Als Steuerberater mit 18 Jahren Erfahrung erkläre ich dieses Thema so, wie ich es meinen Mandanten erkläre: direkt, praxisnah und ohne unnötigen Fachjargon.
UG (haftungsbeschränkt): Günstige GmbH mit Sonderpflichten
Die UG ist die kleinste Kapitalgesellschaft in Deutschland — gründbar ab 1€ Stammkapital. Der Haken: Bis das Stammkapital 25.000€ erreicht, muss jährlich ein Viertel des Gewinns als Rücklage einbehalten werden.
Das macht die UG buchhalterisch komplexer als ein Einzelunternehmen.
Buchführungspflichten der UG
Als Kapitalgesellschaft unterliegt die UG der doppelten Buchführungspflicht:
- Jahresabschluss: Bilanz + Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
- Offenlegungspflicht: Jahresabschluss beim Bundesanzeiger veröffentlichen
- Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre für Buchführungsunterlagen
Kann SevDesk das? SevDesk unterstützt einfache doppelte Buchführung und EÜR. Für einen vollständigen Jahresabschluss (Bilanz) empfehle ich die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater, der DATEV nutzt.
SevDesk für UG: Was gut funktioniert
Laufende Buchführung
- Ausgangsrechnungen erstellen
- Eingangsbelege erfassen
- Bankkonten anbinden
- UStVA-Daten vorbereiten
Gesellschafterdarlehen buchen
Häufig: Gesellschafter leiht der UG Geld für Gründungskosten.
- In SevDesk: Als Verbindlichkeit gegenüber Gesellschafter buchen
- Konto: Gesellschafterdarlehen (Passiva)
- Rückzahlungen als Gegenbuchung
Rücklagenpflicht: 25% des Jahresgewinns
Am Jahresende:
- Jahresgewinn ermitteln (GuV)
- 25% als gesetzliche Rücklage einbehalten
- In SevDesk: Als Rücklagenzuweisung buchen (kein Aufwand, nur Umbuchung innerhalb Eigenkapital)
- Restbetrag: Kann als Gewinnvortrag oder Ausschüttung verwendet werden
Beispiel: Jahresgewinn 20.000€ → 5.000€ Rücklage Pflicht → 15.000€ verfügbar
Wann lohnt sich die Umwandlung in eine GmbH?
Sobald die Rücklagen 25.000€ erreichen, kann die UG zur GmbH umfirmiert werden. Das ist ein formeller Akt (Notar + Handelsregister), aber keine komplette Neugründung. SevDesk-Daten können weiterlaufen — nur Firmenstempel und Briefkopf ändern.
[IMAGE:UG startup company accounting setup with balance sheet and equity tracking on screen, NO PEOPLE, no faces, corporate blue and white design, financial statements visualization]
Wichtige Zahlen 2026
- UG (haftungsbeschränkt) — Mindeststammkapital 1 EUR — laut § 5a GmbHG; in der Praxis empfiehlt das IHK München mindestens 1.000 EUR, um Liquiditätsengpässe im ersten Geschäftsjahr zu vermeiden.
- Rücklagenpflicht UG — 25 % des Jahresüberschusses bis 25.000 EUR — verbindlich nach § 5a Abs. 3 GmbHG, bis die UG zur regulären GmbH umfirmiert werden kann.
- SevDesk M-Tarif für doppelte Buchführung — 39,90 EUR/Monat netto — Mindestanforderung für UG-Buchhaltung; der S-Tarif (18,90 EUR) ist ausschließlich für EÜR konzipiert und für Kapitalgesellschaften ungeeignet.
- Körperschaftsteuer UG 2026 — 15 % zzgl. Solidaritätszuschlag (5,5 %) — effektive Steuerlast rund 15,825 % auf den Jahresüberschuss laut Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
- Frist Jahresabschluss UG — bis 31.7. des Folgejahres beim Bundesanzeiger — Offenlegungspflicht nach § 325 HGB; Verstoß zieht Ordnungsgelder ab 2.500 EUR nach sich.
Primärquellen und Rechtsgrundlagen
- § 5a GmbHG — Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) — Stammkapital, Rücklagenpflicht, Umfirmierung zur GmbH.
- § 238 HGB — Buchführungspflicht — verbindliche doppelte Buchführung für alle Kaufleute einschließlich UG und GmbH.
- BMF-Schreiben GoBD vom 28.11.2019 — Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung, anwendbar auf UG-Geschäftsführer.
- Bundeszentralamt für Steuern — Unternehmensportal — USt-IdNr.-Antrag, ZM-Meldung, Körperschaftsteuer.
- § 325 HGB — Offenlegung des Jahresabschlusses — Pflicht zur Veröffentlichung beim Bundesanzeiger bis 31.7. des Folgejahres.
Kernaussagen
1. Wichtigste Erkenntnis : Eine UG (haftungsbeschränkt) ist nach § 238 HGB ab dem ersten Tag zur doppelten Buchführung verpflichtet — unabhängig vom Stammkapital (1 EUR Minimum nach § 5a GmbHG) oder vom Umsatz. SevDesk bildet diese Anforderung ausschließlich im M-Tarif zu 39,90 EUR/Monat netto ab, inklusive Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04, E-Bilanz-Export und ZM-Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern. Der S-Tarif zu 18,90 EUR ist explizit auf EÜR limitiert und für UGs nicht rechtssicher einsetzbar.
2. Risiko / Kosten : Die Rücklagenpflicht von 25 % des Jahresüberschusses bis Erreichen von 25.000 EUR Stammkapital nach § 5a Abs. 3 GmbHG ist die häufigste Stolperfalle bei UG-Buchhaltung. Wird die gesetzliche Rücklage nicht korrekt im Eigenkapital ausgewiesen, droht bei der Offenlegung beim Bundesanzeiger nach § 325 HGB ein Ordnungsgeld ab 2.500 EUR. SevDesk legt das Rücklagen-Konto automatisch im SKR 04 an (Konto 2930), bucht die Zuführung jedoch nicht automatisch — der Geschäftsführer muss die Buchung manuell vornehmen oder durch den Steuerberater im Jahresabschluss ergänzen lassen.
3. Empfehlung : UG-Geschäftsführer sollten SevDesk M zu 39,90 EUR/Monat netto buchen, beim Setup den Kontenrahmen SKR 04 wählen (Standard für Kapitalgesellschaften) und einmalig 2 Stunden mit einem Steuerberater investieren, um Eröffnungsbilanz, Rücklagen-Konto und E-Bilanz-Mapping korrekt einzurichten. Diese Investition (rund 280 EUR netto) zahlt sich beim ersten Jahresabschluss aus — die Offenlegung beim Bundesanzeiger und die Körperschaftsteuererklärung laufen dann weitgehend automatisiert.
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