Als Steuerberater mit 18 Jahren Erfahrung erkläre ich dieses Thema so, wie ich es meinen Mandanten erkläre: direkt, praxisnah und ohne unnötigen Fachjargon.
GoBD-konforme Buchhaltung: Welche Software erfüllt die Anforderungen?
Das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 — allgemein als GoBD bekannt — ist das maßgebliche Regelwerk für die digitale Buchführung in Deutschland. Es legt fest, wie elektronische Bücher und Aufzeichnungen zu führen und aufzubewahren sind. Als Buchhalter sehe ich regelmäßig, welche Probleme entstehen, wenn Unternehmen diese Anforderungen nicht kennen.
Die GoBD-Grundsätze im Detail
1. Richtigkeit
Buchungen müssen den tatsächlichen Sachverhalt wiedergeben. Eine Reparaturrechnung muss als Reparatur gebucht werden — nicht als Investition. Fehler bei der Klassifizierung sind zwar kein GoBD-Verstoß, aber steuerlich relevant.
2. Vollständigkeit
Alle steuerrelevanten Vorgänge müssen erfasst sein. Kein Beleg darf fehlen. Besonders kritisch: Bareinnahmen müssen vollständig dokumentiert sein (§ 145 AO). Fehlende Einnahmen sind der häufigste Anlass für Betriebsprüfungs-Hinzuschätzungen nach § 162 AO.
3. Zeitgerechtheit
Buchungen müssen zeitnah erfolgen. Die GoBD sagt: „in der Regel innerhalb von 10 Tagen nach dem Geschäftsvorfall.“ Für Barkassen gilt: täglich. Wer monatelang Belege sammelt und dann im Dezember alles eingibt, verstößt gegen die GoBD.
4. Ordnung und Nachvollziehbarkeit
Ein sachverständiger Dritter (z.B. Betriebsprüfer) muss die Buchführung in angemessener Zeit verstehen können. Jede Buchung muss auf einen konkreten Beleg zurückführbar sein.
5. Unveränderlichkeit
Das ist der Punkt, an dem viele Systeme scheitern. Einmal gebuchte Vorgänge dürfen nicht spurlos geändert werden. Erlaubt ist nur die Stornierung mit neuem Gegenbuchungssatz — mit Zeitstempel und Benutzerkennung.
Excel erfüllt diese Anforderung strukturell nicht: Eine Excel-Zelle kann jederzeit überschrieben werden, ohne dass dies im System festgehalten wird.
Wie SevDesk die GoBD umsetzt
Unveränderlichkeit: Buchungen werden nach Erstellung gesperrt. Änderungen erzeugen automatisch einen Stornierungseintrag im Protokoll.
Zeitgerechtheit: SevDesk zeigt für jede Buchung das Erfassungsdatum. Bei einer Betriebsprüfung ist nachweisbar, wann welcher Beleg erfasst wurde.
Vollständigkeit: Die OCR-Funktion unterstützt das vollständige Einlesen aller Belege. Die Bank-Import-Funktion stellt sicher, dass keine Bankbewegung ungebucht bleibt.
Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung ist mit dem Originalbeleg verknüpft. Der Betriebsprüfer kann direkt vom Buchungssatz zum gescannten Beleg navigieren.
Die GoBD-Checkliste für die Betriebsprüfung
☐ Alle Belege digital archiviert und mit Buchungen verknüpft
☐ Buchungen zeitnah (innerhalb 10 Tage) nach Geschäftsvorfall
☐ Keine spurlosen Änderungen — nur Stornos mit Protokoll
☐ DATEV-Export oder vergleichbarer Datenträger für Betriebsprüfung verfügbar
☐ 10 Jahre Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (§ 147 AO)
☐ 6 Jahre für Geschäftsbriefe (§ 147 AO)
Software-Vergleich: Wer erfüllt die GoBD?
| Software | GoBD-Konformität | Nachweis |
|---|---|---|
| SevDesk | ✅ Vollständig | Eigenerklärung |
| Lexoffice | ✅ Vollständig | Wirtschaftsprüfer-Bescheinigung |
| DATEV | ✅ Vollständig (Referenz) | Branchenstandard |
| FastBill | ⚠️ Teilweise | Eingeschränkt dokumentiert |
| Debitoor | ⚠️ Eingeschränkt | Kein dt. GoBD-Nachweis |
| Excel | ❌ Nicht konform | Strukturell nicht möglich |
Fazit
GoBD-Konformität ist keine optionale Zertifizierung — sie ist gesetzliche Pflicht für jeden Unternehmer mit Aufzeichnungspflichten. SevDesk, Lexoffice und DATEV erfüllen die Anforderungen. Excel tut es nicht. Die Wahl der Software ist eine Risikoentscheidung.
[IMAGE: Buchprüfer-Checkliste mit Laptop und Buchhaltungsordnern, professionelles Büro, NO PEOPLE]
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