Rechnungen (an Privatpersonen): Keine E-Rechnung-Pflicht
- Kleinbetragsrechnungen (unter 250€ brutto): Vereinfachte Anforderungen
- Fahrausweise: Ausgenommen
Fazit: Jetzt vorbereiten
Empfangspflicht gilt ab sofort. Empfehlung:
- SevDesk ZUGFeRD-Option aktivieren → Sie können ab sofort E-Rechnungen empfangen und ausstellen
- Lieferanten können E-Rechnungen schicken — Sie sind vorbereitet
- 2027/2028: Ausstellungspflicht — bis dahin SevDesk weiterentwickelt
[IMAGE:Electronic invoice ZUGFeRD format with XML data structure and PDF hybrid document illustration, NO PEOPLE, no faces, digital invoice modernization concept, blue and white structured data design]
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