Handwerker und Buchführung: Angebote, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung mit sevDesk
Das Handwerk hat seine eigenen Gepflogenheiten bei Aufträgen und Abrechnung: Angebote mit detaillierten Leistungsverzeichnissen, Abschlagsrechnungen während der Bauphase, und eine Schlussrechnung nach Abnahme. Diese Struktur ist branchenüblich — aber buchhalterisch und steuerlich gibt es einige Fallstricke. sevDesk bietet für Handwerker spezifische Funktionen, die diesen Prozess vereinfachen.
Das Angebot: Rechtliche und buchhalterische Grundlage
Das Angebot ist die Basis des Auftrags. Es ist rechtlich verbindlich, wenn es vom Kunden angenommen wird, und bildet die Grundlage für alle späteren Rechnungen.
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Zum Vergleich 2026 →Pflichtangaben im Handwerksangebot:
- Vollständiger Name und Adresse des Handwerksbetriebs
- Steuernummer
- Datum und Angebotsnummer (fortlaufend!)
- Leistungszeitraum oder -ort
- Detaillierte Leistungsbeschreibung (Leistungsverzeichnis)
- Einheitspreis × Menge = Positionspreis
- Gesamtnetto + Mehrwertsteuer + Gesamtbrutto
- Gültigkeitsdauer des Angebots
Wichtig bei VOB-Aufträgen (Verdingungsordnung für Bauleistungen): Bei Aufträgen nach VOB/B haben Angebote besondere formale Anforderungen. Bei größeren Bauprojekten sollte ein Fachanwalt für Baurecht hinzugezogen werden.
sevDesk Angebotserstellung:
- Angebotsnummer wird automatisch vergeben
- Positionen mit Stückzahl, Einheitspreis, Einheit
- Optionale Positionen kennzeichnen
- PDF-Export per Klick
- Direktes Konvertieren in Rechnung nach Auftragserteilung
Das Leistungsverzeichnis: Klar und vollständig
Ein gutes Leistungsverzeichnis ist die halbe Miete — für den Kunden (er weiß genau, was er bekommt) und für Sie (keine nachträglichen Diskussionen über den Leistungsumfang).
Aufbau eines Leistungsverzeichnisses:
Position 1.01: Wandfläche verputzen
Beschreibung: Innenputz, Kalkzementputz, glatt, inkl. Vorbehandlung
Menge: 45 m²
Einheitspreis: 18,50 €/m²
Preis: 832,50 €
Position 1.02: Farbanstrich
Beschreibung: 2-facher Dispersionsfarbenanstrich weiß
Menge: 45 m²
Einheitspreis: 12,00 €/m²
Preis: 540,00 €
...
Gesamtnetto: 4.250,00 €
Mehrwertsteuer 19%: 807,50 €
Gesamtbrutto: 5.057,50 €Je detaillierter das Leistungsverzeichnis, desto weniger Nachträge (Zusatzleistungen, die extra berechnet werden) und desto weniger Konflikte.
Abschlagsrechnungen: Zwischenfinanzierung des Auftrags
Bei größeren Aufträgen (typisch ab 5.000€ aufwärts) ist es branchenüblich, Abschlagsrechnungen zu stellen — also Teilzahlungen während der Ausführung. Das sichert Ihren Cashflow.
Steuerliche Besonderheit der Abschlagsrechnung:
Die Abschlagsrechnung ist umsatzsteuerlich eine Anzahlung — die Umsatzsteuer entsteht mit der Zahlung des Kunden (Ist-Besteuerung) oder mit Ausstellung der Rechnung (Soll-Besteuerung), je nach Ihrer Besteuerungsart.
Pflichtangaben Abschlagsrechnung:
- Bezeichnung als „Abschlagsrechnung“ oder „Rechnung über Abschlagszahlung“
- Bezug auf das Angebot/den Auftrag
- Beschreibung des Leistungsstands zum Zeitpunkt der Rechnung
- Abschlagsbetrag (nicht den Gesamtauftragswert)
- Netto + MwSt + Brutto
- Fortlaufende Rechnungsnummer
Typische Abschlagsstruktur bei Bauaufträgen:
1. Abschlagsrechnung: 30% nach Baubeginn
2. Abschlagsrechnung: 30% nach Rohbauabnahme
3. Abschlagsrechnung: 30% nach Fenster/Türen
Schlussrechnung: 10% nach EndabnahmeBuchung in sevDesk:
- Erstellen Sie die Abschlagsrechnungen als separate Rechnungen
- Verknüpfen Sie alle mit dem Hauptauftrag (über Projekt-Funktion in sevDesk)
- Wenn der Kunde zahlt, ordnen Sie die Zahlung der Abschlagsrechnung zu
Die Schlussrechnung: Das finale Dokument
Die Schlussrechnung ist die Gesamtabrechnung des Auftrags. Sie enthält alle erbrachten Leistungen und rechnet die bereits bezahlten Abschläge ab.
