Kosten bei Buchhaltungssoftware sind oft intransparent. Als Steuerberater analysiere ich, was Sie wirklich zahlen — und was sich ab wann lohnt.
Was Coaches und Berater von anderen Selbstständigen unterscheidet
Coaches, Unternehmensberater, Trainer und Facilitatoren haben ein relativ einfaches Geschäftsmodell aus steuerlicher Sicht: Dienstleistung gegen Honorar. Aber die Details machen den Unterschied.
Umsatzsteuerpflicht bei Coaching: Die wichtige Frage
Grundregel: Coaching ist umsatzsteuerpflichtig (19%). Ausnahmen:
- Heilpädagogisches Coaching mit anerkannter therapeutischer Ausbildung → eventuell steuerfrei (§ 4 Nr. 14 UStG)
- Coaches unter 22.000€ Jahresumsatz → Kleinunternehmerregelung möglich
In SevDesk:
- Standard: Rechnungen mit 19% USt ausstellen
- Kleinunternehmer: USt-Hinweis auf Rechnungen aktivieren (§ 19 UStG)
Honorarrechnungen in SevDesk erstellen
Rechnungsvorlage für Coaches:
Honorarnote Nr. 2025-041
Leistung: Executive Coaching-Session
Datum: 15.04.2025
Dauer: 60 Minuten
Honorar: 150,00€
USt 19%: 28,50€
Gesamtbetrag: 178,50€
Zahlungsziel: 14 TageIn SevDesk speichern Sie eine Vorlage mit festen Positionen („Coaching-Stunde à 60 Min“), sodass neue Rechnungen in unter 2 Minuten erstellt sind.
Typische Betriebsausgaben für Coaches
| Ausgabe | Abzugsfähig | Kategorie SevDesk |
|---|---|---|
| Fahrtkosten (0,30€/km) | 100% | Reisekosten |
| Öffentliche Verkehrsmittel | 100% | Reisekosten |
| Seminar-/Fortbildungskosten | 100% | Weiterbildung |
| Fachliteratur (Bücher) | 100% | Büromaterial |
| Coaching-Supervision | 100% | Beratungskosten |
| Homeoffice-Pauschale | 100% bis 1.260€/Jahr | Bürokosten |
| Telefon (anteilig) | 50–100% | Telekommunikation |
| Website/Marketing | 100% | Werbung |
Fahrtkosten einfach abrechnen
Coaches fahren oft zu Klienten. Fahrtkosten über die Kilometerpauschale (0,30€/km) absetzen:
- SevDesk → Belege → Neuer Beleg
- Typ: „Fahrtkosten“
- Datum, Strecke (km), Zweck eintragen
- SevDesk berechnet automatisch 0,30€ × km
Alternativ: Echte Kfz-Kosten (Benzin, Abschreibung, Versicherung) — rechnet sich ab ca. 30.000 km/Jahr.
Abgrenzung Hobby vs. Gewerbe
Neue Coaches fragen sich: Muss ich ein Gewerbe anmelden? Die Antwort hängt von der Tätigkeitsart ab:
- Freiberuflich (§ 18 EStG): Unternehmensberater, Trainer mit Bildungsinhalt — keine Gewerbesteuer
- Gewerblich: Life-Coach, Business-Coach ohne klaren Bildungscharakter — Gewerbesteuer ab ~24.500€/Jahr
[IMAGE:Coach or consultant workspace with professional invoice and calendar on desk, NO PEOPLE, no faces, warm and professional color scheme, coaching materials and laptop illustration]
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