KURZ ZUSAMMENGEFASST

KURZ ZUSAMMENGEFASST

✅ Projektbasierte Abrechnung mit Zeiterfassung
✅ Freelancer-Rechnungen als Eingangsbelege verwalten
✅ Mehrere Kostenstellen für verschiedene Projekte
⚠️ Kein vollständiges Projektmanagement — nur Abrechnungskomponente
⚠️ Größere Agenturen (ab 5 MA) brauchen eventuell Lohnbuchhaltungs-Erweiterung

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Agenturen und ihre besonderen Buchhaltungsanforderungen

Agenturen — ob Marketing, PR, Webdesign oder Kreation — haben spezifische Anforderungen: Stundensatzzahlen, Weiterfakturierung von Fremdleistungen, Projektabrechnung und oft ein Mischmodell aus Retainer und Einzelprojekten.

Ich habe SevDesk für mehrere kleine Agenturen (2–8 Mitarbeiter) eingerichtet. Hier ist mein ehrliches Fazit.

Was SevDesk für Agenturen gut kann

Zeiterfassung und Projektabrechnung

SevDesk hat eine integrierte Zeiterfassung, mit der Mitarbeiter Stunden auf Projekte buchen. Aus erfassten Stunden lässt sich direkt eine Rechnung erstellen.

Ablauf:

1. Projekt anlegen → Stundensatz hinterlegen
2. Mitarbeiter erfassen täglich/wöchentlich Stunden
3. Monatsende: Rechnung aus Zeiterfassung generieren
4. Kunde erhält Rechnung mit Stundenaufstellung

Freelancer-Rechnungen als Eingangsbelege

Viele Agenturen beauftragen externe Freelancer. Deren Rechnungen werden in SevDesk als Eingangsbelege erfasst und den entsprechenden Projekten zugeordnet:

• Eingangsbeleg hochladen (PDF/Foto)
• Projekt/Kostenstelle zuweisen
• Steuer prüfen (bei Freelancern in DE: USt-pflichtig oder Kleinunternehmer)

Durchlaufende Posten weiterfakturieren

Wenn Agenturen Fremdleistungen (z.B. Druck, Fotograf, Mediaeinkauf) für Kunden weiterberechnen:

• Eingangsrechnung erfassen
• Ausgangsrechnung erstellen mit identischem oder aufgeschlagenem Betrag
• Buchungslink zwischen Eingang und Ausgang für Transparenz

Wo SevDesk für Agenturen an Grenzen stößt

Kein vollständiges Projektmanagement: SevDesk ist kein Projektmanagement-Tool. Für Kanban-Boards, Aufgaben oder Ressourcenplanung brauchen Sie ein separates Tool (Asana, Trello, Monday.com).

Begrenzte Mehrbenutzerverwaltung: Im M-Tarif nur begrenzte Nutzerrechte. Für Agenturen mit mehreren Buchhaltern und spezifischen Zugriffsrechten empfehle ich den L-Tarif oder eine Erweiterung.

Kein natives CRM: Kontakte sind in SevDesk vorhanden, aber ein vollständiges CRM (Pipelines, Deals, E-Mail-Tracking) fehlt. Kombination mit HubSpot Free oder Pipedrive empfohlen.

Empfehlung nach Agenturgröße

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[IMAGE:Creative agency office workspace with project billing and accounting dashboard on screens, NO PEOPLE, no faces, modern creative office atmosphere, blue and orange accent colors]