Reisekosten Selbstständige: Dienstreisen, Verpflegungsmehraufwand und Abrechnung mit sevDesk

Dienstreisen sind für viele Selbstständige und Freiberufler Teil des Alltags: Kundenbesuche, Konferenzen, Weiterbildungen, Projektarbeit an verschiedenen Orten. Die steuerliche Absetzbarkeit dieser Kosten ist attraktiv — wenn man die Regeln kennt. Dieser Leitfaden erklärt alles, was Selbstständige über Reisekosten wissen müssen, und wie sevDesk die Abrechnung vereinfacht.

Was sind Dienstreisen für Selbstständige?

Als Selbstständiger haben Sie keine feste Betriebsstätte im klassischen Sinne. Die steuerlichen Regeln für Reisekosten richten sich danach, ob Sie eine erste Tätigkeitsstätte haben oder beruflich an wechselnden Orten tätig sind.

Erste Tätigkeitsstätte: Das ist der Ort, an dem Sie dauerhaft tätig sind — Ihr Büro, Ihr Praxisraum. Fahrten dorthin sind Fahrten zur Arbeit, nicht Dienstreisen.

Auswärtstätigkeit: Wenn Sie für einen Kunden oder ein Projekt an einem anderen Ort als Ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig werden, gilt das als Auswärtstätigkeit (= Dienstreise). Für diese können Sie die tatsächlichen Reisekosten oder Pauschalen absetzen.

Besonderheit für Selbstständige ohne festes Büro: Wer ausschließlich beim Kunden oder von verschiedenen Orten aus arbeitet, hat u.U. gar keine erste Tätigkeitsstätte. Das ist steuerlich komplex und sollte mit einem Steuerberater geklärt werden.

Fahrtkosten: Pauschale oder Tatsächlich?

Kilometerpauschale:
Die einfachste Methode: 0,30 € pro Kilometer (einfache Strecke) für PKW. Das ist die Entfernungspauschale.

Für Dienstreisen gilt die Reisekostenpauschale: 0,30 € × gefahrene Kilometer (hin und zurück).

Beispiel: Kundenbesuch 80 km entfernt:

• Hinfahrt: 80 km
• Rückfahrt: 80 km
• Total: 160 km × 0,30€ = 48,00€ absetzbar

Elektrofahrzeuge (ab 2024): 0,38€/km statt 0,30€.

Motorrad: 0,20€/km.

Tatsächliche Kosten via Fahrtenbuch:
Wenn Ihre tatsächlichen Kfz-Kosten höher sind als die Pauschale (bei neueren oder hochpreisigen Fahrzeugen oft der Fall), lohnt sich ein Fahrtenbuch. Sie erfassen dann die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs und multiplizieren mit dem betrieblichen Anteil.

1%-Regelung: Wenn Sie ein Firmenfahrzeug auch privat nutzen, müssen Sie monatlich 1% des Bruttolistenpreises als geldwerten Vorteil (Einnahme) erfassen. Die tatsächlichen Kosten können dann vollständig als Betriebsausgabe gebucht werden.

Öffentliche Verkehrsmittel und Flüge

Fahrtkosten mit Bahn, Bus, U-Bahn oder Flugzeug können in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden — kein Kilometersatz, sondern der tatsächliche Preis.

Wichtig: Das Bahnticket oder der Flugticket-Beleg muss aufbewahrt werden. Business Class ist absetzbar, wenn betrieblich begründet. Bei Flügen: Es genügt der elektronische Beleg (E-Ticket + Buchungsbestätigung).

Verpflegungsmehraufwand: Die Tagespauschalen 2025

Wenn Sie sich aus beruflichen Gründen längere Zeit von Ihrer ersten Tätigkeitsstätte entfernt aufhalten, können Sie pauschale Verpflegungskosten absetzen:

Inlandsdienstreisen 2025:
| Abwesenheit | Pauschale |
|————-|———-|
| 8 bis 24 Stunden | 14,00 € |
| 24 Stunden (voller Reisetag) | 28,00 € |
| An- und Abreise bei mehrtägiger Reise | 14,00 € |

Mindestabwesenheit: Sie müssen mindestens 8 Stunden von Ihrer Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte abwesend sein.

