Buchhaltung fur Amazon FBA: mein SevDesk-Setup

Warum Amazon FBA eine eigene Buchhaltungslogik braucht

Als ich 2021 meinen ersten Amazon-FBA-Kunden betreute, wurde mir schnell klar: Die klassische Buchhaltung reicht hier nicht aus. Amazon FBA bringt eine Komplexitat mit, die viele Grundungsberater unterschatzen. Zwischen Lagergebuhren, FBA-Fees, Pan-EU-Programm und Retouren verliert man ohne System sofort den Uberblick.

In diesem Ratgeber zeige ich dir mein komplettes SevDesk-Setup fur Amazon-FBA-Handler. Ich nutze dieses System seit uber vier Jahren und habe es mit mittlerweile 23 FBA-Kunden verfeinert. Du bekommst konkrete Kontenrahmen-Zuordnungen, Automatisierungen und Praxistipps, die dir monatlich 8 bis 12 Stunden Buchhaltungsarbeit sparen.

Die Besonderheiten der Amazon-FBA-Buchhaltung

Amazon FBA unterscheidet sich fundamental von klassischem E-Commerce. Du versendest nicht selbst, sondern Amazon ubernimmt Lagerung, Versand und Retouren. Das klingt einfach, erzeugt aber buchhaltungstechnisch eine enorme Komplexitat.

Erstens: Amazon ist kein Marktplatz im steuerlichen Sinne, sondern ein Kommissionar. Die Rechnungsstellung lauft uber dich, nicht uber Amazon. Zweitens: Die FBA-Gebuhren sind keine einfachen Versandkosten, sondern setzen sich aus Lagergebuhren, Pick-and-Pack-Fees, Langzeitlagergebuhren und Werbekosten zusammen. Drittens: Bei Pan-EU verschickst du Ware in bis zu sieben EU-Lander, was Umsatzsteuer-Voranmeldungen in jedem Land erfordert.

Die haufigsten Fehler, die ich bei neuen FBA-Handlern sehe:

• Amazon-Auszahlungen werden als Umsatz gebucht (falsch: es sind Netto-Auszahlungen nach Abzug aller Fees)
• FBA-Gebuhren werden pauschal auf ein Konto gebucht statt differenziert
• Retouren werden nicht zeitnah als Erlosminderung erfasst
• Warenbestand im Amazon-Lager wird nicht als Umlaufvermogen bilanziert

SevDesk Grundeinrichtung fur FBA-Handler

Mein Setup basiert auf dem SevDesk-Tarif Buchhaltung (ab 17,90 Euro monatlich). Der Rechnung-Tarif reicht fur FBA nicht aus, weil dir die Kontenzuordnung und der DATEV-Export fehlen.

Im ersten Schritt richtest du folgende benutzerdefinierte Kategorien ein:

Warum diese Aufteilung? Weil du bei einer Betriebsprufung sofort nachweisen musst, welche Kosten wo anfallen. Ein pauschales Konto „Amazon-Gebuhren“ reicht dem Finanzamt nicht.

Amazon Settlement Reports automatisch verarbeiten

Jeden 14 Tage erstellt Amazon einen Settlement Report. Dieses Dokument ist die Grundlage deiner FBA-Buchhaltung, denn es enthalt alle Transaktionen des Abrechnungszeitraums: Verkaufe, Erstattungen, Gebuhren und die finale Auszahlung.

Mein Workflow sieht so aus:

1. Download: Settlement Report als CSV aus Seller Central herunterladen
2. Aufbereitung: Mit einem einfachen Python-Skript oder dem Tool Amainvoice (ab 9 Euro/Monat) die einzelnen Positionen in Buchungssatze umwandeln
3. Import in SevDesk: Uber die SevDesk-API oder manuell als Sammelbuchung erfassen
4. Abgleich: Auszahlungsbetrag mit Bankbuchung matchen

Der entscheidende Punkt: Du buchst nicht die Amazon-Auszahlung als Umsatz. Du buchst die einzelnen Verkaufe als Erlose und die Fees als Aufwand. Die Auszahlung ist nur der Saldo.

Bei 200 bis 500 Bestellungen pro Settlement-Zeitraum sparst du mit der automatisierten Verarbeitung circa 4 Stunden pro Abrechnung. Bei zwei Settlements pro Monat sind das 8 Stunden monatlich.

Umsatzsteuer bei Amazon FBA: Pan-EU und OSS

Das Thema Umsatzsteuer ist bei Amazon FBA der grosste Stolperstein. Seit Juli 2021 gilt das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS), das die Umsatzsteuermeldung bei Fernverkaufen innerhalb der EU vereinfacht. Aber: OSS gilt nur fur B2C-Verkaufe unter der Lieferschwelle. Bei Pan-EU mit Lagerung in mehreren Landern brauchst du trotzdem lokale Umsatzsteuer-Registrierungen.

