Ich erinnere mich noch gut an den Moment, als ich vor zwei Jahren anfing, SevDesk, Lexoffice und FastBill gleichzeitig zu testen. Mein Steuerberater hatte die Nase voll von meinen Excel-Tabellen, und ich wollte endlich eine Software, die mir wirklich Zeit spart. Zwei Jahre später, unzählige Rechnungen und drei Jahresabschlüsse später, kann ich dir sagen: Die Unterschiede zwischen diesen drei Tools sind größer als du denkst. In diesem Vergleich zeige ich dir nicht nur die Funktionen und Preise, sondern auch, was im echten Alltag mit einem kleinen Unternehmen wirklich zählt. Spoiler: Es gibt einen klaren Gewinner für die meisten Selbstständigen und Kleinunternehmer — aber auch Szenarien, wo die anderen beiden punkten. Kein Marketing-Blabla, sondern meine echte Erfahrung nach 24 Monaten täglicher Nutzung aller drei Plattformen.
Die drei Tools im Überblick: Was sie versprechen und wer dahintersteckt
Bevor wir in die Details gehen, ein kurzer Überblick. SevDesk, Lexoffice und FastBill sind alle cloudbasierte Buchhaltungslösungen für kleine und mittlere Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Sie richten sich an Selbstständige, Freelancer, Einzelunternehmer und GmbH-Inhaber bis ca. 50 Mitarbeiter.
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Zum Vergleich 2026 →SevDesk wurde 2012 in Deutschland gegründet und ist heute eines der bekanntesten Buchhaltungstools für Selbstständige. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Karlsruhe und ist mittelständisch geprägt — was sich positiv auf den Support auswirkt. Lexoffice gehört zur Lexware-Familie (Haufe Group), einem der größten deutschen Anbieter von Businesssoftware. Das erklärt, warum die Steuerberater-Integration bei Lexoffice besonders ausgereift ist — Lexware ist in diesem Markt seit Jahrzehnten aktiv. FastBill wurde 2009 gegründet und hat seinen Schwerpunkt stärker auf Rechnungsstellung und Belegmanagement gelegt, weniger auf die vollständige Buchhaltung.
Was alle drei können: Rechnungen schreiben, Ausgaben erfassen, DATEV-Export, Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereiten. Was sie unterscheidet: Tiefe, Benutzerfreundlichkeit, Preis und spezifische Funktionen für verschiedene Unternehmenstypen.
| Kriterium | SevDesk | Lexoffice | FastBill |
|---|---|---|---|
| Preis/Monat (Basis) | 14,90 Euro | 7,90 Euro | 12,90 Euro |
| Preis/Monat (Buchhaltung komplett) | 24,90 Euro | 17,90 Euro | 19,90 Euro |
| DATEV-Export | Ja (alle Plaene) | Ja (ab Buchhaltung) | Ja (Premium) |
| Banking-Integration | Ja | Ja (stark) | Ja (eingeschraenkt) |
| API | Sehr gut | Gut | Basis |
| Mobile App | Gut | Sehr gut | Mittel |
| Steuerberater-Kooperation | Gut | Sehr gut | Mittel |
| Anzahl Nutzer | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Begrenzt je Plan |
| Lohnabrechnung | Add-on | Add-on (27,90 E) | Nein |
SevDesk 2026: Stärken, Schwächen und meine tägliche Erfahrung
SevDesk ist das Tool, das ich am häufigsten benutze — und das aus gutem Grund. Die API ist hervorragend dokumentiert und hat mir erlaubt, meine Rechnungsstellung zu automatisieren. Wenn du technisch affin bist, ist SevDesk eindeutig die beste Wahl. Ich habe damit Workflows gebaut, die mir 3-4 Stunden pro Woche sparen.
Was mich an SevDesk begeistert: Die Belegerfassung per Foto-App funktioniert zuverlässig, die automatische Kategorisierung trifft meistens. Der DATEV-Export ist sauber und mein Steuerberater hat keine Klagen mehr. Das Kontakt- und Angebotssystem ist auch für komplexere Vertriebsprozesse gut geeignet. Besonders schätze ich die Projektverwaltung, die es mir ermöglicht, Ausgaben und Einnahmen bestimmten Kundenprojekten zuzuordnen — das macht die Projektkalkulation viel einfacher.
