Mahnung schreiben und versenden: Rechtskonformes Mahnwesen mit sevDesk

Unbezahlte Rechnungen sind für Selbstständige und kleine Unternehmen ein echtes Problem: Sie haben geleistet, aber das Geld kommt nicht. Die Lösung heißt konsequentes Mahnwesen. Mit sevDesk können Sie Mahnungen rechtssicher erstellen und den Prozess weitgehend automatisieren — damit unbezahlte Rechnungen nicht vergessen werden.

Rechtliche Grundlagen: Wann entsteht Verzug?

Automatischer Verzug (§ 286 Abs. 2 BGB):

• Wenn Sie ein Zahlungsziel auf der Rechnung angegeben haben und dieses überschritten ist
• Wenn Sie auf der Rechnung „Zahlung innerhalb 14 Tagen“ schreiben und 14 Tage vorbei sind

Verzug nach Mahnung:

• Ohne Zahlungsziel auf der Rechnung: Sie müssen mahnen
• Die Mahnung muss den Schuldner in Verzug setzen

Die 30-Tage-Regel (§ 286 Abs. 3 BGB):
Bei Zahlungszielen ohne explizite Angabe: 30 Tage nach Fälligkeit tritt automatisch Verzug ein — bei Verbrauchern nur wenn auf der Rechnung darauf hingewiesen wurde.

Praktische Empfehlung: Geben Sie immer ein konkretes Zahlungsziel auf der Rechnung an (z.B. „Zahlbar bis zum 15. März 2025“). Das ist klarer und setzt automatisch den Verzug in Gang.

Der Mahnprozess in 3 Stufen

Stufe 1: Zahlungserinnerung

Die freundliche erste Kontaktaufnahme — kein rechtlicher Druck:

Zeitpunkt: 3-7 Tage nach Fälligkeit
Ton: Freundlich, kein Vorwurf
Inhalt: Rechnungsnummer, Betrag, „Möglicherweise liegt ein Versehen vor“
Keine Mahngebühr bei erster Erinnerung (optional)

Eine Zahlungserinnerung ist keine Pflicht — Sie können direkt mit Mahnung 1 starten. Aber bei langjährigen Kunden wirkt sie professioneller.

Stufe 2: Erste Mahnung

Zeitpunkt: 7-14 Tage nach Zahlungserinnerung (oder 7-14 Tage nach Fälligkeit wenn ohne Erinnerung)
Ton: Sachlich, klar
Inhalt: Verweis auf Rechnungsdatum und -nummer, Forderung inkl. Mahngebühr und Verzugszinsen, neue Frist
Mahngebühr: Optional, meist 5-15 €

Stufe 3: Letzte Mahnung (Zweite Mahnung)

Zeitpunkt: 7-14 Tage nach erster Mahnung
Ton: Bestimmt, Ankündigung weiterer Schritte
Inhalt: Letzte Möglichkeit, Ankündigung Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren
Verzugszinsen: Gesetzliche 5% über Basiszinssatz (9,62% bei B2B)

Nach der letzten Mahnung: Inkasso beauftragen oder gerichtliches Mahnverfahren (Mahnbescheid beim zuständigen Amtsgericht).

Mahngebühren und Verzugszinsen

Mahngebühren

Mahngebühren sind zulässig, sofern:

• Sie in Ihren AGBs oder auf der Originalrechnung angekündigt wurden
• ODER der Schuldner sie bereits aus vorherigen Transaktionen kannte

Übliche Mahngebühren: 5-15 € pro Mahnung. Höhere Beträge können als unverhältnismäßig gewertet werden.

Vorsicht: Ohne AGB-Grundlage oder vorherige Ankündigung können Mahngebühren anfechtbar sein. Geben Sie Mahngebühren in Ihre AGBs auf oder weisen Sie auf der Rechnung darauf hin.

Verzugszinsen

Bei Verzug haben Sie Anspruch auf Verzugszinsen:

B2C (Privatkunden): 5 Prozentpunkte über Basiszinssatz (aktuell ca. 7-8%)
B2B (Geschäftskunden): 9 Prozentpunkte über Basiszinssatz (aktuell ca. 11-12%)

Basis: Forderungsbetrag × Zinssatz × Tage im Verzug / 365

Beispiel: 5.000 € offen, 30 Tage Verzug, B2B:
5.000 × 0,12 × 30 / 365 = 49,32 € Verzugszinsen

sevDesk berechnet Verzugszinsen automatisch bei der Mahngenerierung.

