Buchhaltung Restaurant und Gastgewerbe: Die Besonderheiten die Sie Kennen Müssen

Buchhaltung Restaurant und Gastgewerbe: Die Besonderheiten die Sie Kennen Müssen

Die Buchhaltung im Restaurant und Gastgewerbe hat einige steuerliche Besonderheiten, die andere Branchen nicht kennen. Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze, das Trinkgeld, das Kassenbuch — hier sind Fehler besonders kostspielig und Betriebsprüfungen besonders häufig. Als Buchhalter mit Erfahrung in der Gastronomie zeige ich Ihnen, worauf es ankommt.

Die 2 Mehrwertsteuersätze in der Gastronomie

Das größte Spezifikum der buchhaltungssoftware restaurant gastgewerbe: die unterschiedlichen Steuersätze.

Speisen zum Mitnehmen und Lieferung: 7%

Alles, was außer Haus verkauft wird:

• Take-away Essen
• Lieferservice (auch über Lieferando etc.)
• Backwaren ohne Verzehrmöglichkeit am Ort

Speisen und Getränke im Restaurant: 19%

Alles, was „im Zusammenhang mit einer Dienstleistung“ verkauft wird:

• Essen und Trinken am Tisch
• Speisen an der Theke (wenn Tisch zur Verfügung steht)

Ausnahme: Alkoholfreie Getränke können mit 7% besteuert werden, wenn im Zusammenhang mit einer ermäßigt besteuerten Speise. Das ist komplex — in der Praxis empfehle ich, mit dem Steuerberater eine einheitliche Regelung festzulegen.

Achtung 2025: Die temporäre Mehrwertsteuerreduzierung für Restaurantleistungen (7% statt 19%) ist ausgelaufen. Wieder 19% für Speisen vor Ort!

Das Kassenbuch in der Gastronomie

Kein Bereich ist bei Betriebsprüfungen heißer als das Kassenbuch in der Gastronomie. Das Finanzamt ist gegenüber Barbetrieben besonders misstrauisch — zu Recht, denn Unterschlagungen sind in Barbetrieben leichter möglich.

GoBD-konforme Kassenbuchführung

Tägliche Erfordernisse:

• Tagesabschluss aus dem Kassensystem
• Vergleich mit tatsächlichem Bargeld („Kassenzählung“)
• Protokollierung jeder Ein- und Auszahlung
• Unterschrift (bei analogen Kassenbüchern)

Was nie passieren darf:

• Negative Kassenbestände (mehr Ausgaben als Einnahmen → unmöglich)
• Rückwirkende Änderungen
• „Lücken“ im Kassenbuch

SevDesk Kassenbuch: SevDesk bietet ein digitales, GoBD-konformes Kassenbuch. Tagesumsätze können direkt eingetragen werden. Das ersetzt aber nicht ein zertifiziertes Kassensystem — für Gastronomien mit nennenswertem Barumsatz ist eine zertifizierte Kasse (TSE-Kasse) Pflicht.

TSE-Kassenpflicht in der Gastronomie

Seit 2020 gilt für Gastronomien mit elektronischen Kassen die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)-Pflicht. Diese macht Manipulationen technisch nahezu unmöglich und schützt Sie auch bei Betriebsprüfungen.

SevDesk kann die Daten aus TSE-konformen Kassensystemen importieren — fragen Sie Ihren Kassensystemanbieter nach dem SevDesk-Export.

Trinkgeld in der Buchhaltung

Das Trinkgeld ist ein weiterer Gastronomie-Spezialfall:

Trinkgeld der Mitarbeiter

• Freiwilliges Trinkgeld direkt an den Mitarbeiter: steuerfrei für den Mitarbeiter (§3 Nr. 51 EStG)
• Tronc-System (Pool-Trinkgeld): Trinkgeld geht an den Arbeitgeber und wird verteilt → lohnsteuerpflichtig!