Ein weiterer Pluspunkt: SevDesk bietet eine gute Mehrbenutzerverwaltung. Ich kann meiner Assistentin eingeschränkten Zugriff geben (nur Belegerfassung), während ich die vollständige Kontrolle behalte. Das ist für wachsende Unternehmen sehr praktisch.
Was mich nervt: Der Einstieg ist steiler als bei Lexoffice. Ich habe mindestens 4 Stunden gebraucht, bis ich alles eingerichtet hatte. Die Benutzeroberfläche ist funktional, aber nicht so intuitiv wie Lexoffice — es gibt viele Optionen, und es dauert, bis man weiß, wo alles ist. Und der Kundensupport ist gut, aber nicht immer schnell bei komplexen Fragen. Außerdem: Der Basisplan für 14,90 Euro ist schnell zu knapp, du brauchst oft den mittleren Plan für 24,90 Euro.
Mehr dazu, wie ich SevDesk mit DATEV verbinde, findest du in meinem Beitrag zum SevDesk DATEV-Export.
Lexoffice 2026: Einfacher geht es kaum — aber ist es genug?
Lexoffice ist das benutzerfreundlichste der drei Tools — ohne jede Diskussion. Wenn du gerade erst anfängst oder wenn du einfach keine Zeit hast, dich tief einzuarbeiten, ist Lexoffice oft die bessere Wahl. Ich habe es einem Freund empfohlen, der einen kleinen Handwerksbetrieb führt — er war nach 30 Minuten produktiv. Keine Handbücher, kein Tutorial-Marathon, einfach starten.
Das Banking-Feature von Lexoffice ist das beste der drei: Kontoumsätze werden automatisch importiert, die Vorschläge für die Verbuchung sind überraschend treffsicher. Ich schätze, dass es für einfache Fälle zu 80 Prozent automatisch richtig liegt. Das spart echte Zeit. Für meine Bankabgleiche brauche ich mit Lexoffice Banking keine 10 Minuten pro Woche mehr — mehr dazu in meinem Artikel zum automatisierten Kontoabgleich mit Lexoffice.
Die Rechnungsvorlagen in Lexoffice sind übrigens schöner als bei SevDesk — mehr gestalterische Optionen, bessere Schrifttypen, ansprechenderes Layout out-of-the-box. Für Selbstständige, bei denen das Erscheinungsbild der Rechnung wichtig ist, ist das ein Argument.
Was mich an Lexoffice einschränkt: Für komplexe Szenarien wie mehrere Gesellschafter, Lagerbestand oder umfangreiche Projektbuchhaltung stößt Lexoffice schnell an Grenzen. Die API ist weniger mächtig als SevDesk, was bedeutet, dass komplexe Automatisierungen schwieriger zu bauen sind. Und wer viele Mitarbeiter verwaltet, wird bei Lexoffice an die Grenzen der Personalverwaltung stoßen. Für Wachstums-Unternehmen ist das ein wichtiger Punkt.
FastBill 2026: Der Fokus auf Rechnungen — Spezialist oder Generalist?
FastBill ist von den dreien am stärksten auf Rechnungsstellung und Belegmanagement fokussiert. Das merkt man sofort: Die Oberfläche ist klar, die Rechnungsvorlagen sind schön, und der Onboarding-Prozess ist einfach. Für reine Freelancer, die hauptsächlich Rechnungen schreiben und Belege scannen, ist FastBill tatsächlich eine ernsthafte Option.
Was ich in meinem Test an FastBill wirklich gemocht habe: Die Geschwindigkeit. Rechnungen schreiben geht in FastBill schneller als in den anderen beiden Tools — weniger Klicks bis zur fertigen Rechnung, intuitivere Produktpositionen. Wenn du täglich viele einfache Rechnungen schreibst, macht das einen Unterschied.
Das FastBill-Dashboard ist auch übersichtlicher als SevDesk — du siehst sofort die wichtigsten KPIs: offene Rechnungen, Zahlungseingänge, Umsatz. Für einen schnellen Überblick ist das sehr angenehm.
Was ich aber nach meinem Test festgestellt habe: Sobald du mehr brauchst — Jahresabschluss-Unterstützung, echte doppelte Buchführung, starke API — fällt FastBill zurück. Preislich liegt es im Mittelfeld, aber du bekommst für 19,90 Euro weniger als bei SevDesk für 24,90 Euro. Die Banking-Integration ist solide, aber nicht so durchdacht wie bei Lexoffice. FastBill ist nicht schlecht — es ist nur das spezialistischste Tool der drei. Für die meisten Selbstständigen würde ich es nicht als erste Wahl empfehlen.