Mahnungen in sevDesk erstellen

Automatisches Mahnwesen einrichten

sevDesk kann Mahnungen automatisch generieren:

1. Einstellungen → Mahnwesen
2. Konfigurieren Sie:
   • Mahnstufe 1: X Tage nach Fälligkeit → Zahlungserinnerung
   • Mahnstufe 2: Y Tage nach Mahnstufe 1 → Erste Mahnung (+ Mahngebühr X €)
   • Mahnstufe 3: Z Tage nach Mahnstufe 2 → Letzte Mahnung
3. Legen Sie E-Mail-Texte für jede Stufe fest
4. Aktivieren Sie die automatische Erstellung (und optional den automatischen Versand)

Empfehlung: Automatische Erstellung JA, automatischer Versand NEIN (zunächst). Prüfen Sie jede Mahnung kurz, bevor sie rausgeht — manchmal gibt es Gründe (Zahlungsvereinbarung, Streit über Leistung), warum keine Mahnung angemessen ist.

Mahnung manuell erstellen

1. Öffnen Sie die unbezahlte Rechnung in sevDesk
2. Klicken Sie auf Mahnung erstellen
3. sevDesk erstellt die Mahnung mit den richtigen Daten
4. Prüfen und anpassen (Mahngebühr, Verzugszinsen, Text)
5. Per E-Mail versenden oder als PDF herunterladen

Mahntext-Vorlagen

Zahlungserinnerung

Betreff: Zahlungserinnerung — Rechnung [Nummer] vom [Datum]

Sehr geehrte/r [Name],

wir erlauben uns, Sie auf unsere offene Rechnung Nr. [Nummer] 
vom [Datum] über [Betrag] hinzuweisen.

Möglicherweise hat diese Zahlung Ihren Weg zu uns noch nicht gefunden. 
Wir bitten Sie höflich, den offenen Betrag bis zum [neues Datum] 
auf unser Konto [IBAN] zu überweisen.

Bei bereits erfolgter Zahlung bitten wir Sie, dieses Schreiben 
als gegenstandslos zu betrachten.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Erste Mahnung

Betreff: Erste Mahnung — Rechnung [Nummer] — Fällig seit [Datum]

Sehr geehrte/r [Name],

trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] steht die Begleichung 
der Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] noch aus.

Offener Betrag: [Betrag]
Mahngebühr: [X] €
Verzugszinsen ([Satz]%, [Tage] Tage): [Betrag] €
Gesamtforderung: [Summe] €

Wir bitten Sie dringend, die Gesamtforderung bis spätestens 
[Datum in 7-10 Tagen] zu begleichen.

Sollte die Zahlung bis zu diesem Termin nicht eingehen, 
sehen wir uns leider gezwungen, weitere Schritte einzuleiten.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Nach der letzten Mahnung: Weitere Optionen

Wenn auch die letzte Mahnung ohne Reaktion bleibt:

Gerichtlicher Mahnbescheid: Beantragen beim zuständigen Amtsgericht. Kostengünstig, schnell, und der Schuldner kann widersprechen (dann reguläres Klageverfahren).

Inkasso beauftragen: Professionelle Inkasso-Unternehmen übernehmen die Forderung. Kosten trägt der Schuldner (gesetzlich geregelt). Einfach, aber Erfolg nicht garantiert.

Rechtsanwalt beauftragen: Bei größeren Beträgen oder komplexen Fällen.

Fazit

Konsequentes Mahnwesen ist keine Frage der Höflichkeit — es ist geschäftliche Notwendigkeit. Mit sevDesk läuft der Prozess halbautomatisch: Sie werden auf überfällige Rechnungen hingewiesen, die Mahnungen werden korrekt generiert, und der Mahnverlauf ist lückenlos dokumentiert. Das schützt Sie rechtlich und erhöht Ihre Chancen auf Zahlung erheblich.