Angebotserstellung mit sevDesk: Professionelle Angebote in Minuten

Ein überzeugendes Angebot ist oft der erste echte Eindruck, den ein potenzieller Kunde von Ihrem Unternehmen bekommt. Mit sevDesk erstellen Sie professionelle Angebote in wenigen Minuten — und konvertieren sie mit einem Klick zur Rechnung, wenn der Auftrag kommt.

Was gehört in ein rechtlich korrektes Angebot?

Ein Angebot ist ein bindendes Vertragsangebot (§ 145 BGB). Wenn der Empfänger es annimmt, entsteht ein Vertrag. Deshalb muss ein Angebot folgende Informationen enthalten:

Pflichtangaben (wie bei einer Rechnung):

• Vollständiger Name und Adresse des Anbieters
• Vollständiger Name und Adresse des Empfängers
• Datum des Angebots
• Eindeutige Angebotsnummer
• Detaillierte Beschreibung der Leistungen/Produkte
• Mengen und Einheiten
• Preise (netto und ggf. mit MwSt.)
• Gesamtbetrag

Empfohlene Zusatzangaben:

• Gültigkeitsdauer (z.B. „Dieses Angebot ist 30 Tage gültig“)
• Zahlungsbedingungen
• Lieferbedingungen/Ausführungszeitraum
• Etwaige Voraussetzungen oder Ausschlüsse
• Unterschrift (bei wichtigen Aufträgen)

Angebot in sevDesk erstellen: Schritt für Schritt

Schritt 1: Zum Angebots-Bereich navigieren

In sevDesk: Rechnungen → Angebote → Neues Angebot

Schritt 2: Empfänger auswählen

Suchen Sie den Kontakt in Ihrer Adressdatenbank oder legen Sie einen neuen Kontakt an. sevDesk übernimmt automatisch die Adressdaten.

Schritt 3: Angebotsdaten eingeben

• Angebotsdatum: Heute (oder Datum der Erstellung)
• Gültig bis: Standardmäßig 30 Tage — passen Sie das an
• Angebotsnummer: Automatisch vergeben (Format konfigurierbar)
• Betreff: Beschreibung des Angebots (z.B. „Angebot für Webentwicklung April 2025“)

Schritt 4: Positionen eingeben

Für jede Position:

1. Bezeichnung der Leistung/des Produkts
2. Menge und Einheit (Stunden, Stück, Pauschal)
3. Einzelpreis (netto)
4. Steuersatz (7%, 19%, 0%)

sevDesk berechnet automatisch die Summen, die MwSt. und den Gesamtbetrag.

Tipp: Nutzen Sie die Artikel-Datenbank. Legen Sie Ihre Standardleistungen als Artikel an (z.B. „Webdesign — Stundensatz 85 €“ oder „Beratung — 150 €/h“). Beim nächsten Angebot wählen Sie den Artikel aus — keine manuelle Eingabe.

Schritt 5: Optionale Positionen

Bei umfangreicheren Angeboten können Sie:

• Rabatte hinzufügen (prozentual oder absolut)
• Gruppen erstellen (z.B. „Phase 1: Konzept“ und „Phase 2: Umsetzung“)
• Alternativen anbieten (sevDesk unterstützt das je nach Version)
• Leistungszeitraum angeben

Schritt 6: Texte anpassen

Vor den Positionen: Begrüßungstext oder Einleitung des Angebots
Nach den Positionen: Zahlungsbedingungen, Hinweise, Dankestext

sevDesk erlaubt individuelle Texte pro Angebot oder eine Standard-Vorlage.

Schritt 7: Vorschau und Versand

Prüfen Sie die Vorschau, bevor Sie versenden. Wenn alles stimmt:

• PDF herunterladen: Manuell per E-Mail versenden
• Direkt per E-Mail: sevDesk sendet das Angebot direkt
• Link teilen: Bei manchen Versionen: Angebot als Web-Link teilen

Angebot-Templates erstellen

Für wiederkehrende Angebotstypen lohnt sich ein Template:

1. Erstellen Sie ein vollständiges Angebot als Vorlage
2. In sevDesk: Angebot als Template speichern
3. Beim nächsten ähnlichen Auftrag: Template auswählen, nur Empfänger und individuelle Details anpassen

Typische Templates:

• „Web-Projekt Standard“ (Design + Entwicklung)
• „Beratung Tagessatz“
• „Wartungsvertrag monatlich“
• „Fotoshooting Halbtag“

Von Angebot zu Auftrag zu Rechnung

Der eleganteste Workflow in sevDesk:

1. Angebot erstellt und versendet
→ Status: „Offen“

2. Kunde nimmt an (E-Mail-Bestätigung reicht)
→ Angebot in sevDesk: Status auf „Angenommen“ setzen

3. Auftragsbestätigung generieren (optional)
→ Mit einem Klick aus dem Angebot erstellen
→ An Kunden senden

4. Leistung erbracht, Rechnung nötig
→ Angebot öffnen → „Als Rechnung übernehmen“
→ Alle Positionen und Daten werden übernommen
→ Rechnungsdatum und -nummer anpassen
→ Fertig!

Kein doppeltes Eintippen. Die gesamte Kette von Angebot bis Rechnung in sevDesk, lückenlos dokumentiert.

Umgang mit abgelehnten Angeboten

Nicht jedes Angebot wird angenommen — das ist normal. In sevDesk:

• Setzen Sie den Status auf „Abgelehnt“
• Notieren Sie ggf. den Grund (zu teuer, Konkurrent gewählt, Projekt verschoben)
• Analysieren Sie regelmäßig Ihre Abschlussquote

Wenn Sie nach 30 Tagen keine Rückmeldung haben: Relanzieren Sie das Angebot aktiv. Viele Abschlüsse entstehen erst durch eine freundliche Nachfrage.

Rechtliche Aspekte: Wann bindet ein Angebot?

Ihr Angebot bindet Sie bis zur angegebenen Gültigkeitsdauer. Danach sind Sie nicht mehr gebunden. Deshalb ist die Angabe einer Gültigkeitsdauer wichtig.

Auftragsbestätigung: Mit der Auftragsbestätigung bestätigen SIE den Auftrag. Ab diesem Moment ist der Vertrag perfekt (§ 151 BGB).

Wichtig für Standardleistungen: Wenn Sie AGBs haben, müssen diese spätestens bei der Auftragsbestätigung übergeben werden, um Gültigkeit zu haben.

Häufige Fehler bei Angeboten

Zu wenig detailliert: Ein unpräzises Angebot führt zu Diskussionen später. Was genau ist inbegriffen? Was nicht? Je klarer, desto besser.

Keine Gültigkeitsdauer: Ohne Gültigkeitsdauer sind Sie unbegrenzt gebunden (problematisch bei schwankenden Kosten).

Falscher Steuersatz: Prüfen Sie immer, ob 7% oder 19% korrekt ist — und ob Reverse Charge gilt.

Keine Nachfassung: Viele Angebote werden einfach nicht beantwortet. Eine freundliche Nachfrage nach 7-10 Tagen ist professionell und oft erfolgreich.

Fazit

sevDesk macht die Angebotserstellung schnell und professionell. Der nahtlose Übergang von Angebot zu Auftragsbestätigung zu Rechnung ist einer der größten Zeitsparer im Tagesgeschäft. Investieren Sie einmal 30 Minuten für Ihre Angebot-Templates — jedes künftige Angebot erstellen Sie dann in 5 Minuten.