KURZ ZUSAMMENGEFASST

✅ Die vollständige Einrichtung dauert 60–90 Minuten — mit dieser Anleitung weniger
✅ Alle 7 Schritte sind dokumentiert — von der Registrierung bis zur GoBD-konformen Einrichtung
✅ Steuernummer, Bankzugangsdaten und USt-IdNr. vor dem Start bereithalten
⚠️ Kontenrahmen-Wahl (SKR03/SKR04) ist irreversibel — Steuerberater fragen
⚠️ Falsche Steuereinstellungen führen zu falschen UStVA-Berechnungen

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Schritt 1: Registrierung abschließen

Gehen Sie auf sevdesk.de und klicken Sie auf „Kostenlos testen“. Sie brauchen nur eine E-Mail-Adresse und ein Passwort. Nach der Bestätigung der E-Mail-Adresse gelangen Sie in den Setup-Assistenten.

Tipp: Nutzen Sie Ihre Geschäfts-E-Mail, nicht die private. SevDesk verknüpft das Konto mit der E-Mail.

Schritt 2: Unternehmensdaten eingeben

Der Setup-Assistent fragt nach:

Unternehmensname: Genau wie in der Gewerbeanmeldung
Rechtsform: Für die meisten Leser: Einzelunternehmen oder Freiberufler
Branche: Wählen Sie die zutreffende Kategorie
Gründungsdatum: Für Anfangseröffnungsbilanz relevant
Geschäftsadresse: Muss mit dem Finanzamt-Schriftverkehr übereinstimmen

Schritt 3: Steuereinstellungen konfigurieren

Dieser Schritt ist kritisch. Falsche Einstellungen führen zu falschen Steuerberechnungen.

Umsatzsteuer-Pflicht:

Regelbesteuerer: USt auf alle Leistungen (Standardfall)
Kleinunternehmer §19 UStG: Kein USt-Ausweis, wenn Vorjahresumsatz unter 22.000€
Differenzbesteuerung §25a UStG: Für Wiederverkäufer von Gebrauchtwaren

Steuernummer: Format je nach Bundesland unterschiedlich. Bayern: 000/000/00000, Berlin: 00/000/00000.

UStVA-Rhythmus: Aus dem Anmeldeschreiben Ihres Finanzamts ersichtlich. Neumeldungen müssen meist monatlich abgeben.

Kontenrahmen: SKR03 für Dienstleister, SKR04 für Handels- und Industriebetriebe. Im Zweifel SKR03.

Schritt 4: Bankkonto verbinden

Navigieren Sie zu Einstellungen → Banken. Klicken Sie „Bankkonto hinzufügen“ und wählen Sie Ihre Bank.

PSD2-Verbindung: SevDesk leitet Sie zu Ihrer Bank weiter. Sie autorisieren die Verbindung einmalig. Die Berechtigung gilt in der Regel 90 Tage und muss dann erneuert werden.

Wichtig: Verbinden Sie nur Ihr Geschäftskonto — nicht das Privatkonto. Gemischte Konten erzeugen erheblichen Mehraufwand.

Erstimport: SevDesk importiert automatisch die letzten 90 Tage. Ältere Transaktionen: CSV-Import über die Bank.

Schritt 5: Rechnungsvorlage einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen → Rechnungen → Vorlagen. Hier passen Sie das Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen an:

Logo hochladen (PNG/JPG, min. 300 DPI für Druck)
Briefkopf mit Firmenfarben
Fußzeile mit Bankverbindung (Pflichtangabe für Rechnungen!)
Zahlungsziel (Standard: 14 Tage)
Rechnungsnummernkreis (z.B. 2025-001, 2025-002…)

Pflichtangaben auf Rechnungen (§14 UStG): Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und -zeitraum, Betrag netto, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag.

Schritt 6: Steuerberater-Zugang einrichten (optional)

Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, können Sie ihm einen eigenen Lesezugriff auf SevDesk geben. Das spart E-Mails, Telefonate und Übergaben.

Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer → Steuerberater einladen. Der Steuerberater erhält eine E-Mail und kann sich mit eigenem Login einloggen.

Empfehlung: Richten Sie den Steuerberater-Zugang von Anfang an ein, nicht erst kurz vor der Steuererklärung.

Schritt 7: Erinnerungen und Workflows konfigurieren

UStVA-Erinnerung: Richten Sie eine automatische Erinnerung am 5. jeden Monats ein (3 Tage vor Frist).

Zahlungserinnerungen: Richten Sie das automatische Mahnwesen ein — erste Mahnung nach 14 Tagen Zahlungsverzug.

Belegeerfassung: Laden Sie die SevDesk-App auf Ihr Smartphone. Aktivieren Sie die Push-Benachrichtigung für neue Transaktionen.

Nach diesen 7 Schritten ist SevDesk vollständig eingerichtet und einsatzbereit.

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[IMAGE:step-by-step software setup process with numbered steps on computer screen and checklist on paper, NO PEOPLE, no faces, organized professional workspace]

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