Keine Theorie: Ich führe Sie durch Mahnungen automatisieren Schritt für Schritt — mit dem Wissen aus 18 Jahren täglicher Buchführungspraxis.
Warum gutes Mahnwesen so wichtig ist
Unbezahlte Rechnungen sind das häufigste Liquiditätsproblem für Selbstständige. Ich sehe es immer wieder: 3–4 ausstehende Rechnungen summieren sich schnell auf 10.000€+ — und der Unternehmer schreibt sie höflich „bald nach“.
Systematisches Mahnwesen löst das Problem — professionell und ohne Beziehungsbelastung.
Die 3 Mahnstufen
Stufe 1: Zahlungserinnerung (keine Mahnung!)
- Ton: freundlich, keine Vorwürfe
- Frist: 10 Tage nach Fälligkeit
- Gebühren: keine
- Inhalt: „Ggf. ist unsere Rechnung in Vergessenheit geraten…“
Stufe 2: Erste Mahnung
- Ton: sachlich, klare Forderung
- Frist: 7–10 Tage nach Zahlungserinnerung
- Mahngebühren: 5€ zulässig (bei Verbrauchern begrenzt)
- Verzugszinsen: 5 Prozentpunkte über Basiszins (aktuell ~7,37%)
Stufe 3: Letzte Mahnung / Androhung rechtlicher Schritte
- Ton: bestimmt, mit konkreter Frist
- Frist: 5–7 Tage letzte Frist
- Ankündigung: Inkassounternehmen oder gerichtliches Mahnverfahren
- Gebühren: Weitere Pauschale möglich
SevDesk Mahnwesen einrichten
Automatische Mahnungen konfigurieren
- SevDesk → Einstellungen → Mahnwesen
- Mahnstufe 1 (Zahlungserinnerung): 10 Tage nach Fälligkeit
- Mahnstufe 2: 7 Tage nach Mahnstufe 1
- Mahnstufe 3: 5 Tage nach Mahnstufe 2
- Mahngebühren pro Stufe eintragen
- Mahntext anpassen (Vorlage vorhanden)
Manuelle Mahnung erstellen
- SevDesk → Rechnungen → Überfällige Rechnung öffnen
- „Mahnung erstellen“ → Mahnstufe wählen
- Text prüfen → Als PDF oder E-Mail versenden
- Mahndatum und -betrag werden automatisch aktualisiert
Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen
SevDesk berechnet Verzugszinsen automatisch:
- Basis: Gesetzlicher Verzugszins (EZB-Basiszins + 5 Prozentpunkte)
- Berechnung ab: Tag nach der Fälligkeit
Beispiel:
- Rechnung 5.000€, fällig 15.03., aktuell 15.04.
- Zahlungsverzug: 31 Tage
- Verzugszins ~7,37%/Jahr = 5.000€ × 7,37% / 365 × 31 = 31,30€
Nach der 3. Mahnung: Nächste Schritte
Option A: Inkassounternehmen beauftragen
- Kosten übernimmt der Schuldner (gesetzlich)
- Schnell und ohne Eigenaufwand
- Risiko: Kundenbeziehung endgültig beschädigt
Option B: Gerichtliches Mahnverfahren
- Online-Antrag beim zuständigen Mahngericht
- Mahnbescheid → Vollstreckungsbescheid
- Kosten: ~30–80€ abhängig vom Betrag
- Zeitaufwand: 3–6 Monate bis Vollstreckung
Option C: Anwalt beauftragen
- Empfohlen ab 5.000€+
- Anwaltskosten trägt der Schuldner (wenn Klage erfolgreich)
[IMAGE:Invoice debt collection process with reminder letters and payment recovery stages illustrated, NO PEOPLE, no faces, professional debt recovery concept, red and blue urgent payment design]
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