Privatentnahme vs Gehalt: was sich wirklich lohnt

Warum diese Entscheidung so wichtig ist

Privatentnahme oder Gehalt: Diese Frage stellt sich jeder Einzelunternehmer fruher oder spater. Und die Antwort hat direkte Auswirkungen auf deine Steuerlast, deine Sozialversicherung und deinen tatsachlichen Lebensstandard. Ich habe in den letzten funf Jahren uber 40 Einzelunternehmer zu diesem Thema beraten und sehe immer wieder dieselben Denkfehler.

In diesem Ratgeber erklarst du den Unterschied zwischen Privatentnahme und Gehalt, wann welches Modell sinnvoll ist und wie du die optimale Strategie fur deine Situation findest. Mit konkreten Zahlenbeispielen und meiner ehrlichen Einschatzung, was sich als Einzelunternehmer wirklich lohnt.

Grundlagen: Privatentnahme versus Gehalt

Als Einzelunternehmer zahlst du dir kein Gehalt im klassischen Sinne. Das liegt daran, dass du rechtlich keine getrennte juristische Person bist. Dein Unternehmen und du als Privatperson seid steuerlich identisch. Was du aus dem Geschaft entnimmst, ist eine Privatentnahme.

Ein Gehalt im arbeitsrechtlichen Sinne kannst du dir nur zahlen, wenn du eine GmbH oder UG grundest und als Geschaftsfuhrer angestellt bist. Dann bist du gleichzeitig Gesellschafter und Arbeitnehmer.

Der Kernunterschied in der Buchhaltung:

Privatentnahme im Detail: So funktioniert es

Als Einzelunternehmer entnimmst du Geld aus deinem Betriebsvermogen fur private Zwecke. In der GoBD-konformen Buchhaltung buchst du das auf Konto 1800 (SKR03) oder 2100 (SKR04).

Wichtig: Eine Privatentnahme ist keine Betriebsausgabe. Sie mindert deinen Gewinn nicht. Du zahlst Einkommensteuer auf den gesamten Betriebsgewinn, egal wie viel oder wie wenig du entnimmst.

Beispielrechnung fur ein Einzelunternehmen mit 80.000 Euro Gewinn (2026, ledig, keine Kirche):

• Einkommensteuer: circa 19.200 Euro
• Solidaritatszuschlag: circa 0 Euro (unter Freigrenze seit 2021)
• Gewerbesteuer: circa 3.430 Euro (Hebesatz 400%, Freibetrag 24.500 Euro, Anrechnung auf ESt)
• Krankenversicherung: circa 8.400 Euro jahrlich (freiwillig GKV, Mindestbeitrag Selbstandige)
• Verbleibend netto: circa 49.000 Euro

Ob du davon 2.000 oder 4.000 Euro monatlich entnimmst, andert an der Steuerbelastung nichts. Die Steuer berechnet sich auf den Gewinn, nicht auf die Entnahme.

GmbH-Geschaftsfuhrer-Gehalt: Lohnt sich der Wechsel?

Viele Einzelunternehmer uberlegen ab einem gewissen Gewinn, in eine GmbH umzuwandeln und sich ein Geschaftsfuhrer-Gehalt zu zahlen. Lass uns das gleiche Beispiel durchrechnen: 80.000 Euro Unternehmensgewinn, davon 60.000 Euro als GF-Gehalt.

• Gehalt 60.000 Euro: Lohnsteuer circa 13.800 Euro, Sozialabgaben (AG+AN) circa 12.600 Euro
• Verbleibender GmbH-Gewinn: 20.000 Euro minus Korperschaftsteuer (15%) minus Solidaritatszuschlag minus Gewerbesteuer = circa 13.600 Euro im Unternehmen
• Bei Ausschuttung: plus circa 3.600 Euro Kapitalertragsteuer
• Verbleibend netto: circa 43.000 Euro (bei Vollausschuttung)

Ergebnis: Bei 80.000 Euro Gewinn ist das Einzelunternehmen mit Privatentnahme circa 6.000 Euro gunstiger als die GmbH mit Gehalt. Die GmbH lohnt sich erst ab deutlich hoheren Gewinnen.

