Warum du eine Umsatzsteuer-ID brauchst
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist fur jeden Grunder relevant, der Geschafte mit anderen EU-Landern plant oder B2B-Dienstleistungen anbietet. Ohne USt-IdNr. kannst du keine innergemeinschaftlichen Lieferungen steuerfrei durchfuhren und keine Reverse-Charge-Rechnungen stellen. In meiner Beratung erlebe ich regelmassig, dass Grunder die Beantragung monatelang aufschieben und dann bei der ersten EU-Rechnung in Panik geraten.
Dieser Ratgeber fuhrt dich Schritt fur Schritt durch den gesamten Prozess: von der Beantragung uber die Verwendung bis zur korrekten Angabe auf Rechnungen. Inklusive der Sonderfalle, die dir kein Standardratgeber erklart.
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Zum Vergleich 2026 →Umsatzsteuer-ID vs. Steuernummer: Der Unterschied
Viele Grunder verwechseln die Umsatzsteuer-ID mit der Steuernummer. Das sind zwei verschiedene Nummern mit unterschiedlichen Funktionen:
| Merkmal | Steuernummer | Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.) |
|---|---|---|
| Vergeben von | Zustandiges Finanzamt | Bundeszentralamt fur Steuern (BZSt) |
| Format | z.B. 21/815/08150 (variiert nach Bundesland) | DE + 9 Ziffern (z.B. DE123456789) |
| Verwendung | Inland, Steuererklarungen | EU-weiter Geschafstverkehr |
| Pflicht auf Rechnungen | Ja, wenn keine USt-IdNr. vorhanden | Ja, bei innergemeinschaftlichen Leistungen |
| Beantragung | Automatisch bei Gewerbeanmeldung | Separater Antrag notwendig |
Auf jeder Rechnung muss entweder deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. stehen. Ich empfehle, sobald du die USt-IdNr. hast, nur noch diese zu verwenden. Der Grund: Die Steuernummer lasst Ruckschlusse auf dein zustandiges Finanzamt und damit deinen Wohnort zu. Die USt-IdNr. ist datenschutzfreundlicher.
Schritt 1: Voraussetzungen prufen
Bevor du die USt-IdNr. beantragen kannst, mussen folgende Bedingungen erfullt sein:
- Du hast ein Gewerbe angemeldet oder bist als Freiberufler beim Finanzamt registriert
- Du hast den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefullt und an dein Finanzamt geschickt
- Du hast eine Steuernummer vom Finanzamt erhalten
- Du bist nicht im Kleinunternehmer-Regime nach Paragraph 19 UStG (oder du planst, in die Regelbesteuerung zu wechseln)
Achtung beim letzten Punkt: Als Kleinunternehmer kannst du trotzdem eine USt-IdNr. beantragen. Du brauchst sie, wenn du Waren oder Dienstleistungen aus dem EU-Ausland beziehst und das Reverse-Charge-Verfahren anwenden musst. Allerdings darfst du dann auf deinen eigenen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen.
Schritt 2: Online-Antrag beim BZSt
Die Beantragung erfolgt online uber das Portal des Bundeszentralamts fur Steuern unter www.bzst.de. Der Prozess ist kostenlos.
- Rufe die Seite Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen auf der BZSt-Website auf
- Wahle Erstmalige Erteilung einer USt-IdNr.
- Gib folgende Daten ein: Name/Firma, Anschrift, zustandiges Finanzamt, Steuernummer
- Bei Personengesellschaften: zusatzlich die personlichen Daten des Antragstellers
- Absenden und die Bestatigungsseite ausdrucken oder als PDF speichern
Alternativ kannst du die USt-IdNr. auch uber den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragen. In Zeile 35 des Fragebogens gibt es ein Feld, in dem du die USt-IdNr. direkt anfordern kannst. Wenn du das bei der Grundung ankreuzt, sparst du dir den separaten Antrag.
Schritt 3: Wartezeit und was du in der Zwischenzeit tust
Die Bearbeitungszeit beim BZSt betragt aktuell 2 bis 8 Wochen. In meiner Erfahrung dauert es im Durchschnitt 3 bis 4 Wochen. Die USt-IdNr. wird dir per Post zugestellt.
Was machst du, wenn du in der Wartezeit eine EU-Rechnung stellen musst? Zwei Optionen:
- Option A: Rechnung mit Steuernummer stellen und nach Erhalt der USt-IdNr. eine korrigierte Rechnung senden
- Option B: Den Kunden informieren und die Rechnung zuruckhalten, bis die USt-IdNr. vorliegt
Ich empfehle Option A, denn du solltest nie eine Rechnung verzogern. Der Geschaeftspartner kann die Vorsteuer auch mit der korrigierten Rechnung geltend machen.
Schritt 4: USt-IdNr. in SevDesk eintragen
Sobald du deine USt-IdNr. erhalten hast, trage sie in SevDesk ein:
- Gehe zu Einstellungen > Unternehmensdaten
- Trage die USt-IdNr. im Feld Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein
- Speichern
Ab jetzt erscheint deine USt-IdNr. automatisch auf allen Rechnungen, die du uber SevDesk erstellst. Bei EU-Rechnungen mit Reverse Charge wird sie automatisch als Pflichtangabe eingefugt.
Wann du die USt-IdNr. verwenden musst
Die USt-IdNr. ist Pflicht in folgenden Situationen:
- Innergemeinschaftliche Lieferungen: Du verkaufst Waren an einen Unternehmer in einem anderen EU-Land (steuerfrei nach Paragraph 4 Nr. 1b UStG)
- Innergemeinschaftliche Erwerbe: Du kaufst Waren von einem EU-Unternehmer (Erwerbsbesteuerung in Deutschland)
- Dienstleistungen an EU-Unternehmer: Reverse-Charge-Verfahren nach Paragraph 13b UStG
- Zusammenfassende Meldung (ZM): Quartalige Meldung an das BZSt uber innergemeinschaftliche Umsatze
Fur rein inlandische Geschafte brauchst du die USt-IdNr. nicht zwingend. Du kannst sie aber freiwillig statt der Steuernummer auf Rechnungen angeben.
