Als Steuerberater mit 18 Jahren Erfahrung erkläre ich dieses Thema so, wie ich es meinen Mandanten erkläre: direkt, praxisnah und ohne unnötigen Fachjargon.
Zwei Methoden: Kilometerpauschale oder Fahrtenbuch
Selbstständige haben bei gemischt genutzten Fahrzeugen (privat + beruflich) zwei Optionen:
Option 1: Kilometerpauschale (einfacher)
- 0,30€ pro betrieblich gefahrenem Kilometer
- Kein Fahrtenbuch nötig
- Aufzeichnung: Datum, Ziel, Anlass, km genügt
- Kein Nachweis der tatsächlichen Kosten
Beispiel: 8.000 km betrieblich/Jahr → 8.000 × 0,30€ = 2.400€ Betriebsausgabe
Option 2: Echte Fahrtkosten (mit Fahrtenbuch)
- Tatsächliche Kosten: Benzin, Versicherung, Steuer, Wartung, Abschreibung
- Anteilig nach betrieblicher Nutzung (z.B. 60% betrieblich)
- Erfordert lückenloses Fahrtenbuch
Lohnt sich wenn: Teures Fahrzeug + hohe Betriebskosten + hoher betrieblicher Anteil
Faustregel: Fahrtenbuch lohnt sich ab ~15.000 betrieblichen km/Jahr bei einem Fahrzeug >30.000€ Anschaffungspreis.
Was muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch enthalten?
Jede Fahrt muss dokumentiert werden:
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand zu Beginn und Ende
- Abfahrts- und Zielort
- Zweck/Anlass der Fahrt (z.B. „Kundentermin: Müller GmbH, München“)
- Besuchte Person/Unternehmen (bei Kundenbesuchen)
Privat- und Umwegfahrten: Müssen ebenfalls eingetragen werden (als „privat“ markiert).
Digitale Fahrtenbuchlösungen
Digitale Fahrtenbücher per App sind steuerrechtlich zulässig, wenn GoBD-konform:
- Unveränderbarkeit nach Eintrag
- Automatischer Zeitstempel
- GPS-Aufzeichnung empfohlen
Empfohlene Apps (unabhängig von SevDesk):
- Vimcar: ~10€/Monat, GPS automatisch, sehr genau
- TripLog: 5€/Monat, einfacher
- Logbuch: Kostenlose Einstiegsvariante
Fahrtkosten in SevDesk buchen
Kilometerpauschale buchen
- SevDesk → Belege → Neuer Beleg
- Typ: Fahrtkosten
- Datum, Streckenbeschreibung („Hamburg → Kiel, Kundentermin ABC GmbH“)
- Kilometer × 0,30€ = Betrag eingeben
- Steuersatz: 0% (Privatperson hat keine USt auf Kilometerpauschale)
Echte Benzinkosten buchen
- Tankquittung fotografieren (SevDesk App)
- Betrag, Datum, Tankstelle erkannt durch OCR
- Anteil betrieblich festlegen (z.B. 60%)
- SevDesk: Betriebsausgabe = Gesamtbetrag × 60%
Der wichtigste Tipp
Gleich nach der Fahrt eintragen. „Ich mache das heute Abend“ führt unweigerlich zu Lücken — und eine lückenlose Aufzeichnung ist Pflicht. Digitale Apps mit GPS helfen, weil sie die Fahrten automatisch erkennen.
[IMAGE:Digital mileage log on smartphone showing car trip tracking and business expense calculation, NO PEOPLE, no faces, clean navigation and finance concept, blue and grey design]
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