Subunternehmer und Freelancer bezahlen: Rechnungen und Steuern korrekt handhaben

Viele Selbstständige und kleine Unternehmen beauftragen externe Freelancer oder Subunternehmer für Teilleistungen. Das ist legal und sinnvoll — aber nur wenn es korrekt dokumentiert und abgerechnet wird. Falsch gemacht kann es zu erheblichen steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Problemen führen.

Freelancer vs. Angestellter: Die entscheidende Abgrenzung

Die wichtigste Frage überhaupt: Handelt es sich wirklich um einen selbstständigen Freelancer oder eigentlich um einen Angestellten?

Das Finanzamt und die Deutsche Rentenversicherung prüfen diese Frage intensiv. Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn ein Freelancer so in Ihr Unternehmen eingebunden ist, dass er faktisch wie ein Angestellter tätig ist — trotz „Freelancer-Vertrag“.

Kriterien für echte Selbstständigkeit

✅ Der Freelancer arbeitet für mehrere Auftraggeber
✅ Er bestimmt selbst Zeit, Ort und Art der Arbeit
✅ Er hat eigene Betriebsmittel (Laptop, Software, Büro)
✅ Er hat eigene Mitarbeiter oder Subunternehmer
✅ Er trägt das unternehmerische Risiko (Gewinn/Verlust)

Warnsignale für Scheinselbstständigkeit

⚠️ Nur ein Auftraggeber (mono-Auftraggeber)
⚠️ Feste Arbeitszeiten und Anwesenheitspflicht
⚠️ Weisungsgebundenheit (Vorgesetzte, interne Hierarchie)
⚠️ Nutzung firmeneigener Infrastruktur
⚠️ Kein eigenes Geschäftsrisiko

Konsequenz der Scheinselbstständigkeit: Das Finanzamt und die Deutsche Rentenversicherung können rückwirkend Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer nachfordern — von Ihnen als Auftraggeber.

Korrekte Beauftragung eines Freelancers

Werkvertrag vs. Dienstvertrag

Werkvertrag (§ 631 BGB): Der Freelancer schuldet ein bestimmtes Ergebnis (z.B. fertige Website, übersetzer Text). Das Ergebnis wird nach Lieferung bezahlt. Mängel können gerügt werden.

Dienstvertrag (§ 611 BGB): Der Freelancer schuldet Dienstleistungszeit (z.B. 20 Stunden Beratung). Bezahlung erfolgt für die geleistete Zeit.

Für die meisten Freelancer-Tätigkeiten (Programmierung, Design, Texterstellung) ist der Werkvertrag üblicher und klarer.

Bestandteile eines sicheren Freelancer-Vertrages

• Vertragsparteien: Vollständige Namen und Adressen
• Leistungsbeschreibung: Was genau wird geliefert? (detailliert!)
• Vergütung: Betrag (netto zzgl. ggf. MwSt.)
• Zahlungsziel: Wann wird bezahlt?
• Lieferdatum / Zeitraum
• Rechte: Wer hält die Urheberrechte?
• Geheimhaltung (NDA): Falls nötig
• Selbstständigenklausel: „Der Auftragnehmer ist selbstständiger Unternehmer…“

Freelancer-Rechnung prüfen und buchen

Pflichtangaben auf der Freelancer-Rechnung

Die Rechnung des Freelancers muss alle Pflichtangaben enthalten:

• Name und Adresse des Freelancers
• Ihre Name und Adresse
• Rechnungsnummer
• Datum
• Leistungsbeschreibung
• Nettobetrag
• MwSt.-Satz und -Betrag (oder Hinweis auf § 19 UStG bei Kleinunternehmer)
• Gesamtbetrag
• Bankverbindung
• Steuernummer oder USt-ID des Freelancers

Fehlen diese Angaben, können Sie die Vorsteuer nicht geltend machen und die Zahlung ist buchhalterisch problematisch.

Vorsteuer bei Freelancer-Rechnungen

Wenn der Freelancer MwSt. ausweist und Sie umsatzsteuerpflichtig sind:

• Nettobetrag als Betriebsausgabe (Fremdleistungen)
• MwSt.-Betrag als Vorsteuer (zurückforderbar)

Wenn der Freelancer Kleinunternehmer ist:

• Bruttobetrag als Betriebsausgabe (keine MwSt. auf der Rechnung)
• Keine Vorsteuer zu verrechnen

Buchung in sevDesk

Freelancer-Rechnung mit MwSt.:

Betrag: 1.190 € brutto (1.000 € netto + 190 € MwSt.)
Konto: Fremdleistungen (4900/SKR04 oder 3100/SKR03)
Betrag netto: 1.000 €
Vorsteuer: 190 €
Beleg: Rechnung des Freelancers hochladen

Freelancer-Rechnung ohne MwSt. (Kleinunternehmer):

Betrag: 800 € (brutto = netto)
Konto: Fremdleistungen
Keine Vorsteuer
Beleg: Rechnung mit § 19 UStG-Hinweis hochladen

Ausländische Freelancer: Besonderheiten

EU-Freelancer (Reverse Charge)

Beauftragen Sie einen Freelancer aus einem anderen EU-Land, gilt das Reverse-Charge-Verfahren:

• Der ausländische Freelancer stellt eine Rechnung ohne MwSt. aus
• Sie als Auftraggeber in Deutschland führen die deutsche MwSt. ans Finanzamt ab
• Gleichzeitig ziehen Sie sie als Vorsteuer ab — in der Regel also Nullsumme

In sevDesk: Buchung mit innergemeinschaftlichem Erwerb (IGEL) — spezifische Konten beachten.

Drittlands-Freelancer (Non-EU)

Bei Freelancern aus Nicht-EU-Ländern (z.B. USA, Ukraine, Pakistan):

• Keine europäische MwSt.-Pflicht
• Aber ggf. Quellensteuer (§ 50a EStG) bei bestimmten Leistungen!

Quellensteuer § 50a EStG: Bei Vergütungen an beschränkt steuerpflichtige Personen (Nicht-EU-Ausländer) für bestimmte Leistungen (Rechte, Lizenzen, Nutzungsrechte, Lizenzen für Software) kann eine Quellensteuer von 15% anfallen, die Sie einbehalten und ans Finanzamt abführen müssen.

Bevor Sie einen Freelancer aus einem Drittland für umfangreichere Tätigkeiten beauftragen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob § 50a greift.

Checkliste: Freelancer beauftragen

☐ Schriftlichen Freelancer-Vertrag schließen
☐ Selbstständigkeit prüfen (mehrere Auftraggeber, eigene Mitarbeiter?)
☐ Leistung und Vergütung klar definieren
☐ Rechnung auf Pflichtangaben prüfen
☐ Zahlung nach Lieferung und Prüfung
☐ Rechnung in sevDesk buchen (mit korrekter Vorsteuer)
☐ Bei Auslands-Freelancer: Reverse Charge oder § 50a prüfen

Fazit

Freelancer korrekt zu beauftragen schützt Sie vor teuren Nachzahlungen durch Scheinselbstständigkeit und stellt sicher, dass Sie die Vorsteuer korrekt geltend machen können. Ein kurzer Check vor Vertragsschluss und eine ordentliche Rechnung sind die wichtigsten Schritte.