Aufbau der Schlussrechnung:
Auftrag: Malerarbeiten Wohnzimmer Mustermann
Projekt-Nr.: 2025-0042
Leistungsübersicht:
[Alle Positionen mit Abrechnung wie im Angebot]
Gesamtleistung netto: 4.250,00 €
Mehrwertsteuer 19%: 807,50 €
Gesamtleistung brutto: 5.057,50 €
Abzüglich erhaltener Abschläge:
- AR 1 vom 01.03.2025: -1.190,00 €
- AR 2 vom 15.03.2025: -1.190,00 €
- AR 3 vom 28.03.2025: -1.190,00 €
Verbleibender Restbetrag: 1.487,50 €
Bitte überweisen Sie den Restbetrag bis zum [Datum].Wichtig: Stellen Sie sicher, dass die Summe der Abschläge + Schlussrechnungsrestbetrag dem Gesamtauftragswert entspricht. Fehler in der Schlussrechnung sind häufige Reibungspunkte mit Kunden.
Buchung der Schlussrechnung in sevDesk:
- Erstellen Sie die Schlussrechnung mit dem verbleibenden Betrag
- Verknüpfen Sie die vorherigen Abschlagsrechnungen als „angerechnet“
- sevDesk kann diese Verknüpfung in der Rechnungshistorie nachvollziehbar machen
Nachtragsmanagement: Änderungen am Leistungsumfang
Eine Realität im Handwerk: Kunden wünschen während der Ausführung zusätzliche Leistungen, oder es treten unvorhergesehene Probleme auf. Diese Nachträge müssen korrekt dokumentiert werden.
Best Practice:
- Nachtrag schriftlich vom Kunden genehmigen lassen, bevor Sie die Leistung erbringen
- Nachtragsnummer vergeben (NT-001, NT-002…)
- In der Schlussrechnung separat ausweisen
In sevDesk: Erstellen Sie den Nachtrag als eigenes Angebot mit Bezug auf den Hauptauftrag. Nach Genehmigung wird er in die Schlussrechnung integriert.
Mehrwertsteuer-Sonderfall: Bauleistungen unter Reverse Charge
Bei Bauleistungen zwischen Unternehmern gilt in bestimmten Fällen das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG). Das ist relevant, wenn:
- Sie als Subunternehmer für einen anderen Bauunternehmer arbeiten
- Der Auftraggeber selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt (Bauträger, Generalbauunternehmer)
In diesem Fall: Stellen Sie die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, mit dem Hinweis: „Die Steuerschuldnerschaft geht gemäß § 13b UStG auf den Leistungsempfänger über.“
Für Aufträge an Privatpersonen oder Unternehmen, die keine Bauleistungen erbringen, gilt normales Umsatzsteuerrecht.
Aufbewahrungspflichten im Handwerk
Nach GoBD und § 147 AO müssen folgende Unterlagen aufbewahrt werden:
| Dokument | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Rechnungen (ausgehend + eingehend) | 10 Jahre |
| Angebote | 6 Jahre |
| Korrespondenz mit steuerlicher Relevanz | 6 Jahre |
| Lieferscheine | 6 Jahre |
| Auftragsbestätigungen | 6 Jahre |
| Kassenbons als Belege | 10 Jahre |
sevDesk archiviert alle erstellten Rechnungen und hochgeladenen Belege GoBD-konform. Papierbelege sollten Sie einscannen und in sevDesk hochladen.
Praxistipp: Zahlungsverfolgung im Handwerk
Langsam zahlende Kunden sind ein chronisches Problem im Baugewerbe. sevDesk hilft mit:
- Automatische Mahnungen: sevDesk kann nach Ablauf des Zahlungsziels automatisch Mahnungen erstellen und versenden
- Offene-Posten-Liste: Sofort sehen, wer noch nicht gezahlt hat
- Zahlungserinnerung: Freundliche Erstkontakte vor der formellen Mahnung
Empfohlene Zahlungsziele:
- Abschlagsrechnungen: 14 Tage
- Schlussrechnungen: 14-30 Tage
- Bei bekannten Spätzahlern: Skonto als Anreiz (z.B. 2% Skonto bei Zahlung binnen 7 Tagen)
Jetzt sevDesk kostenlos testen →
Gerade für Handwerksbetriebe ist sevDesk eine erhebliche Vereinfachung: Angebot erstellen, bei Auftragserteilung direkt konvertieren, Abschlagsrechnungen stellen, Schlussrechnung mit automatischer Anrechnung — alles aus einem System.
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