KURZ ZUSAMMENGEFASST

✅ Einrichtung in 2 Stunden vollständig möglich
✅ ELSTER-Zertifikat kostenlos unter elster.de
✅ SKR03 oder SKR04 — Frage an Ihren Steuerberater vorab klären
⚠️ Steuerberater vorab informieren — er braucht SevDesk-Zugangsdaten
⚠️ Altdaten als Saldovortrag eingeben, nicht migrieren

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SevDesk einrichten: Komplette Anleitung für Neukunden in 2 Stunden

Die häufigste Hürde für neue SevDesk-Nutzer ist nicht die Software — es ist die Frage, wo man anfängt. Diese Anleitung geht die Einrichtung in der Reihenfolge durch, die ich meinen Mandanten empfehle. In zwei Stunden sind Sie startklar.

Phase 1: Grundeinstellungen (30 Minuten)

Schritt 1: Registrierung und Testzugang

Unter sevdesk.com den kostenlosen Test starten. Keine Kreditkarte nötig. Während der Registrierung wird nach der Unternehmensform gefragt:

• Einzelunternehmer / Freiberufler → Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG)
• GmbH / UG → Bilanzierung (§§ 238 ff. HGB)
• Kleinunternehmer → § 19 UStG wählen

Diese Auswahl bestimmt, welche Steueroptionen angezeigt werden.

Schritt 2: Stammdaten einrichten

Unter Einstellungen → Mein Unternehmen:

• Firmenname (wie im Handelsregister bzw. Gewerbeanmeldung)
• Adresse (vollständig, inkl. Postleitzahl)
• Steuernummer (Format: XX/XXX/XXXXX, vom Finanzamt)
• USt-IdNr. (falls vorhanden, Format: DE + 9 Ziffern)
• Bankverbindung (IBAN und BIC)

Diese Daten erscheinen automatisch auf allen Rechnungen — Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Schritt 3: Kontenrahmen wählen

Unter Einstellungen → Buchhaltung: SKR03 oder SKR04 wählen.

• SKR03: Standard für Freiberufler und Dienstleister
• SKR04: Standard für Handelsunternehmen und Industrie

Wenn Sie bereits einen Steuerberater haben: fragen Sie, welchen Kontenrahmen er für Sie verwendet. Konsistenz erleichtert den DATEV-Import.

Schritt 4: Geschäftsjahr einstellen

In Deutschland ist das Geschäftsjahr standardmäßig das Kalenderjahr (1.1.–31.12.). Abweichende Geschäftsjahre sind für Einzelunternehmer steuerlich nicht zulässig (§ 7 EStG).

Phase 2: ELSTER und Bank (45 Minuten)

Schritt 5: ELSTER-Zertifikat einrichten

Das ELSTER-Soft-Zertifikat erhalten Sie unter www.elster.de (kostenlos, Registrierung mit Steuernummer). Der Prozess:

1. Auf elster.de registrieren mit Steuernummer
2. Aktivierungsbrief vom Finanzamt abwarten (ca. 1–2 Wochen)
3. Zertifikat (*.pfx-Datei) herunterladen
4. In SevDesk unter Einstellungen → Steuer → ELSTER hochladen
5. PIN eingeben und Verbindung testen

Hinweis: Wenn Sie bereits ein ELSTER-Zertifikat für ELSTER online haben, können Sie dasselbe Zertifikat in SevDesk verwenden.

Schritt 6: Bankkonto verknüpfen

Unter Finanzen → Bankkonten → Konto hinzufügen:

Option A: FinTS/HBCI (empfohlen)
Sofern Ihre Bank FinTS unterstützt: Bankleitzahl, Benutzernummer und PIN eingeben. SevDesk importiert dann Kontobewegungen automatisch in Echtzeit oder täglich.

Option B: CSV-Import
Wenn Ihre Bank kein FinTS anbietet: Kontoauszüge als CSV aus dem Online-Banking exportieren und manuell in SevDesk importieren.

Schritt 7: Buchungsregeln einrichten

Nach dem ersten Bankimport: Die häufigsten Buchungsvorgänge (Miete, Versicherung, Software-Abonnements) als Regeln definieren. SevDesk ordnet diese Buchungen künftig automatisch dem richtigen Konto zu.

Phase 3: Rechnungsvorlagen und Belegerfassung (30 Minuten)

Schritt 8: Rechnungsvorlage prüfen

Unter Einstellungen → Dokumente → Rechnungsvorlage:

• Logo hochladen
• Zahlungsziel einstellen (typisch: 14 Tage netto)
• Bankverbindung in der Fußzeile prüfen
• Pflichtangaben nach § 14 UStG kontrollieren (vollständig vorhanden)

Schritt 9: Produktkatalog anlegen

Unter Produkte/Leistungen: Die häufig angebotenen Leistungen mit Standardpreis und Steuersatz anlegen. Das beschleunigt die Rechnungserstellung erheblich.

Schritt 10: Erste Belege testen

Eine Eingangsrechnung hochladen (Foto oder PDF). SevDesk liest via OCR:

• Datum
• Betrag
• Lieferant
• Steuerbetrag

Die Erkennungsgenauigkeit prüfen und ggf. manuell korrigieren. Bei häufig wiederkehrenden Lieferanten (z.B. Telefon, Bürobedarf) verbessert sich die Erkennung nach wenigen Buchungen.

Phase 4: Steuerberater einbinden (15 Minuten)

Schritt 11: Steuerberater-Zugang einrichten

Unter Einstellungen → Benutzer → Steuerberater einladen. Der Steuerberater erhält Lesezugriff auf alle Buchungen und kann direkt den DATEV-Export abrufen.

Alternativ: Quartalsweiser DATEV-Export als E-Mail-Anhang. Format: ASCII-Buchungsstapel, SKR03 oder SKR04 nach Einstellung.

Was nach der Einrichtung folgt

• Erste Ausgangsrechnung erstellen und an Mandanten senden
• Erste USt-Voranmeldung (sofern monatlich: am 10. des Folgemonats)
• Ersten DATEV-Export an Steuerberater nach Quartalsende

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[IMAGE: Schritt-für-Schritt-Einrichtung auf Laptop-Bildschirm, aufgeräumter Schreibtisch, NO PEOPLE]