Konkret bedeutet das:

• Nur Deutschland: Einfachster Fall. Du meldest alles uber deine deutsche USt-VA.
• Pan-EU ohne CEE: Lagerung in DE + einem weiteren Land (z.B. Polen). Du brauchst eine polnische USt-ID und meldest dort lokal.
• Pan-EU mit CEE: Lagerung in bis zu 7 Landern. Jedes Land erfordert eine eigene Registrierung und monatliche/quartalige Meldung.

In SevDesk bildest du das ab, indem du fur jedes Land einen separaten Erlos-Buchungskreis anlegst. Ich nutze die Tags-Funktion, um Verkaufe nach Bestimmungsland zu kennzeichnen. Fur die lokalen Meldungen arbeite ich mit spezialisierten Dienstleistern wie hellotax (ab 34 Euro/Land/Monat) oder Taxdoo (ab 49 Euro/Monat).

Warenbestand und Inventur im Amazon-Lager

Ein Punkt, den 80 Prozent meiner FBA-Kunden anfangs ignorieren: Der Warenbestand im Amazon-Lager gehort zu deinem Betriebsvermogen. Du musst ihn zum Jahresende inventarisieren und bilanzieren (bei Bilanzierungspflicht) oder zumindest fur die Jahresabschluss-Vorbereitung dokumentieren.

Amazon stellt dafur den Inventory Report bereit. Diesen leitest du Ende Dezember ab und multiplizierst die Stuck mit deinem Einkaufspreis (nicht Verkaufspreis). Das Ergebnis buchst du als Bestandsveranderung.

In SevDesk erfasse ich den Warenbestand als manuelle Buchung:

• SKR03 Konto 3960 (Bestandsveranderungen) gegen Konto 3980 (Warenbestand)
• Beleg: Screenshot des Amazon Inventory Reports mit Datum und Stuckzahlen
• Bei mehreren ASINs: Excel-Aufstellung als Anlage

Retouren und Erstattungen korrekt buchen

Bei Amazon FBA liegt die Retourenquote branchenabhangig zwischen 5 und 25 Prozent. Jede Retoure erzeugt mehrere Buchungen:

1. Erlosminderung: Der Verkaufspreis wird gutgeschrieben (Konto 8720)
2. Gebuhr-Erstattung: Amazon erstattet die Referral Fee teilweise zuruck
3. Retourengebuhr: Amazon berechnet eine Rucksende-Processing-Fee
4. Wareneingang: Die retournierte Ware geht zuruck ins Lager (oder wird entsorgt)

Diese vier Positionen findest du alle im Settlement Report. Mein SevDesk-Setup bucht sie automatisiert uber die Kategorie-Zuordnung. Wichtig: Retouren, bei denen Amazon die Ware als unfulfillable einstuft und entsorgt, musst du als Warenverlust buchen, nicht als Retoure.

Werbekosten und PPC-Kampagnen tracken

Amazon PPC (Pay per Click) ist fur die meisten FBA-Handler der grosste Kostenblock nach dem Wareneinkauf. Bei einem typischen Kunden mit 50.000 Euro Jahresumsatz liegen die PPC-Kosten zwischen 5.000 und 12.000 Euro.

In SevDesk buche ich PPC-Kosten auf Konto 4600 (Werbekosten). Der Clou: Ich tagge jede PPC-Buchung mit dem Kampagnentyp (Sponsored Products, Sponsored Brands, Sponsored Display), damit ich am Jahresende eine Auswertung nach Kampagnenart erstellen kann.

Praxis-Tipp: Lade dir monatlich den Advertising Reports aus Seller Central herunter und gleiche die Summe mit den PPC-Abzugen im Settlement Report ab. Abweichungen entstehen durch Zeitversatz zwischen Klick und Abrechnung.

DATEV-Export und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Die meisten meiner FBA-Kunden arbeiten mit einem Steuerberater zusammen, zumindest fur den Jahresabschluss. SevDesk bietet dafur einen DATEV-Export, der alle Buchungen im Format exportiert, das dein Steuerberater direkt in seine Software importieren kann.

Mein Workflow fur den Steuerberater-Export:

1. Quartalig: DATEV-Export aus SevDesk erstellen und per Mail senden
2. Dazu: PDF-Zusammenfassung der Amazon Settlement Reports als Belege
3. Jahrlich: Inventurliste, PPC-Auswertung und OSS-Meldungen beilegen

Die durchschnittlichen Steuerberater-Kosten fur einen FBA-Handler mit 100.000 bis 300.000 Euro Umsatz liegen bei 2.400 bis 4.800 Euro jahrlich. Mit einem sauberen SevDesk-Setup reduzierst du diese Kosten um 20 bis 30 Prozent, weil dein Steuerberater weniger Nachfragen hat.