Benutzerfreundlichkeit im täglichen Einsatz: Konkrete Zeitvergleiche
Ich habe alle drei Tools über mehrere Monate täglich genutzt — hier mein direkter Vergleich für typische Alltagsaufgaben mit konkreten Zeitangaben:
Rechnung schreiben für Bestandskunden: Lexoffice: 2 Minuten. FastBill: 2,5 Minuten. SevDesk: 3 Minuten (aber mit Templates einmalig konfiguriert, dann auch 2 Minuten).
Neuen Kunden anlegen + erste Rechnung: Lexoffice: 4 Minuten. FastBill: 5 Minuten. SevDesk: 6 Minuten (mehr Felder, mehr Optionen).
Beleg erfassen via Smartphone: SevDesk und Lexoffice sind gleichauf — beide ca. 30 Sekunden pro Beleg bei guten Belegen. FastBill: ca. 45-60 Sekunden, weil die KI-Erkennung etwas langsamer ist.
Bankkonto abgleichen (monatlich): Lexoffice: 8 Minuten. SevDesk: 12 Minuten. FastBill: 20 Minuten (weniger Automatisierung).
DATEV-Export für Steuerberater: Alle drei: ca. 3 Minuten. Lexoffice hat das nahtloseste Steuerberater-Portal.
Preise 2026 im Detail: Was du wirklich zahlen wirst
Die Basispreise klingen günstig, aber lass dich nicht täuschen. Hier die echten Kosten, die du für eine vollständige Buchhaltungslösung brauchst:
SevDesk: Du brauchst den Buchhaltung-Plan für 24,90 Euro/Monat, wenn du DATEV-Export und vollständige Buchführungsfunktionen willst. Mit Jahresabo und ca. 10 Prozent Rabatt kommst du auf ca. 22 Euro/Monat. Wenn du Lohnabrechnung brauchst: Add-on verfügbar. Gesamtkosten für einen typischen Selbstständigen: ca. 22-25 Euro/Monat.
Lexoffice: Der Buchhaltung-Plan für 17,90 Euro/Monat ist für die meisten ausreichend. Mit Payroll-Funktion (Lohnabrechnung) bist du bei 27,90 Euro/Monat. Ohne Lohnabrechnung ist Lexoffice mit 17,90 Euro deutlich günstiger als SevDesk. Mit Jahresabo leichte Rabatte möglich.
FastBill: Der Business-Plan für 19,90 Euro/Monat enthält DATEV-Export. Premium für 39,90 Euro/Monat ist für die meisten Selbstständigen zu viel und zu teuer für das, was du bekommst. FastBill liegt im Mittelfeld des Preises, aber nicht des Leistungsumfangs.
Mein Tipp: Nutze die Testphasen (alle drei bieten 30-60 Tage kostenlos). Ich habe alle drei gleichzeitig getestet und dann entschieden. Das würde ich jedem empfehlen — die Unterschiede sind erst im täglichen Gebrauch spürbar, nicht auf der Website-Präsentation.
API und Integrationen: Entscheidend für Automatisierung
Wenn du irgendetwas automatisieren willst — und ich empfehle das jedem, der mehr als 20 Rechnungen pro Monat schreibt — dann ist die API das entscheidende Kriterium. Ich habe alle drei APIs intensiv getestet und muss klar sagen: SevDesk liegt deutlich vorne.
Die SevDesk-API deckt praktisch alle Funktionen ab: Kontakte, Rechnungen, Ausgaben, Buchungen, Berichte, DATEV-Export — alles ist per API zugänglich. Die Dokumentation ist vollständig und aktuell. In 18 Monaten hatte ich keine Breaking Changes. Ich automatisiere damit: Rechnungserstellung nach Projektabschluss, Kunden-Onboarding, wöchentliche Finanzberichte per E-Mail, automatisches Mahnen. Zeitersparnis: ca. 4 Stunden pro Woche.
Die Lexoffice-API wird stetig besser, deckt aber noch nicht alles ab. Für Standard-Automatisierungen (Rechnungen schreiben, Kontakte anlegen) reicht sie. Für komplexe Workflows stößt sie schneller an Grenzen. FastBill hat eine Basis-API, die für sehr einfache Use Cases reicht — ich würde sie nicht für ernsthaftes Automatisieren verwenden.
Für No-Code-Automatisierungen (ohne Programmierung): Alle drei sind in Zapier und Make (Integromat) vertreten. SevDesk und Lexoffice haben dabei die ausgereifteren Connectoren.
