Handwerker und Buchführung: Angebote, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung mit sevDesk

Das Handwerk hat seine eigenen Gepflogenheiten bei Aufträgen und Abrechnung: Angebote mit detaillierten Leistungsverzeichnissen, Abschlagsrechnungen während der Bauphase, und eine Schlussrechnung nach Abnahme. Diese Struktur ist branchenüblich — aber buchhalterisch und steuerlich gibt es einige Fallstricke. sevDesk bietet für Handwerker spezifische Funktionen, die diesen Prozess vereinfachen.

Das Angebot: Rechtliche und buchhalterische Grundlage

Das Angebot ist die Basis des Auftrags. Es ist rechtlich verbindlich, wenn es vom Kunden angenommen wird, und bildet die Grundlage für alle späteren Rechnungen.

Pflichtangaben im Handwerksangebot:

• Vollständiger Name und Adresse des Handwerksbetriebs
• Steuernummer
• Datum und Angebotsnummer (fortlaufend!)
• Leistungszeitraum oder -ort
• Detaillierte Leistungsbeschreibung (Leistungsverzeichnis)
• Einheitspreis × Menge = Positionspreis
• Gesamtnetto + Mehrwertsteuer + Gesamtbrutto
• Gültigkeitsdauer des Angebots

Wichtig bei VOB-Aufträgen (Verdingungsordnung für Bauleistungen): Bei Aufträgen nach VOB/B haben Angebote besondere formale Anforderungen. Bei größeren Bauprojekten sollte ein Fachanwalt für Baurecht hinzugezogen werden.

sevDesk Angebotserstellung:

• Angebotsnummer wird automatisch vergeben
• Positionen mit Stückzahl, Einheitspreis, Einheit
• Optionale Positionen kennzeichnen
• PDF-Export per Klick
• Direktes Konvertieren in Rechnung nach Auftragserteilung

Das Leistungsverzeichnis: Klar und vollständig

Ein gutes Leistungsverzeichnis ist die halbe Miete — für den Kunden (er weiß genau, was er bekommt) und für Sie (keine nachträglichen Diskussionen über den Leistungsumfang).

Aufbau eines Leistungsverzeichnisses:

Position 1.01: Wandfläche verputzen
  Beschreibung: Innenputz, Kalkzementputz, glatt, inkl. Vorbehandlung
  Menge: 45 m²
  Einheitspreis: 18,50 €/m²
  Preis: 832,50 €

Position 1.02: Farbanstrich
  Beschreibung: 2-facher Dispersionsfarbenanstrich weiß
  Menge: 45 m²
  Einheitspreis: 12,00 €/m²
  Preis: 540,00 €

...

Gesamtnetto: 4.250,00 €
Mehrwertsteuer 19%: 807,50 €
Gesamtbrutto: 5.057,50 €

Je detaillierter das Leistungsverzeichnis, desto weniger Nachträge (Zusatzleistungen, die extra berechnet werden) und desto weniger Konflikte.

Abschlagsrechnungen: Zwischenfinanzierung des Auftrags

Bei größeren Aufträgen (typisch ab 5.000€ aufwärts) ist es branchenüblich, Abschlagsrechnungen zu stellen — also Teilzahlungen während der Ausführung. Das sichert Ihren Cashflow.

Steuerliche Besonderheit der Abschlagsrechnung:
Die Abschlagsrechnung ist umsatzsteuerlich eine Anzahlung — die Umsatzsteuer entsteht mit der Zahlung des Kunden (Ist-Besteuerung) oder mit Ausstellung der Rechnung (Soll-Besteuerung), je nach Ihrer Besteuerungsart.

Pflichtangaben Abschlagsrechnung:

• Bezeichnung als „Abschlagsrechnung“ oder „Rechnung über Abschlagszahlung“
• Bezug auf das Angebot/den Auftrag
• Beschreibung des Leistungsstands zum Zeitpunkt der Rechnung
• Abschlagsbetrag (nicht den Gesamtauftragswert)
• Netto + MwSt + Brutto
• Fortlaufende Rechnungsnummer

Typische Abschlagsstruktur bei Bauaufträgen:

1. Abschlagsrechnung: 30% nach Baubeginn
2. Abschlagsrechnung: 30% nach Rohbauabnahme
3. Abschlagsrechnung: 30% nach Fenster/Türen
Schlussrechnung: 10% nach Endabnahme

Buchung in sevDesk:

• Erstellen Sie die Abschlagsrechnungen als separate Rechnungen
• Verknüpfen Sie alle mit dem Hauptauftrag (über Projekt-Funktion in sevDesk)
• Wenn der Kunde zahlt, ordnen Sie die Zahlung der Abschlagsrechnung zu

Die Schlussrechnung: Das finale Dokument

Die Schlussrechnung ist die Gesamtabrechnung des Auftrags. Sie enthält alle erbrachten Leistungen und rechnet die bereits bezahlten Abschläge ab.

