KURZ ZUSAMMENGEFASST

KURZ ZUSAMMENGEFASST

✅ GoBD seit 2020 verschärft — digitale Belegarchivierung ist Pflicht
✅ SevDesk ist GoBD-zertifiziert — Belege sind rechtssicher archiviert
✅ SevDesk-App ermöglicht sofortige Belegerfassung mit Smartphone
⚠️ Original-Papierbelege dürfen nach der Digitalisierung nicht sofort vernichtet werden — Ausnahme: ersetzendes Scannen
⚠️ Belege müssen unveränderbar gespeichert werden — kein Nachbearbeiten nach Upload

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Was die GoBD für Selbstständige bedeutet

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind seit 2015 in Kraft und wurden zuletzt 2020 aktualisiert.

Für Selbstständige bedeuten die GoBD:

1. Unveränderlichkeit: Einmal archivierte Belege dürfen nicht nachbearbeitet werden
2. Lesbarkeit: Belege müssen über 10 Jahre lesbar bleiben
3. Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung muss einem Originalbeleg zugeordnet sein
4. Vollständigkeit: Alle steuerlich relevanten Belege müssen erfasst sein
5. Zeitnähe: Belege sollen zeitnah erfasst werden — nicht erst zum Jahresende

SevDesk erfüllt alle diese Anforderungen, wenn Sie das System korrekt nutzen.

Der richtige Digitalisierungs-Workflow

Sofort nach Erhalt des Belegs:

1. SevDesk-App öffnen
2. „Beleg scannen“ antippen
3. Foto aufnehmen (alle 4 Ecken sichtbar, gut beleuchtet)
4. OCR-Erkennung läuft automatisch — Betrag, Datum, Empfänger werden erkannt
5. Kategorie zuordnen (oder automatischen Vorschlag bestätigen)
6. Speichern

Der gesamte Prozess dauert 30–60 Sekunden.

Papierbelege nach der Digitalisierung aufbewahren?

Die GoBD unterscheiden zwischen:

Einfache Digitalisierung: Sie scannen den Beleg, aber der Papieroriginal muss weiterhin aufbewahrt werden (10 Jahre).

Ersetzendes Scannen: Sie scannen nach einem definierten Prozess (Scan-Anweisung vorhanden, Qualitätskontrolle, sofortige Vernichtung) und dürfen den Papieroriginal danach vernichten. Dieser Prozess ist aufwändig in der Einrichtung.

Meine Empfehlung für die meisten Selbstständigen: Belege bis ca. 150€ nach dem Scannen in einer Sammelbox aufbewahren und am Jahresende vernichten. Größere Belege (Maschinen, Fahrzeuge) 10 Jahre aufbewahren.

Was SevDesk GoBD-konform macht

• Unveränderlichkeit: Nach dem Upload kann ein Beleg nur gelöscht, nicht verändert werden. Jede Änderung wird protokolliert.
• Redundante Speicherung: SevDesk speichert auf mehreren Servern.
• Exportierbarkeit: Belege können jederzeit als ZIP-Archiv heruntergeladen werden.
• Verknüpfung mit Buchungen: Jeder Beleg ist einer Buchung zugeordnet — vollständige Nachvollziehbarkeit.

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[IMAGE:smartphone scanning receipt with accounting app showing automatic data recognition, NO PEOPLE, no faces, organized home office environment]