Ab welchem Gewinn lohnt sich die GmbH?

Nach meiner Erfahrung liegt der Break-even-Point fur den Wechsel zur GmbH zwischen 120.000 und 150.000 Euro Jahresgewinn. Ab diesem Punkt uberwiegen die Vorteile der GmbH:

• Korperschaftsteuer (15%) plus Gewerbesteuer ist gunstiger als der Spitzensteuersatz (42% ab 66.761 Euro zu versteuerndem Einkommen)
• Gewinnthesaurierung: Gewinne im Unternehmen belassen und nur bei Bedarf ausschutten
• Haftungsbeschrankung: Kein privates Risiko bei Geschaftsschulden

Aber Achtung: Die GmbH bringt deutlich hohere laufende Kosten mit. Du brauchst einen Steuerberater fur die GmbH-Bilanz (2.000 bis 5.000 Euro jahrlich), zahlst IHK-Beitrage und hast einen erhohten Verwaltungsaufwand. Diese Kosten musst du gegenrechnen.

Privatentnahme richtig buchen in SevDesk

In SevDesk buchst du eine Privatentnahme so:

1. Gehe zu Buchhaltung und wahle Manuelle Buchung
2. Konto: 1800 (Privatentnahmen allgemein) oder 1810 (Privatentnahmen Waren)
3. Gegenkonto: 1200 (Bank) oder 1000 (Kasse)
4. Betrag und Datum eintragen
5. Als Beleg: Kontoauszug anhangen

Ich empfehle, einmal monatlich einen festen Betrag als Privatentnahme zu buchen. Das schafft Transparenz und du siehst sofort, ob dein Unternehmen die Entnahme tragt.

Sachentnahmen und geldwerte Vorteile

Neben Geldentnahmen gibt es Sachentnahmen: Du nutzt betriebliche Guter privat. Die haufigsten Falle:

• Firmenwagen: Private Nutzung ist als Sachentnahme zu versteuern (1%-Regelung oder Fahrtenbuch)
• Telefon und Internet: Private Nutzung des Geschaftsanschlusses, pauschal 20% oder nach Einzelnachweis
• Buroequipment: Laptop oder Drucker fur private Zwecke genutzt

In SevDesk erfasst du Sachentnahmen ebenfalls auf Konto 1800, aber mit einem Verweis auf den Sachverhalt. Bei der Fahrtkosten-Thematik ist das besonders wichtig, weil das Finanzamt hier genau hinschaut.

Meine optimale Strategie fur Einzelunternehmer

Nach funf Jahren Beratungserfahrung empfehle ich folgende Strategie:

1. Unter 60.000 Euro Gewinn: Einzelunternehmen beibehalten, monatliche Privatentnahme fest einplanen, Rucklage fur Steuern bilden (30% des Gewinns auf separates Konto)
2. 60.000 bis 120.000 Euro Gewinn: Einzelunternehmen behalten, aber Investitionen prufen, die den Gewinn senken (Weiterbildung, Equipment, Rucklagen nach Paragraph 7g EStG)
3. Ab 120.000 Euro Gewinn nachhaltig: GmbH-Grundung mit Steuerberater durchrechnen. Nicht wegen der Steuer allein, sondern wegen Haftung und Gewinnthesaurierung.

Entscheidend ist das Wort nachhaltig. Ein einmaliger Spitzengewinn rechtfertigt keine GmbH-Grundung. Die Grundungskosten (Notar circa 800 Euro, Handelsregister circa 150 Euro, Steuerberater-Erstberatung circa 500 Euro) und laufende Mehrkosten amortisieren sich erst uber mehrere Jahre.