Steuerberater-Kompatibilität: Was dein Steuerberater wirklich will
Für Unternehmer, die einen Steuerberater haben, ist die Frage der Kompatibilität oft wichtiger als alle anderen Kriterien. Ich habe mit meinem Steuerberater und zwei befreundeten Steuerberatern gesprochen — hier ihre Einschätzungen:
Lexoffice ist der klare Favorit bei Steuerberatern. Das Steuerberater-Portal von Lexoffice ist am ausgereiftesten — Steuerberater bekommen einen eigenen Zugang, können direkt in den Belegen arbeiten, und der DATEV-Export macht die wenigsten Korrekturen nötig. Viele Steuerberater haben sogar eine Lexoffice-Partnerschaft und können günstiger Lizenzen anbieten.
SevDesk ist gut akzeptiert, aber mein Steuerberater musste anfangs ein paar Konfigurationen anpassen (Kontenplan, Umsatzsteuer-Codes). Einmal eingerichtet läuft es aber sehr sauber. Der Steuerberater-Zugang in SevDesk funktioniert gut.
FastBill wird von einigen Steuerberatern als „weniger integriert“ bezeichnet. Das bedeutet in der Praxis: Mehr manuelle Arbeit für den Steuerberater, was zu höheren Honoraren führen kann. Wenn du FastBill nutzt, sprich vorher mit deinem Steuerberater.
Mein Tipp: Frag deinen Steuerberater direkt, welche Software er bevorzugt. Wenn du gerade gründest, schau dir auch meinen Beitrag zur Kleinunternehmer-Buchhaltung 2026 an.
Mobile Apps: Buchhaltung von unterwegs
Im Jahr 2026 ist die mobile App fast genauso wichtig wie die Desktop-Version. Belege erfassen unterwegs, schnell eine Rechnung prüfen, den Kontostand checken — das läuft alles über die App. Meine Bewertung:
Lexoffice App: Die beste der drei für den täglichen Gebrauch. Belegerfassung ist schnell und zuverlässig, die Banking-Übersicht ist übersichtlich, Rechnungen lassen sich direkt versenden. Die App-Updates kommen regelmäßig und bringen echte Verbesserungen.
SevDesk App: Sehr gut für Belegerfassung, etwas komplexer bei anderen Funktionen. Die KI-Texterkennung für Belege ist mindestens so gut wie bei Lexoffice. Für komplexere Buchungen braucht man manchmal doch den Desktop.
FastBill App: Ausreichend für Rechnungen und Belege, aber weniger entwickelt als die beiden anderen. Updates kommen seltener, und es fehlen einige Funktionen, die in der Desktop-Version verfügbar sind.
Für wen empfehle ich welches Tool? Mein klares Urteil
Nach zwei Jahren mit allen drei Tools hier meine klare Empfehlung — keine diplomatische „das kommt drauf an“-Antwort, sondern echte Einschätzungen:
SevDesk empfehle ich dir, wenn: Du technisch affin bist und Automatisierungen bauen willst. Dein Unternehmen wächst und du skalierbare Prozesse brauchst. Du viele Mitarbeiter hast oder planst. Die API-Qualität für dich kritisch ist. Du bereit bist, etwas mehr Zeit in die Einrichtung zu investieren. SevDesk ist meine persönliche Hauptsoftware, weil ich die API intensiv nutze.
Lexoffice empfehle ich dir, wenn: Du wenig Zeit für Einarbeitung hast und sofort produktiv sein willst. Banking-Automatisierung besonders wichtig ist. Dein Steuerberater Lexoffice bevorzugt oder kennt. Du Handwerker, einfacher Dienstleister oder Kleinunternehmer mit überschaubarer Komplexität bist. Budget ein Faktor ist (günstiger als SevDesk).
FastBill empfehle ich dir, wenn: Du hauptsächlich Rechnungen schreibst und wenig Buchhaltungskomplexität hast. Dein primäres Tool die Rechnungsstellung ist und alles andere sekundär. Du ein sehr übersichtliches Interface schätzt und keine komplexen Automatisierungen brauchst. Für Freelancer mit einfacher Tätigkeit kann FastBill reichen. Mehr zur Freelancer-Buchhaltung in 30 Minuten findest du in meinem separaten Beitrag.
