Kosten bei Buchhaltungssoftware sind oft intransparent. Als Steuerberater analysiere ich, was Sie wirklich zahlen — und was sich ab wann lohnt.
Warum IT-Freelancer eine gute Buchhaltungssoftware brauchen
IT-Freelancer stehen vor spezifischen buchhalterischen Herausforderungen:
- Stundensatz-Rechnungen mit wöchentlichem oder monatlichem Zyklus
- Projektbasierte Abrechnung mit Meilensteinen
- Reisekosten zu Kundenstandorten
- Potenzielle Scheinselbstständigkeits-Risiken
- DATEV-Export für den Steuerberater
Rechnungstypen für IT-Freelancer
Stundensatz-Rechnung
Leistung: IT-Beratung Java Backend
Zeitraum: 01.03.–31.03.2025
Stunden: 120 à 120€/h = 14.400€ netto
Umsatzsteuer 19%: 2.736€
Gesamt: 17.136€In SevDesk: Neue Rechnung → Leistungsposition → Einheit: Stunden → Menge: 120 → Preis: 120€
Projekt-Pauschalrechnung
Für Festpreis-Projekte:
Position 1: Anforderungsanalyse (Pauschal) — 2.000€
Position 2: Entwicklung API-Integration — 8.000€
Position 3: Testing & Dokumentation — 1.500€
Gesamt: 11.500€ nettoTeilrechnungen bei längeren Projekten
- SevDesk → Neue Rechnung → Rechungstyp: Abschlagsrechnung
- Prozentsatz oder Festbetrag
- Schlussrechnung: Alle Abschlagsrechnungen automatisch verrechnet
Reisekosten für IT-Freelancer
Bei Reisen zum Kundenstandort:
| Kostenart | Ansatz | Beispiel |
|---|---|---|
| PKW | 0,30€/km | 80km × 0,30€ = 24€ |
| Bahn | 100% Kosten | ICE-Ticket 89€ |
| Hotel | 100% Kosten | 1 Nacht 110€ |
| Verpflegung | 14€/28€ Pauschale | 8h+ = 14€ |
| Parkgebühren | 100% Kosten | Parkhaus 8€ |
Wichtig: Reisekosten sind nur absetzbar, wenn der Kundenstandort eine ‚Auswärtstätigkeit‘ darstellt. Bei dauerhafter Tätigkeit am selben Ort (über 3 Monate): Nur Entfernungspauschale.
Projekte in SevDesk strukturieren
- SevDesk → Projekte → Neues Projekt
- Projektname, Kunde, Budget, Zeitraum
- Alle Rechnungen und Belege dem Projekt zuordnen
- Projektauswertung: Einnahmen vs. Ausgaben vs. Budget
DATEV-Export für den Steuerberater
- SevDesk → Exportieren → DATEV
- Zeitraum wählen (Monat/Quartal/Jahr)
- Kontenrahmen: SKR03 (Standard für IT-Freelancer)
- Als ZIP herunterladen → Steuerberater direkt übermitteln
Vorteil: Steuerberater muss keine manuellen Eingaben machen → Spart Zeit und Kosten.
[IMAGE:IT freelancer billing dashboard showing hourly invoices, project tracking and business expense management, NO PEOPLE, no faces, tech consulting and accounting software concept, dark blue and green tech design]
Weiterlesen