Kein Einzelnachweis notwendig: Die Pauschalen können ohne Belege abgesetzt werden — der Verpflegungsmehraufwand gilt als pauschal nachgewiesen.

Kürzung bei Mahlzeitengestellung: Wenn Ihr Auftraggeber oder Hotel Mahlzeiten stellt (z.B. Frühstück im Tagungshotel), wird die Pauschale gekürzt:

• Frühstück: -20% (5,60€ bei 28€ Tagessatz)
• Mittag: -40% (11,20€)
• Abendessen: -40% (11,20€)

Auslandsdienstreisen: Es gelten länderspezifische Pauschalen (BMF-Schreiben Auslandsreisekosten). Österreich z.B. 35,40€/Tag, USA 55,20$/Tag. Das aktuelle Schreiben finden Sie auf der BMF-Website.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten bei Dienstreisen sind in voller Höhe absetzbar — mit Beleg. Für Inlandsübernachtungen gibt es keine pauschale Deckelung (im Gegensatz zum Arbeitnehmerrecht).

Was absetzbar ist:

• Hotelrechnung (ohne privaten Anteil)
• Frühstück auf der Hotelrechnung: Wenn nicht separat ausgewiesen, 4,80€ abziehen (Frühstücksanteil)
• Airbnb und ähnliche: Beleg erforderlich

Luxusübernachtungen: Das Finanzamt kann bei offensichtlich luxuriösen Übernachtungen den Privatanteil herausrechnen. Übliche Businesshotels sind unkritisch.

Nebenkosten: Was noch absetzbar ist

• Parkgebühren beim Kunden oder auf der Dienstreise
• Maut (Autobahn, Tunnel)
• Taxi und Uber für betriebliche Fahrten (mit Beleg)
• Gepäckaufbewahrung und -beförderung
• Reiseversicherung für Dienstreisen
• Kommunikationskosten (Roaming, Geschäftsanrufe unterwegs)
• Kursmaterialien auf Fachkonferenzen

Nicht absetzbar: Alkohol und Tabak, reine Freizeitaktivitäten während der Dienstreise, private Verlängerung der Reise.

Reisekosten in sevDesk korrekt buchen

Fahrtkosten:

• Betriebsausgabe: „Fahrtkosten Dienstreise“
• Betrag: Kilometer × 0,30€ (oder tatsächliche Kosten bei Fahrtenbuch)
• Beleg: Notiz/eigene Aufstellung der Strecke (kein externer Beleg nötig bei Pauschale)

Verpflegungsmehraufwand:

• Betriebsausgabe: „Verpflegungsmehraufwand“
• Betrag: Anzahl Tage × Tagessatz
• Kein Beleg notwendig — nur Reisedauer dokumentieren

Übernachtung:

• Betriebsausgabe: „Übernachtungskosten“
• Beleg: Hotelrechnung hochladen

Bewirtung bei Dienstreise: Separate Behandlung als Bewirtungsaufwand (70% absetzbar für Kundenessen), nicht als Reisekosten.

Dokumentation: Was aufgezeichnet werden muss

Ohne saubere Dokumentation werden Reisekosten im Zweifel abgelehnt. Sie sollten für jede Dienstreise festhalten:

• Datum und Uhrzeit der Abreise und Rückkehr
• Ziel (Ort und ggf. Adresse des Kunden/Veranstaltungsorts)
• Zweck der Reise (Kundenbesuch, Messe, Weiterbildung…)
• Kilometerstand bei Fahrtenbuch (Beginn und Ende)

Ein einfaches Reisekosten-Notizbuch oder eine Tabelle in sevDesk (mit Datum, Ziel, Zweck, km) reicht als Dokumentation aus.

Fazit: Reisekosten richtig absetzen spart bares Geld

Reisekosten sind ein unterschätzter Steuerbonus für Selbstständige. Bei 20 Dienstreisetagen pro Jahr mit je 200 km Fahrt und 14€ Verpflegungsmehraufwand können das leicht 1.500-2.000€ Betriebsausgaben sein — die sich bei 30% Steuersatz in 450-600€ Steuerersparnis übersetzen.

sevDesk vereinfacht die Erfassung: Reisekosten als Betriebsausgabe kategorisieren, Beleg hochladen (oder Pauschalnotiz anlegen), fertig.

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