Buchhaltung muss nicht kompliziert sein — wenn man weiß, worauf es ankommt. Ich fasse für Sie die wirklich wichtigen Punkte zusammen.
Agenturen und ihre besonderen Buchhaltungsanforderungen
Agenturen — ob Marketing, PR, Webdesign oder Kreation — haben spezifische Anforderungen: Stundensatzzahlen, Weiterfakturierung von Fremdleistungen, Projektabrechnung und oft ein Mischmodell aus Retainer und Einzelprojekten.
Ich habe SevDesk für mehrere kleine Agenturen (2–8 Mitarbeiter) eingerichtet. Hier ist mein ehrliches Fazit.
Was SevDesk für Agenturen gut kann
Zeiterfassung und Projektabrechnung
SevDesk hat eine integrierte Zeiterfassung, mit der Mitarbeiter Stunden auf Projekte buchen. Aus erfassten Stunden lässt sich direkt eine Rechnung erstellen.
Ablauf:
- Projekt anlegen → Stundensatz hinterlegen
- Mitarbeiter erfassen täglich/wöchentlich Stunden
- Monatsende: Rechnung aus Zeiterfassung generieren
- Kunde erhält Rechnung mit Stundenaufstellung
Freelancer-Rechnungen als Eingangsbelege
Viele Agenturen beauftragen externe Freelancer. Deren Rechnungen werden in SevDesk als Eingangsbelege erfasst und den entsprechenden Projekten zugeordnet:
- Eingangsbeleg hochladen (PDF/Foto)
- Projekt/Kostenstelle zuweisen
- Steuer prüfen (bei Freelancern in DE: USt-pflichtig oder Kleinunternehmer)
Durchlaufende Posten weiterfakturieren
Wenn Agenturen Fremdleistungen (z.B. Druck, Fotograf, Mediaeinkauf) für Kunden weiterberechnen:
- Eingangsrechnung erfassen
- Ausgangsrechnung erstellen mit identischem oder aufgeschlagenem Betrag
- Buchungslink zwischen Eingang und Ausgang für Transparenz
Wo SevDesk für Agenturen an Grenzen stößt
Kein vollständiges Projektmanagement: SevDesk ist kein Projektmanagement-Tool. Für Kanban-Boards, Aufgaben oder Ressourcenplanung brauchen Sie ein separates Tool (Asana, Trello, Monday.com).
Begrenzte Mehrbenutzerverwaltung: Im M-Tarif nur begrenzte Nutzerrechte. Für Agenturen mit mehreren Buchhaltern und spezifischen Zugriffsrechten empfehle ich den L-Tarif oder eine Erweiterung.
Kein natives CRM: Kontakte sind in SevDesk vorhanden, aber ein vollständiges CRM (Pipelines, Deals, E-Mail-Tracking) fehlt. Kombination mit HubSpot Free oder Pipedrive empfohlen.
Empfehlung nach Agenturgröße
| Größe | Empfehlung |
|---|---|
| Solo-Agentur (1 Person) | SevDesk M — ausreichend |
| Kleine Agentur (2–4 MA) | SevDesk L + Zeiterfassung |
| Wachsende Agentur (5–10 MA) | SevDesk L + DATEV-Steuerberater |
| Größere Agentur (10+ MA) | DATEV oder spezialisierte ERP-Software |
[IMAGE:Creative agency office workspace with project billing and accounting dashboard on screens, NO PEOPLE, no faces, modern creative office atmosphere, blue and orange accent colors]
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