Dieses Thema begegnet mir täglich in der Beratung. Ich zeige Ihnen, was in der Praxis wirklich zählt — und was Sie als Selbstständiger konkret wissen müssen.
SevDesk einrichten: Komplette Anleitung für Neukunden in 2 Stunden
Die häufigste Hürde für neue SevDesk-Nutzer ist nicht die Software — es ist die Frage, wo man anfängt. Diese Anleitung geht die Einrichtung in der Reihenfolge durch, die ich meinen Mandanten empfehle. In zwei Stunden sind Sie startklar.
Phase 1: Grundeinstellungen (30 Minuten)
Schritt 1: Registrierung und Testzugang
Unter sevdesk.com den kostenlosen Test starten. Keine Kreditkarte nötig. Während der Registrierung wird nach der Unternehmensform gefragt:
- Einzelunternehmer / Freiberufler → Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG)
- GmbH / UG → Bilanzierung (§§ 238 ff. HGB)
- Kleinunternehmer → § 19 UStG wählen
Diese Auswahl bestimmt, welche Steueroptionen angezeigt werden.
Schritt 2: Stammdaten einrichten
Unter Einstellungen → Mein Unternehmen:
- Firmenname (wie im Handelsregister bzw. Gewerbeanmeldung)
- Adresse (vollständig, inkl. Postleitzahl)
- Steuernummer (Format: XX/XXX/XXXXX, vom Finanzamt)
- USt-IdNr. (falls vorhanden, Format: DE + 9 Ziffern)
- Bankverbindung (IBAN und BIC)
Diese Daten erscheinen automatisch auf allen Rechnungen — Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Schritt 3: Kontenrahmen wählen
Unter Einstellungen → Buchhaltung: SKR03 oder SKR04 wählen.
- SKR03: Standard für Freiberufler und Dienstleister
- SKR04: Standard für Handelsunternehmen und Industrie
Wenn Sie bereits einen Steuerberater haben: fragen Sie, welchen Kontenrahmen er für Sie verwendet. Konsistenz erleichtert den DATEV-Import.
Schritt 4: Geschäftsjahr einstellen
In Deutschland ist das Geschäftsjahr standardmäßig das Kalenderjahr (1.1.–31.12.). Abweichende Geschäftsjahre sind für Einzelunternehmer steuerlich nicht zulässig (§ 7 EStG).
Phase 2: ELSTER und Bank (45 Minuten)
Schritt 5: ELSTER-Zertifikat einrichten
Das ELSTER-Soft-Zertifikat erhalten Sie unter www.elster.de (kostenlos, Registrierung mit Steuernummer). Der Prozess:
- Auf elster.de registrieren mit Steuernummer
- Aktivierungsbrief vom Finanzamt abwarten (ca. 1–2 Wochen)
- Zertifikat (*.pfx-Datei) herunterladen
- In SevDesk unter Einstellungen → Steuer → ELSTER hochladen
- PIN eingeben und Verbindung testen
Hinweis: Wenn Sie bereits ein ELSTER-Zertifikat für ELSTER online haben, können Sie dasselbe Zertifikat in SevDesk verwenden.
Schritt 6: Bankkonto verknüpfen
Unter Finanzen → Bankkonten → Konto hinzufügen:
Option A: FinTS/HBCI (empfohlen)
Sofern Ihre Bank FinTS unterstützt: Bankleitzahl, Benutzernummer und PIN eingeben. SevDesk importiert dann Kontobewegungen automatisch in Echtzeit oder täglich.
Option B: CSV-Import
Wenn Ihre Bank kein FinTS anbietet: Kontoauszüge als CSV aus dem Online-Banking exportieren und manuell in SevDesk importieren.
Schritt 7: Buchungsregeln einrichten
Nach dem ersten Bankimport: Die häufigsten Buchungsvorgänge (Miete, Versicherung, Software-Abonnements) als Regeln definieren. SevDesk ordnet diese Buchungen künftig automatisch dem richtigen Konto zu.
Phase 3: Rechnungsvorlagen und Belegerfassung (30 Minuten)
Schritt 8: Rechnungsvorlage prüfen
Unter Einstellungen → Dokumente → Rechnungsvorlage:
- Logo hochladen
- Zahlungsziel einstellen (typisch: 14 Tage netto)
- Bankverbindung in der Fußzeile prüfen
- Pflichtangaben nach § 14 UStG kontrollieren (vollständig vorhanden)
Schritt 9: Produktkatalog anlegen
Unter Produkte/Leistungen: Die häufig angebotenen Leistungen mit Standardpreis und Steuersatz anlegen. Das beschleunigt die Rechnungserstellung erheblich.
Schritt 10: Erste Belege testen
Eine Eingangsrechnung hochladen (Foto oder PDF). SevDesk liest via OCR:
- Datum
- Betrag
- Lieferant
- Steuerbetrag
Die Erkennungsgenauigkeit prüfen und ggf. manuell korrigieren. Bei häufig wiederkehrenden Lieferanten (z.B. Telefon, Bürobedarf) verbessert sich die Erkennung nach wenigen Buchungen.
Phase 4: Steuerberater einbinden (15 Minuten)
Schritt 11: Steuerberater-Zugang einrichten
Unter Einstellungen → Benutzer → Steuerberater einladen. Der Steuerberater erhält Lesezugriff auf alle Buchungen und kann direkt den DATEV-Export abrufen.
Alternativ: Quartalsweiser DATEV-Export als E-Mail-Anhang. Format: ASCII-Buchungsstapel, SKR03 oder SKR04 nach Einstellung.
Was nach der Einrichtung folgt
- Erste Ausgangsrechnung erstellen und an Mandanten senden
- Erste USt-Voranmeldung (sofern monatlich: am 10. des Folgemonats)
- Ersten DATEV-Export an Steuerberater nach Quartalsende
[IMAGE: Schritt-für-Schritt-Einrichtung auf Laptop-Bildschirm, aufgeräumter Schreibtisch, NO PEOPLE]
Weiterlesen