Steuertipps fur die Privatentnahme

Drei Steuertipps, die ich jedem Einzelunternehmer gebe:

• Steuerrucklage von Tag eins: Lege 30 Prozent jedes Umsatzes sofort auf ein separates Tagesgeldkonto. So vermeidest du die beruchtigten Steuernachzahlungen, die viele Grundungsunternehmer in Liquiditatsengpasse treiben.
• Gewerbesteuer-Anrechnung nutzen: Die Gewerbesteuer wird bis zum 4-fachen des Hebesatzes auf die Einkommensteuer angerechnet. Bei einem Hebesatz unter 400% zahlst du de facto keine Gewerbesteuer.
• Investitionsabzugsbetrag (IAB): Bis zu 50% der geplanten Anschaffungskosten vorab gewinnmindernd abziehen (maximal 200.000 Euro). Ideal, wenn du weisst, dass du nachstes Jahr grosse Investitionen planst.

Vergleich: Was bleibt wirklich ubrig?

Hier eine Gesamtubersicht fur verschiedene Gewinnstufen:

Ab 150.000 Euro kippt die Rechnung zugunsten der GmbH. Aber denke an die Mehrkosten: 3.000 bis 5.000 Euro jahrlich fur Bilanz und Verwaltung.

FAQ: Privatentnahme vs Gehalt

Muss ich eine Privatentnahme dem Finanzamt melden?

Nicht separat. Privatentnahmen fliessen in deine Einnahmen-Uberschuss-Rechnung oder Bilanz ein. Das Finanzamt sieht sie in der Anlage EUR oder der Bilanz. Eine gesonderte Meldung ist nicht notwendig.

Wie oft darf ich Privatentnahmen machen?

So oft du willst. Es gibt keine gesetzliche Begrenzung fur Haufigkeit oder Hohe von Privatentnahmen. Allerdings solltest du nie mehr entnehmen, als dein Betrieb erwirtschaftet, sonst entsteht ein negatives Eigenkapital.

Zahle ich auf Privatentnahmen Umsatzsteuer?

Auf reine Geldentnahmen nicht. Auf Sachentnahmen (z.B. du entnimmst Ware fur den Eigenbedarf) fallt Umsatzsteuer an. Die Bemessungsgrundlage ist der Einkaufspreis oder die Selbstkosten.

Kann ich als Einzelunternehmer in die Rentenversicherung einzahlen?

Freiwillig ja. Pflichtversichert bist du nur in bestimmten Berufen (z.B. Handwerker, Lehrer, Hebammen). Ich rate den meisten meiner Kunden zu einer Kombination aus freiwilliger GRV und privater Altersvorsorge. Die freiwilligen Beitrage sind als Sonderausgaben absetzbar.

Was passiert mit der Privatentnahme bei einer Betriebsprufung?

Der Prufer vergleicht deine Privatentnahmen mit deinen Lebenshaltungskosten (sogenannte Richtsatzsammlung). Entnimmst du deutlich weniger, als du zum Leben brauchst, vermutet das Finanzamt unversteuerte Einnahmen. Entnimmst du mehr als den Gewinn, deutet das auf nicht erklarte Einlagen hin. Beides lost Nachfragen aus.

Von Markus Hoffmann

Markus Hoffmann ist zertifizierter Buchhalter mit 18 Jahren Berufserfahrung in der Beratung von Freiberuflern und kleinen Unternehmen. Als langjähriger Partner mehrerer Steuerberatungskanzleien in Bayern hat er Hunderte von Unternehmern bei der Wahl ihrer Buchhaltungssoftware begleitet. Auf buchhaltung-test.com testet er unabhängig SevDesk, Lexoffice, Fastbill und weitere Lösungen für den deutschen Markt.

Alle Artikel von Markus Hoffmann anzeigen  ·  Zuletzt aktualisiert: 13. April 2026