Dieses Thema begegnet mir täglich in der Beratung. Ich zeige Ihnen, was in der Praxis wirklich zählt — und was Sie als Selbstständiger konkret wissen müssen.
Warum ein gepflegter Kundenstamm wichtig ist
In meiner Kanzlei sehe ich regelmäßig Mandanten, deren Kundenstamm chaotisch ist: Derselbe Kunde unter drei verschiedenen Namen, fehlende Adressen, keine USt-IdNr. Das führt zu falsch adressierten Rechnungen, falscher Steuerbehandlung und Problemen beim Mahnwesen.
Ein gepflegter Kundenstamm ist die Grundlage für korrekte Buchführung.
Neuen Kunden anlegen
Kontakte → Neuer Kontakt:
- Typ: Person (Privatperson) oder Unternehmen
- Name: Genau wie im Handelsregister oder Personalausweis
- Adresse: Vollständig (Straße, PLZ, Ort, Land)
- USt-IdNr.: Bei Firmenkunden in der EU — Pflicht für korrekte EU-Rechnungen
- Steuernummer: Bei inländischen Kunden optional
- Kundennummer: Automatisch vergeben oder manuell (z.B. K-2025-001)
- Standardzahlungsbedingung: Zahlungsziel spezifisch für diesen Kunden
- Rabatt: Für besondere Kundenbeziehungen
Bestehende Kontakte importieren
Wenn Sie von einem anderen System wechseln, können Sie Kontakte als CSV importieren. Das spart stundenlange manuelle Eingaben.
CSV-Format für den Import:
Name,Strasse,PLZ,Ort,Land,Email,Telefon,UStIdNr
"Mustermann GmbH","Musterstr. 1","80333","München","DE","[email protected]","+49891234567","DE123456789"Gehen Sie zu Kontakte → Import → CSV hochladen → Felder zuordnen.
Kontakthistorie nutzen
Bei jedem Kontakt sehen Sie alle verknüpften Vorgänge: Rechnungen, Zahlungen, offene Posten, Mahnungen. Das ist besonders nützlich für:
- Wiederholungsanfragen („Was haben Sie uns zuletzt geliefert?“)
- Mahnwesen (Zahlungshistorie sofort sichtbar)
- Jahresauswertungen (Umsatz je Kunde)
Duplikate vermeiden und bereinigen
Bevor Sie einen neuen Kontakt anlegen, suchen Sie immer nach bestehenden Einträgen. SevDesk prüft nicht automatisch auf Duplikate.
Duplikate bereinigen: In SevDesk können Sie Kontakte zusammenführen (Kontakt öffnen → Mehr → Mit anderem Kontakt zusammenführen).
[IMAGE:customer relationship management interface showing contact list with company details on screen, NO PEOPLE, no faces, clean CRM dashboard view]
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