18 Jahre Buchhaltungserfahrung haben mir eines gezeigt: Der beste Anbieter ist nicht der günstigste, sondern der passendste. Hier ist mein ehrlicher, unabhängiger Vergleich.
Entfernungspauschale vs. Reisekosten: Der Unterschied
Diesen Unterschied müssen Selbstständige kennen:
Entfernungspauschale (Pendlerpauschale):
- Für Fahrten zur ‚ersten Tätigkeitsstätte‘
- 0,30€/km (einfache Strecke, nicht hin und zurück!)
- Ab 21. km: 0,38€/km
- Maximal 4.500€ pro Jahr (ohne Nachweis höherer Kosten)
Reisekosten (Dienstreise):
- Für alle anderen betrieblichen Fahrten
- 0,30€/km (hin UND zurück)
- Unbegrenzt absetzbar
- Zusätzlich: Verpflegungspauschalen, Übernachtung
Was ist die ‚erste Tätigkeitsstätte‘ für Selbstständige?
Für Angestellte ist es der regelmäßige Arbeitsplatz beim Arbeitgeber. Bei Selbstständigen ist es komplizierter:
Option A: Eigenes Büro/Heimbüro
Wenn Sie täglich von zuhause aus arbeiten, ist Ihr Homeoffice die erste Tätigkeitsstätte.
→ Fahrten zu Kunden sind dann Dienstreisen (volle Km-Kosten) Mehr Informationen finden Sie in unserem Beitrag über SevDesk: Die Besten für Selbstandige und Kleinunternehmer.
Option B: Fester Coworking-Space oder Büro
Wenn Sie regelmäßig (mindestens 1×/Woche dauerhaft) einen festen Arbeitsort außer Haus haben:
→ Dieser Ort = erste Tätigkeitsstätte
→ Fahrten dorthin = Entfernungspauschale
→ Alle anderen Fahrten = Dienstreise
Option C: Hauptkunde über 1/3 der Arbeitszeit
Wenn Sie mehr als 1/3 Ihrer Arbeitszeit dauerhaft beim selben Kunden tätig sind:
→ Dieser Standort kann als erste Tätigkeitsstätte gelten
→ Fahrten dorthin: nur Entfernungspauschale!
Buchung in SevDesk
Fahrtenbuch digital führen
- SevDesk → Belege → Neuer Beleg → Kategorie: Fahrtkosten
- Datum, Ziel, Zweck, km eingeben
- Betrag: km × 0,30€ (oder 0,38€ ab km 21)
- Alternativ: Fahrtenbuch-App (MileIQ, TravelPerk) → Export → SevDesk importieren
Unterschiedliche Kategorien verwenden
- Kategorie ‚Entfernungspauschale‘: Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte
- Kategorie ‚Reisekosten – Fahrt‘: Alle anderen Kundenbesuche
Praxisbeispiel
IT-Consultant Stefan fährt:
- Montag–Mittwoch: zum Hauptkunden 40km entfernt (langfristiger Einsatz)
- Donnerstag: zu Neukunden-Meeting 25km
- Freitag: Homeoffice
Steuerliche Behandlung:
- Mo–Mi: 40km × 0,38€ (ab km 21) = Entfernungspauschale
- Do: 25km × 0,30€ × 2 (hin+zurück) = 15€ Reisekosten
[IMAGE:Commuting cost deduction calculation showing kilometers and tax deduction for freelancer business trips, NO PEOPLE, no faces, transportation expense and tax concept, blue car route and calculator design]
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