Buchhaltung Restaurant und Gastgewerbe: Die Besonderheiten die Sie Kennen Müssen
Die Buchhaltung im Restaurant und Gastgewerbe hat einige steuerliche Besonderheiten, die andere Branchen nicht kennen. Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze, das Trinkgeld, das Kassenbuch — hier sind Fehler besonders kostspielig und Betriebsprüfungen besonders häufig. Als Buchhalter mit Erfahrung in der Gastronomie zeige ich Ihnen, worauf es ankommt.
Die 2 Mehrwertsteuersätze in der Gastronomie
Das größte Spezifikum der buchhaltungssoftware restaurant gastgewerbe: die unterschiedlichen Steuersätze.
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Zum Vergleich 2026 →Speisen zum Mitnehmen und Lieferung: 7%
Alles, was außer Haus verkauft wird:
- Take-away Essen
- Lieferservice (auch über Lieferando etc.)
- Backwaren ohne Verzehrmöglichkeit am Ort
Speisen und Getränke im Restaurant: 19%
Alles, was „im Zusammenhang mit einer Dienstleistung“ verkauft wird:
- Essen und Trinken am Tisch
- Speisen an der Theke (wenn Tisch zur Verfügung steht)
Ausnahme: Alkoholfreie Getränke können mit 7% besteuert werden, wenn im Zusammenhang mit einer ermäßigt besteuerten Speise. Das ist komplex — in der Praxis empfehle ich, mit dem Steuerberater eine einheitliche Regelung festzulegen.
Achtung 2025: Die temporäre Mehrwertsteuerreduzierung für Restaurantleistungen (7% statt 19%) ist ausgelaufen. Wieder 19% für Speisen vor Ort!
Das Kassenbuch in der Gastronomie
Kein Bereich ist bei Betriebsprüfungen heißer als das Kassenbuch in der Gastronomie. Das Finanzamt ist gegenüber Barbetrieben besonders misstrauisch — zu Recht, denn Unterschlagungen sind in Barbetrieben leichter möglich.
GoBD-konforme Kassenbuchführung
Tägliche Erfordernisse:
- Tagesabschluss aus dem Kassensystem
- Vergleich mit tatsächlichem Bargeld („Kassenzählung“)
- Protokollierung jeder Ein- und Auszahlung
- Unterschrift (bei analogen Kassenbüchern)
Was nie passieren darf:
- Negative Kassenbestände (mehr Ausgaben als Einnahmen → unmöglich)
- Rückwirkende Änderungen
- „Lücken“ im Kassenbuch
SevDesk Kassenbuch: SevDesk bietet ein digitales, GoBD-konformes Kassenbuch. Tagesumsätze können direkt eingetragen werden. Das ersetzt aber nicht ein zertifiziertes Kassensystem — für Gastronomien mit nennenswertem Barumsatz ist eine zertifizierte Kasse (TSE-Kasse) Pflicht.
TSE-Kassenpflicht in der Gastronomie
Seit 2020 gilt für Gastronomien mit elektronischen Kassen die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)-Pflicht. Diese macht Manipulationen technisch nahezu unmöglich und schützt Sie auch bei Betriebsprüfungen.
SevDesk kann die Daten aus TSE-konformen Kassensystemen importieren — fragen Sie Ihren Kassensystemanbieter nach dem SevDesk-Export.
Trinkgeld in der Buchhaltung
Das Trinkgeld ist ein weiterer Gastronomie-Spezialfall:
Trinkgeld der Mitarbeiter
- Freiwilliges Trinkgeld direkt an den Mitarbeiter: steuerfrei für den Mitarbeiter (§3 Nr. 51 EStG)
- Tronc-System (Pool-Trinkgeld): Trinkgeld geht an den Arbeitgeber und wird verteilt → lohnsteuerpflichtig!
