Buchhaltung muss nicht kompliziert sein — wenn man weiß, worauf es ankommt. Ich fasse für Sie die wirklich wichtigen Punkte zusammen.
Warum Zeiterfassung und Abrechnung zusammengehören
Der häufigste Fehler von Freelancern und Beratern: Stunden erfassen in einem Tool, Rechnungen schreiben in einem anderen. Das kostet Zeit und führt zu Übertragungsfehlern.
SevDesk löst das Problem durch eine integrierte Zeiterfassung, die direkt mit der Rechnungsstellung verknüpft ist.
Zeiterfassung einrichten
Kunden und Projekte anlegen
- SevDesk → Kontakte → Kunden anlegen (falls noch nicht vorhanden)
- SevDesk → Projekte → Neues Projekt
- Projektname, Kunde, Stundensatz eingeben
- Projektbudget optional: Maximale Stunden oder maximaler Betrag festlegen
Stunden erfassen — drei Methoden
Methode 1: Manuelle Eingabe
- SevDesk → Zeiterfassung → Neuer Zeiteintrag
- Projekt, Datum, Startzeit, Endzeit, Beschreibung
- Dauer wird automatisch berechnet
Methode 2: Timer starten
- Oben im Dashboard: Timer-Symbol
- Projekt auswählen → Start drücken
- Bei Pause oder Feierabend: Timer stoppen
- Zeiteintrag automatisch gespeichert
Methode 3: Mobile App
- Unterwegs beim Kunden: App öffnen → Timer starten
- Praktisch für Berater und Trainer im Außendienst
Aus Stunden eine Rechnung erstellen
Der einfachste Weg:
- SevDesk → Projekte → Projekt öffnen
- „Rechnung erstellen“ → aus erfassten Stunden
- SevDesk listet alle nicht abgerechneten Zeiteinträge
- Auswahl treffen (alle oder bestimmter Zeitraum)
- Rechnung prüfen → Stunden × Stundensatz berechnet
- Anpassungen möglich (Rabatt, Pauschalabzug)
- Rechnung versenden
Stunden im Team verwalten
Mit dem L-Tarif können mehrere Mitarbeiter Stunden erfassen:
- Jeder Mitarbeiter hat eigenen Zugang
- Projekt-Manager sieht alle Stunden
- Auswertung: Wer hat wie viele Stunden auf welchem Projekt gebucht?
Für größere Teams (10+ Mitarbeiter): Harvest oder Toggl Track bieten mehr Auswertungstiefe, lassen sich aber nicht nativ mit SevDesk verbinden (Zapier nötig).
Praxistipp: Wöchentliche Stunden-Review
Ich empfehle meinen Klienten eine feste wöchentliche Routine:
- Montag: Vorwoche prüfen — alle Stunden eingetragen?
- Lücken schließen, Beschreibungen vervollständigen
- Monatliche Abrechnung: Alle Zeiteinträge → Rechnung
Das verhindert den Monatsendes-Stress und sorgt für vollständige Abrechnung.
[IMAGE:Time tracking interface on laptop with project hours log and billing generation, NO PEOPLE, no faces, productivity timer concept, blue and white clean design]
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