Aufbau der Schlussrechnung:

Auftrag: Malerarbeiten Wohnzimmer Mustermann
Projekt-Nr.: 2025-0042

Leistungsübersicht:
[Alle Positionen mit Abrechnung wie im Angebot]

Gesamtleistung netto:     4.250,00 €
Mehrwertsteuer 19%:         807,50 €
Gesamtleistung brutto:    5.057,50 €

Abzüglich erhaltener Abschläge:
- AR 1 vom 01.03.2025:   -1.190,00 €
- AR 2 vom 15.03.2025:   -1.190,00 €
- AR 3 vom 28.03.2025:   -1.190,00 €

Verbleibender Restbetrag:   1.487,50 €

Bitte überweisen Sie den Restbetrag bis zum [Datum].

Wichtig: Stellen Sie sicher, dass die Summe der Abschläge + Schlussrechnungsrestbetrag dem Gesamtauftragswert entspricht. Fehler in der Schlussrechnung sind häufige Reibungspunkte mit Kunden.

Buchung der Schlussrechnung in sevDesk:

• Erstellen Sie die Schlussrechnung mit dem verbleibenden Betrag
• Verknüpfen Sie die vorherigen Abschlagsrechnungen als „angerechnet“
• sevDesk kann diese Verknüpfung in der Rechnungshistorie nachvollziehbar machen

Nachtragsmanagement: Änderungen am Leistungsumfang

Eine Realität im Handwerk: Kunden wünschen während der Ausführung zusätzliche Leistungen, oder es treten unvorhergesehene Probleme auf. Diese Nachträge müssen korrekt dokumentiert werden.

Best Practice:

1. Nachtrag schriftlich vom Kunden genehmigen lassen, bevor Sie die Leistung erbringen
2. Nachtragsnummer vergeben (NT-001, NT-002…)
3. In der Schlussrechnung separat ausweisen

In sevDesk: Erstellen Sie den Nachtrag als eigenes Angebot mit Bezug auf den Hauptauftrag. Nach Genehmigung wird er in die Schlussrechnung integriert.

Mehrwertsteuer-Sonderfall: Bauleistungen unter Reverse Charge

Bei Bauleistungen zwischen Unternehmern gilt in bestimmten Fällen das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG). Das ist relevant, wenn:

• Sie als Subunternehmer für einen anderen Bauunternehmer arbeiten
• Der Auftraggeber selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt (Bauträger, Generalbauunternehmer)

In diesem Fall: Stellen Sie die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, mit dem Hinweis: „Die Steuerschuldnerschaft geht gemäß § 13b UStG auf den Leistungsempfänger über.“

Für Aufträge an Privatpersonen oder Unternehmen, die keine Bauleistungen erbringen, gilt normales Umsatzsteuerrecht.

Aufbewahrungspflichten im Handwerk

Nach GoBD und § 147 AO müssen folgende Unterlagen aufbewahrt werden:

sevDesk archiviert alle erstellten Rechnungen und hochgeladenen Belege GoBD-konform. Papierbelege sollten Sie einscannen und in sevDesk hochladen.

Praxistipp: Zahlungsverfolgung im Handwerk

Langsam zahlende Kunden sind ein chronisches Problem im Baugewerbe. sevDesk hilft mit:

• Automatische Mahnungen: sevDesk kann nach Ablauf des Zahlungsziels automatisch Mahnungen erstellen und versenden
• Offene-Posten-Liste: Sofort sehen, wer noch nicht gezahlt hat
• Zahlungserinnerung: Freundliche Erstkontakte vor der formellen Mahnung

Empfohlene Zahlungsziele:

• Abschlagsrechnungen: 14 Tage
• Schlussrechnungen: 14-30 Tage
• Bei bekannten Spätzahlern: Skonto als Anreiz (z.B. 2% Skonto bei Zahlung binnen 7 Tagen)

Jetzt sevDesk kostenlos testen →

Gerade für Handwerksbetriebe ist sevDesk eine erhebliche Vereinfachung: Angebot erstellen, bei Auftragserteilung direkt konvertieren, Abschlagsrechnungen stellen, Schlussrechnung mit automatischer Anrechnung — alles aus einem System.