Die USt-IdNr. des Geschaftspartners prufen
Bevor du eine innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei abwickelst, musst du die USt-IdNr. deines Kunden prufen. Das ist keine Kann-Vorschrift, sondern Pflicht. Ohne Nachweis der gultigen USt-IdNr. haftest du fur die Umsatzsteuer.
Die Prufung erfolgt uber das MIAS-System (Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem) der EU oder direkt beim BZSt:
- Einfache Bestatigung: Online-Prufung auf der EU-Website (ec.europa.eu/taxation_customs/vies) — du erhaltst nur gultig oder ungultig
- Qualifizierte Bestatigung: Uber das BZSt-Portal — zusatzlich werden Name und Anschrift des Unternehmens gepruft und bestatigt
Ich empfehle bei Neukunden immer die qualifizierte Bestatigung. Drucke das Ergebnis aus und hefte es zur Rechnung ab. Bei einer Betriebsprufung fragt das Finanzamt gezielt danach.
Zusammenfassende Meldung: Pflicht ab dem ersten EU-Umsatz
Viele Grunder ubersehen die Zusammenfassende Meldung (ZM). Sobald du eine einzige innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung erbringst, musst du quartalig (bei Umsatzen uber 50.000 Euro monatlich) eine ZM beim BZSt einreichen.
In der ZM gibst du an:
- USt-IdNr. des Leistungsempfangers
- Summe der innergemeinschaftlichen Lieferungen an diesen Empfanger
- Summe der Dreiecksgeschafte (falls vorhanden)
Die ZM reichst du elektronisch uber das BZStOnline-Portal oder uber ELSTER ein. Abgabefrist: bis zum 25. des Folgemonats nach Ablauf des Meldezeitraums.
Sonderfalle, die Grunder kennen mussen
In meiner Beratungspraxis tauchen immer wieder Sonderfalle auf:
- Kleinunternehmer mit EU-Einkaufen: Du bestellst Software oder Dienstleistungen aus dem EU-Ausland. Ab einer Erwerbsschwelle von 12.500 Euro jahrlich musst du dich fur den innergemeinschaftlichen Erwerb registrieren und die USt-IdNr. beantragen.
- Freiberufler ohne Gewerbe: Auch Freiberufler konnen und sollten eine USt-IdNr. beantragen, wenn sie EU-weit tatig sind. Der Antrag lauft identisch uber das BZSt.
- GbR und Partnerschaftsgesellschaft: Die USt-IdNr. wird auf die Gesellschaft ausgestellt, nicht auf die einzelnen Partner.
- Brexit-Folgen: Seit 2021 ist Grossbritannien ein Drittland. Fur den Warenverkehr mit UK brauchst du keine USt-IdNr. mehr, sondern eine EORI-Nummer fur Zollanmeldungen.
Haufige Fehler bei der Verwendung der USt-IdNr.
Diese Fehler sehe ich regelmassig:
- USt-IdNr. auf Rechnungen vergessen: Bei innergemeinschaftlichen Leistungen ist die Angabe beider USt-IdNr. (deine und die des Kunden) Pflicht. Ohne sie ist die Rechnung formell fehlerhaft.
- Reverse Charge falsch angewendet: Der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfangers“ fehlt auf der Rechnung oder die Rechnung enthalt trotzdem Umsatzsteuer.
- ZM nicht abgegeben: Bussgelder bis 5.000 Euro moglich. Das BZSt mahnt in der Regel zuerst, aber die Mahnungen kommen schnell.
- USt-IdNr. des Kunden nicht gepruft: Bei einer Betriebsprufung wird die steuerfreie Lieferung nachtraglich besteuert, wenn du keinen Prufnachweis vorlegen kannst.
FAQ: Umsatzsteuer-ID beantragen
Kostet die Beantragung der USt-IdNr. etwas?
Nein, die Beantragung beim BZSt ist komplett kostenlos. Wenn dir ein Dienstleister Geld dafur berechnen will, ist das unserious. Du brauchst keinen Vermittler.
Kann ich die USt-IdNr. nachtraglich beantragen?
Ja, jederzeit. Es gibt keine Frist. Du kannst die USt-IdNr. auch beantragen, wenn dein Unternehmen schon Jahre existiert und du bisher nur im Inland tatig warst.
Muss ich als Kleinunternehmer eine USt-IdNr. haben?
Nur wenn du innergemeinschaftliche Erwerbe uber 12.500 Euro jahrlich tatigst oder freiwillig auf die Erwerbsschwellenregelung verzichtest. Fur rein inlandische Geschafte brauchst du als Kleinunternehmer keine USt-IdNr.
Was passiert, wenn ich mein Unternehmen abmelde?
Die USt-IdNr. wird automatisch ungultig, wenn du dein Gewerbe abmeldest und das Finanzamt deine steuerliche Erfassung beendet. Du musst die USt-IdNr. nicht separat kundigen. Das BZSt wird vom Finanzamt informiert.
Kann ich mehrere USt-IdNr. haben?
Pro Unternehmen gibt es nur eine USt-IdNr. Wenn du mehrere Unternehmen fuhrst (z.B. ein Einzelunternehmen und eine GmbH), hat jedes eine eigene USt-IdNr. Als Einzelunternehmer mit mehreren Tatigkeiten hast du trotzdem nur eine.
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