Als Steuerberater mit 18 Jahren Erfahrung erkläre ich dieses Thema so, wie ich es meinen Mandanten erkläre: direkt, praxisnah und ohne unnötigen Fachjargon.
Warum ein Artikelstamm sinnvoll ist
Wer immer dieselben Leistungen anbietet, sollte diese einmalig im Artikelstamm hinterlegen. Bei der nächsten Rechnung: Leistung aus der Liste wählen, Menge anpassen, fertig. Das spart Zeit und verhindert Tippfehler in der Leistungsbeschreibung.
Artikel anlegen
Stammdaten → Artikel → Neuer Artikel:
- Artikelbezeichnung: Aussagekräftig (nicht „Beratung“, sondern „Strategieberatung je Stunde“)
- Artikelnummer: Für interne Referenzen (optional)
- Einheit: Stunde, Tag, Stück, Pauschal
- Nettopreis: Standardpreis (überschreibbar bei der Rechnungsstellung)
- Steuersatz: 19% Standard, 7% ermäßigt, 0% für Ausland/steuerbefreit
- Ertragskontoart: Welches Buchungskonto? (z.B. Erlöse aus Dienstleistungen = Konto 8400 SKR03)
- Beschreibung: Längere Beschreibung, die auf der Rechnung erscheinen kann
Steuersätze korrekt zuordnen
Der Regelsteuersatz in Deutschland ist 19% (§12 Abs. 1 UStG). Der ermäßigte Satz von 7% gilt u.a. für:
- Bücher, Zeitschriften, Zeitungen
- Lebensmittel (nicht Gastronomie)
- Öffentliche Verkehrsmittel
- Kunst und Kulturveranstaltungen
Für die meisten Dienstleister: 19% für alle Leistungen.
Ausnahme: Bestimmte freiberufliche Tätigkeiten können steuerbefreit sein (z.B. Heilberufe nach §4 Nr. 14 UStG, Bildungseinrichtungen nach §4 Nr. 21 UStG).
Artikelgruppen für bessere Übersicht
Bei mehr als 10 Artikeln empfiehlt sich eine Gruppierung. Beispiel:
- Gruppe: Beratungsleistungen (Stundensatz, Tagessatz, Projektpauschale)
- Gruppe: Software-Lizenzen (verschiedene Produkte)
- Gruppe: Reisekosten (Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung)
[IMAGE:product catalog database with pricing and tax rate fields on accounting software screen, NO PEOPLE, no faces, modern software interface]
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