In der Buchhaltung: Freiwilliges direktes Trinkgeld erscheint nicht in Ihren Büchern (geht direkt vom Gast zum Mitarbeiter). Tronc-System muss als Lohnbestandteil behandelt werden.

Trinkgeld auf Kreditkartenzahlungen

Wenn Kunden Trinkgeld per Karte geben: Das Trinkgeld erscheint auf Ihrem Kassenbericht. Es muss klar von Ihrem Umsatz getrennt werden. In SevDesk: Separate Buchungsposition „Trinkgeld Weitergabe“ als durchlaufender Posten.

Verpflegungskosten und Eigenverbrauch

Wenn Sie als Inhaber selbst im Restaurant essen oder Mitarbeiter beköstigst:

Eigenverbrauch: Streng genommen müssen Sie Ihren eigenen Restaurantbesuch als Privatentnahme verbuchen.

Sachbezug Mitarbeiter: Kostenlose Mahlzeiten für Mitarbeiter sind mit dem amtlichen Sachbezugswert zu versteuern (2025: 4,13 Euro pro Mittagessen).

SevDesk unterstützt die korrekte Buchung beider Fälle.

Speziell für Gastronomie: Welche SevDesk-Funktionen Besonders Wichtig Sind

1. Kassenbuch mit täglicher Einnahmen-/Ausgabenerfassung
2. Zwei Steuersätze auf einer Rechnung (7% und 19%)
3. Lieferanten buchen (Lebensmittellieferanten, Getränkelieferanten)
4. Personalkosten (Vollzeit, Aushilfen 450 Euro, Minijob)
5. Pacht als Betriebsausgabe richtig kategorisieren
6. Inventurbewertung (Warenbestand zum Stichtag)

FAQ — Buchhaltung Restaurant Gastgewerbe

Q: Brauche ich als kleines Café eine zertifizierte Kasse?

A: Wenn Sie eine elektronische Kasse nutzen (auch iPad-Kasse), benötigen Sie eine TSE-zertifizierte Kasse. Ausnahme: Wenn Sie ausschließlich mit einer einfachen Registrierkasse ohne Speicherung arbeiten. Da dies in der Praxis kaum noch vorkommt, ist die Antwort für die meisten Gastronomen: Ja.

Q: Wie buche ich Lieferando-Provisionen in SevDesk?

A: Lieferando zieht Provisionen direkt von Ihren Umsätzen ab. In SevDesk: Die Lieferando-Abrechnung als Einnahme (Netto-Umsatz nach Provision) buchen. Die Provision selbst als Betriebsausgabe unter „Provisionen/Vermittlungsgebühren“ erfassen. Prüfen Sie die Lieferando-Rechnungen auf korrekte Mehrwertsteuerausweisung.

Q: Müssen Restaurantbelege (Einkaufsrechnungen für Lebensmittel) 10 Jahre aufbewahrt werden?

A: Ja, Buchungsbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Mit SevDesk und Belegerfassung ist das digitale Archiv kein Problem. Tipp: Organisieren Sie die Lebensmittelbelege nach Lieferant, das erleichtert spätere Suchen bei Betriebsprüfungen.

Q: Wie gehe ich mit Gutscheinen um, die im Restaurant eingelöst werden?

A: Beim Verkauf eines Gutscheins: keine Umsatzsteuer fällig (§21 UStG bei Einzweckgutscheinen erst bei Einlösung). Bei Einlösung: Umsatz und Steuer buchen. SevDesk unterstützt die korrekte Buchung von Anzahlungen und Gutscheinen — prüfen Sie die Funktion in den Einstellungen.

Q: Gibt es branchenspezifische SevDesk-Vorlagen für Gastronomie?

A: SevDesk hat keine dedizierten Gastronomie-Vorlagen, aber die Kontenstruktur (SKR 03/04) deckt alle gastronomiespezifischen Konten ab. Lassen Sie die initiale Konteneinrichtung von einem auf Gastronomie spezialisierten Steuerberater durchführen — das erspart spätere Korrekturen.