Mein komplettes Monats-Ritual in 5 Schritten

Nach vier Jahren habe ich meinen FBA-Buchhaltungs-Workflow auf funf Schritte pro Monat reduziert:

1. Tag 1-3 nach Settlement: Report herunterladen, uber Amainvoice aufbereiten, in SevDesk importieren. Zeitaufwand: 30 Minuten.
2. Tag 3: Bankabgleich der Amazon-Auszahlung in SevDesk. Zeitaufwand: 5 Minuten.
3. Tag 5: PPC-Reports herunterladen und mit Settlement abgleichen. Zeitaufwand: 15 Minuten.
4. Tag 10: USt-Voranmeldung erstellen (oder ans Steuerburo weiterleiten). Zeitaufwand: 20 Minuten.
5. Tag 15: Kurze BWA-Analyse in SevDesk: Umsatz, Marge, PPC-Quote prufen. Zeitaufwand: 10 Minuten.

Gesamtaufwand: Unter 90 Minuten pro Monat. Vor meinem SevDesk-Setup waren es uber 10 Stunden.

Haufige Fehler und wie du sie vermeidest

In meiner Beratungspraxis sehe ich immer wieder dieselben Fehler bei FBA-Handlern:

• Amazon-Rechnungen nicht aufbewahrt: Amazon stellt fur FBA-Gebuhren keine klassischen Rechnungen aus. Du musst die Settlement Reports als Eigenbelege behandeln und 10 Jahre aufbewahren.
• Wareneinkauf falsch periodenabgegrenzt: Ware, die du im Dezember bestellst aber erst im Januar eingeht, gehort ins alte Jahr, wenn die Rechnung im Dezember datiert ist.
• Muster und Testprodukte nicht als Entnahme gebucht: Produkte, die du fur Fotos oder Tests entnimmst, sind Eigenverbrauch und mussen versteuert werden.
• Geschenkverpackungen vergessen: Amazon berechnet dem Kunden extra fur Geschenkverpackung, du bekommst diesen Betrag. Er ist umsatzsteuerpflichtiger Erlos.

FAQ: Amazon FBA Buchhaltung mit SevDesk

Reicht der SevDesk Rechnung-Tarif fur Amazon FBA?

Nein. Fur Amazon FBA brauchst du mindestens den Buchhaltung-Tarif (ab 17,90 Euro/Monat), weil du die Kontenzuordnung, den DATEV-Export und die USt-Voranmeldung benoetigst. Der Rechnung-Tarif bietet keine Buchhaltungsfunktionen.

Muss ich fur jedes Amazon-Land eine eigene Buchhaltung fuhren?

Nein, du fuhrst eine zentrale Buchhaltung in Deutschland. Allerdings musst du die Umsatze nach Bestimmungsland aufschluesseln und gegebenenfalls lokale USt-Meldungen abgeben. In SevDesk erreichst du das uber Tags und separate Erlos-Kategorien.

Wie buche ich Amazon-Gutscheine und Coupons?

Amazon-Coupons, die du als Seller anbietest, sind Erlosminderungen. Du buchst den Coupon-Betrag auf Konto 8720. Die Coupon-Redemption-Fee von Amazon (0,60 Euro pro eingelostem Coupon) buchst du als Werbekosten auf 4600.

Was passiert bei einer Betriebsprufung mit Amazon-FBA-Daten?

Das Finanzamt fordert typischerweise die letzten drei Jahre Settlement Reports, deine Kontenzuordnung und den Nachweis der Warenbestande. Mit meinem SevDesk-Setup hast du alles an einem Ort. Lade zusatzlich die Amazon-Transaktionsberichte als CSV herunter und archiviere sie jahrlich.

Kann ich die SevDesk-API fur den automatischen Settlement-Import nutzen?

Ja, die SevDesk-API erlaubt das Erstellen von Buchungen per REST-Call. In Kombination mit einem Tool wie Amainvoice oder einem eigenen Skript kannst du den gesamten Import automatisieren. Ich empfehle allerdings eine manuelle Stichprobenkontrolle pro Settlement.

Von Markus Hoffmann

Markus Hoffmann ist zertifizierter Buchhalter mit 18 Jahren Berufserfahrung in der Beratung von Freiberuflern und kleinen Unternehmen. Als langjähriger Partner mehrerer Steuerberatungskanzleien in Bayern hat er Hunderte von Unternehmern bei der Wahl ihrer Buchhaltungssoftware begleitet. Auf buchhaltung-test.com testet er unabhängig SevDesk, Lexoffice, Fastbill und weitere Lösungen für den deutschen Markt.

Alle Artikel von Markus Hoffmann anzeigen  ·  Zuletzt aktualisiert: 13. April 2026