In der Buchhaltung: Freiwilliges direktes Trinkgeld erscheint nicht in Ihren Büchern (geht direkt vom Gast zum Mitarbeiter). Tronc-System muss als Lohnbestandteil behandelt werden.
Trinkgeld auf Kreditkartenzahlungen
Wenn Kunden Trinkgeld per Karte geben: Das Trinkgeld erscheint auf Ihrem Kassenbericht. Es muss klar von Ihrem Umsatz getrennt werden. In SevDesk: Separate Buchungsposition „Trinkgeld Weitergabe“ als durchlaufender Posten.
Verpflegungskosten und Eigenverbrauch
Wenn Sie als Inhaber selbst im Restaurant essen oder Mitarbeiter beköstigst:
Eigenverbrauch: Streng genommen müssen Sie Ihren eigenen Restaurantbesuch als Privatentnahme verbuchen.
Sachbezug Mitarbeiter: Kostenlose Mahlzeiten für Mitarbeiter sind mit dem amtlichen Sachbezugswert zu versteuern (2025: 4,13 Euro pro Mittagessen).
SevDesk unterstützt die korrekte Buchung beider Fälle.
Speziell für Gastronomie: Welche SevDesk-Funktionen Besonders Wichtig Sind
- Kassenbuch mit täglicher Einnahmen-/Ausgabenerfassung
- Zwei Steuersätze auf einer Rechnung (7% und 19%)
- Lieferanten buchen (Lebensmittellieferanten, Getränkelieferanten)
- Personalkosten (Vollzeit, Aushilfen 450 Euro, Minijob)
- Pacht als Betriebsausgabe richtig kategorisieren
- Inventurbewertung (Warenbestand zum Stichtag)
FAQ — Buchhaltung Restaurant Gastgewerbe
Q: Brauche ich als kleines Café eine zertifizierte Kasse?
A: Wenn Sie eine elektronische Kasse nutzen (auch iPad-Kasse), benötigen Sie eine TSE-zertifizierte Kasse. Ausnahme: Wenn Sie ausschließlich mit einer einfachen Registrierkasse ohne Speicherung arbeiten. Da dies in der Praxis kaum noch vorkommt, ist die Antwort für die meisten Gastronomen: Ja.
Q: Wie buche ich Lieferando-Provisionen in SevDesk?
A: Lieferando zieht Provisionen direkt von Ihren Umsätzen ab. In SevDesk: Die Lieferando-Abrechnung als Einnahme (Netto-Umsatz nach Provision) buchen. Die Provision selbst als Betriebsausgabe unter „Provisionen/Vermittlungsgebühren“ erfassen. Prüfen Sie die Lieferando-Rechnungen auf korrekte Mehrwertsteuerausweisung.
Q: Müssen Restaurantbelege (Einkaufsrechnungen für Lebensmittel) 10 Jahre aufbewahrt werden?
A: Ja, Buchungsbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Mit SevDesk und Belegerfassung ist das digitale Archiv kein Problem. Tipp: Organisieren Sie die Lebensmittelbelege nach Lieferant, das erleichtert spätere Suchen bei Betriebsprüfungen.
Q: Wie gehe ich mit Gutscheinen um, die im Restaurant eingelöst werden?
A: Beim Verkauf eines Gutscheins: keine Umsatzsteuer fällig (§21 UStG bei Einzweckgutscheinen erst bei Einlösung). Bei Einlösung: Umsatz und Steuer buchen. SevDesk unterstützt die korrekte Buchung von Anzahlungen und Gutscheinen — prüfen Sie die Funktion in den Einstellungen.
Q: Gibt es branchenspezifische SevDesk-Vorlagen für Gastronomie?
A: SevDesk hat keine dedizierten Gastronomie-Vorlagen, aber die Kontenstruktur (SKR 03/04) deckt alle gastronomiespezifischen Konten ab. Lassen Sie die initiale Konteneinrichtung von einem auf Gastronomie spezialisierten Steuerberater durchführen — das erspart spätere Korrekturen.
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