Datensicherheit und DSGVO: Was du wissen musst
Ein Aspekt, den viele Nutzer vergessen: Datensicherheit und DSGVO-Konformität. Als deutsches Unternehmen verarbeitest du Kundendaten — und die müssen DSGVO-konform gespeichert und verarbeitet werden.
Alle drei Tools speichern Daten auf deutschen oder europäischen Servern. SevDesk nutzt deutsche Rechenzentren (TÜV-zertifiziert). Lexoffice nutzt ebenfalls deutsche Server (Haufe Group). FastBill speichert in der EU. Alle drei bieten AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) an, der für die DSGVO-Konformität notwendig ist.
Für Backups gilt: Alle drei bieten automatische Backups. Ich empfehle trotzdem, regelmäßige DATEV-Exporte zu machen und lokal zu speichern — als zusätzliche Sicherheitsebene. Das kostet 5 Minuten pro Monat und gibt dir ein gutes Gefühl.
Mein Fazit nach 2 Jahren: Wer gewinnt?
Wenn ich heute nochmal von vorne anfangen würde, würde ich SevDesk als mein Haupttool wählen — wegen der API und der Skalierbarkeit. Für Selbstständige, die keine Zeit für Technik haben oder einfach eine günstige, benutzerfreundliche Lösung suchen, empfehle ich Lexoffice ohne Zögern. FastBill ist für einen bestimmten Typ von Freelancer interessant, aber für die Mehrheit würde ich es nicht als erste Wahl nennen.
Der wichtigste Rat, den ich geben kann: Teste alle drei. Die 30-60 Tage Testphasen sind großzügig genug, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Und vergiss nicht, deinen Steuerberater in die Entscheidung einzubeziehen — das kann dir später viel Ärger ersparen. Wenn du dich für Grundlagen interessierst, schau dir auch meinen Beitrag zur Lexoffice Rechnungsautomatisierung an.
FAQ — SevDesk vs. Lexoffice vs. FastBill
Welche Buchhaltungssoftware ist am günstigsten?
Lexoffice bietet mit 7,90 Euro/Monat den günstigsten Einstiegsplan. Für vollständige Buchhaltungsfunktionen mit DATEV-Export brauchst du aber den Buchhaltung-Plan für 17,90 Euro/Monat. SevDesk beginnt bei 14,90 Euro und FastBill bei 12,90 Euro. Im Vollausbau ist Lexoffice mit 17,90 Euro die günstigste Option unter den dreien. Wenn du die Jahresabos nutzt, bekommst du bei allen drei leichte Rabatte.
Kann ich SevDesk mit meinem Steuerberater teilen?
Ja, SevDesk hat eine Steuerberater-Funktion mit eigenem Portal. Du kannst deinem Steuerberater Lesezugriff oder eingeschränkten Zugriff geben. Der DATEV-Export aus SevDesk ist gut dokumentiert und wird von den meisten Steuerberatern akzeptiert. Viele Steuerberater haben SevDesk-Erfahrung, da es eines der verbreitetsten Tools im deutschsprachigen Raum ist.
Welches Tool hat die beste mobile App?
In meiner Erfahrung ist die Lexoffice-App am benutzerfreundlichsten für die tägliche Belegerfassung und den schnellen Überblick. SevDesk folgt knapp dahinter mit sehr guter Belegerfassung und KI-Texterkennung. FastBill hat eine solide App, aber weniger Funktionen als die anderen beiden. Für unterwegs empfehle ich Lexoffice oder SevDesk gleichauf.
Ist FastBill für eine GmbH geeignet?
FastBill ist grundsätzlich für GmbHs nutzbar, aber ich würde es für komplexere Unternehmensstrukturen nicht empfehlen. SevDesk und Lexoffice bieten besser ausgebaute Funktionen für GmbHs mit mehreren Gesellschaftern, komplexerer Buchführung und eventueller Lohnabrechnung. Für eine GmbH mit Wachstumsplänen ist SevDesk meine Empfehlung.
Kann ich zwischen den drei Tools wechseln?
Ja, ein Wechsel ist möglich, aber mit Aufwand verbunden. Alle drei exportieren deine Daten (Kontakte, Rechnungen, Belege im DATEV-Format), aber der Import beim neuen Tool braucht Zeit und oft Hilfe des Steuerberaters. Ich empfehle, den Wechsel zu Jahresbeginn zu machen — das macht die Trennung der Buchführungsjahre einfacher. Historische Daten sind für Archivierungszwecke exportierbar, aber du musst nicht unbedingt alles importieren.
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