Als Steuerberater mit 18 Jahren Erfahrung erkläre ich dieses Thema so, wie ich es meinen Mandanten erkläre: direkt, praxisnah und ohne unnötigen Fachjargon.
Rechnungen schreiben mit SevDesk: Gesetzeskonform in 3 Minuten
Eine Rechnung, die nicht alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält, ist keine ordnungsgemäße Rechnung. Das bedeutet: Der Empfänger kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen, und beim Auftraggeber entsteht Misstrauen. Als Buchhalter sehe ich regelmäßig fehlerhafte Rechnungen — oft bei Selbstständigen, die glauben, ein einfaches Word-Dokument reiche aus.
SevDesk nimmt Ihnen die Arbeit ab — wenn Sie das System richtig eingerichtet haben.
Die Pflichtangaben nach § 14 UStG: Die vollständige Liste
Jede Rechnung über 250 Euro brutto muss enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer (eindeutig, nicht wiederholbar)
- Art und Umfang der Leistung (konkrete Leistungsbeschreibung)
- Zeitpunkt der Leistung (Leistungsdatum — NICHT Rechnungsdatum!)
- Nettobetrag nach Steuersätzen aufgeteilt
- Steuersatz (19%, 7% oder 0% mit Begründung)
- Steuerbetrag (absoluter Euro-Betrag)
- Gesamtbetrag (Bruttobetrag)
Besondere Hinweise:
- § 19 UStG Kleinunternehmer: Hinweis auf Steuerbefreiung erforderlich
- § 13b UStG Reverse Charge: Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
- § 14a UStG innergemeinschaftliche Lieferungen: Hinweis „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“
Wie SevDesk die Pflichtangaben automatisch befüllt
Nach korrekter Einrichtung (Stammdaten, Steuernummer, Bankverbindung) werden bei jeder neuen Rechnung automatisch befüllt:
- Absenderdaten (Name, Adresse, Steuernummer)
- Rechnungsnummer (fortlaufend, nicht wiederholbar)
- Steuer (19% oder 7% nach Produktkonfiguration)
Sie müssen manuell eingeben:
- Empfängerdaten (oder aus Kontaktverwaltung wählen)
- Leistungsbeschreibung
- Leistungsdatum
- Betrag
Der häufigste Fehler: Das Leistungsdatum
Nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG muss der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung auf der Rechnung ausgewiesen sein — nicht nur das Rechnungsdatum.
Beispiel: Sie führen eine Beratungsleistung am 15. März durch, schreiben die Rechnung aber erst am 2. April. Die Rechnung muss das Leistungsdatum 15. März ausweisen, nicht nur das Rechnungsdatum 2. April.
SevDesk erfasst beide Daten separat. Viele andere Tools ignorieren das Leistungsdatum — ein stiller Fehler, der bei Betriebsprüfungen zu Problemen führt.
Rechnungserstellung Schritt für Schritt
Schritt 1: Menü „Ausgangsrechnungen“ → „Neue Rechnung“
Schritt 2: Kontakt aus der Datenbank wählen oder neu anlegen (Name, Adresse, ggf. USt-IdNr. für B2B)
Schritt 3: Leistungsposition hinzufügen — Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz
Schritt 4: Leistungsdatum eintragen (abweichend vom Rechnungsdatum falls nötig)
Schritt 5: Zahlungsziel wählen (Standard: 14 Tage netto, anpassbar)
Schritt 6: Vorschau prüfen — alle Pflichtangaben sichtbar?
Schritt 7: PDF generieren und per E-Mail versenden oder ausdrucken
Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV)
Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen: Name/Adresse des Empfängers und Steuernummer des Leistungsempfängers müssen nicht enthalten sein. SevDesk behandelt Kleinbetragsrechnungen standardmäßig wie normale Rechnungen — das ist korrekt und komfortabler.
Fazit
Mit SevDesk ist eine gesetzeskonforme Rechnung nach § 14 UStG in drei Minuten erstellt — wenn Stammdaten und Produktkatalog vorab eingerichtet wurden. Das Leistungsdatum ist der einzige Punkt, der bewusste Aufmerksamkeit erfordert.
[IMAGE: Rechnungserstellung auf Laptop-Bildschirm mit allen Pflichtfeldern ausgefüllt, professionelles Büro, NO PEOPLE]
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