Buchhaltung für Immobilienmakler: Provisionen, Mehrwertsteuer und sevDesk 2025

Immobilienmakler arbeiten mit einem Geschäftsmodell, das buchhalterisch seine Besonderheiten hat: hohe Einzelprovisionen, unregelmäßige Zahlungseingänge, Provisionsaufteilung bei Kooperationen, Mehrwertsteuer-Fragen bei Wohnungsvermietung vs. Verkauf. Dieser Leitfaden klärt die wichtigsten Fragen.

Das Maklerhonorargeber: Wer Zahlt Wann?

Seit Inkrafttreten des Bestellerprinzips für Käufe (Gesetz über Maklerleistungen für Wohnungskäufer, 23.12.2020) gilt:

Beim Kauf von Wohnimmobilien:

• Wer den Makler bestellt, zahlt mindestens die Hälfte
• Doppelprovision: Käufer und Verkäufer teilen zu gleichen Teilen
• Einseitige Vereinbarung möglich (nur Verkäufer zahlt, oder Verkäufer zahlt mindestens so viel wie Käufer)
• Übliche Provision: 3-7% des Kaufpreises (inklusive MwSt)

Bei Vermietung:

• Bestellerprinzip gilt seit 2015: Wer Makler beauftragt, zahlt
• In der Praxis: meistens Vermieter zahlt
• Übliche Provision: 1-3 Monatskaltmieten (netto)

Mehrwertsteuer bei Maklerprovisionen

Grundsatz: Maklerleistungen sind umsatzsteuerpflichtig.

Aber — wichtige Ausnahme:
Gemäß § 4 Nr. 9a UStG ist die Vermittlung von Grundstücksgeschäften (Kauf/Verkauf von Immobilien) von der Umsatzsteuer befreit.

Konkret:

• Verkauf von Immobilien vermitteln: Steuerfrei nach § 4 Nr. 9a UStG
• Vermietung von Immobilien vermitteln: Steuerfrei nach § 4 Nr. 12a UStG
• Sonstige Maklerleistungen (z.B. Gewerbeimmobilien je nach Konstellation, Datenbankservices…): Umsatzsteuerpflichtig

Wichtig: Die Befreiung gilt nur für die Vermittlungsleistung selbst. Wenn Sie Zusatzleistungen erbringen (Homestaging, Objektbetreuung, Beratungsleistungen), sind diese umsatzsteuerpflichtig.

Praktische Auswirkung:
Da Maklerprovisionen überwiegend steuerfrei sind, haben Sie als Makler keinen Vorsteuerabzug auf Ihre Eingangsleistungen (§ 15 Abs. 2 UStG). Das heißt: Die Mehrwertsteuer auf Ihre Betriebsausgaben (Telefon, Auto, Marketing…) können Sie nicht als Vorsteuer zurückfordern.

Ausnahme: Wenn Sie auch umsatzsteuerpflichtige Leistungen anbieten, können Sie den Vorsteuer anteilig geltend machen (Aufteilung nach Umsatzverhältnis).

Wann Entsteht Die Provision Steuerlich?

Die Maklerprovision entsteht steuerlich bei Abschluss des Hauptvertrags (Kaufvertrag oder Mietvertrag), nicht erst bei Zahlung — es sei denn, Sie sind Ist-Versteuerer.

Ist-Besteuerung: Erlaubnis vom Finanzamt, Steuern erst bei Geldeingang zu melden (§ 20 UStG). Für kleine Betriebe empfehlenswert, da Liquiditätsvorteil.

Soll-Besteuerung: Steuern entstehen mit der Leistungserbringung (Vertragsabschluss), unabhängig vom Zahlungseingang.

Provisionsaufteilung: Kooperationen mit anderen Maklern

Bei gemeinsamen Projekten mit anderen Maklern:

Kooperation 50/50:

• Variante A: Ein Makler fakturiert den gesamten Aufwand an den Kunden, zahlt 50% an den Kooperationspartner
  • Buchung: Einnahme 100%, Ausgabe 50% (Fremdleistung/Provision an Kooperationspartner)
• Variante B: Jeder Makler fakturiert seinen Anteil direkt
  • Buchung: Einnahme 50% jeweils

Steuerliche Anforderung: Zahlung an Kooperationspartner muss per Rechnung dokumentiert sein (eigene Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung).

Buchhaltung in sevDesk: Die Praxis für Makler

Provisionseinnahmen:

• Rechnung an Kunden erstellen
• Bei steuerfreier Provision: Steuersatz 0% + Hinweis auf § 4 Nr. 9a oder 12a UStG
• Betrag: Provision gemäß Maklervertrag
• Buchung: Erlöse aus Maklerleistungen

Wenn Zahlung nach Fälligkeit eingeht:

• Bankbuchung mit der Rechnung verknüpfen
• Offene Posten automatisch geschlossen

Ausgaben buchen:

• Fahrtkosten zu Objekten: Reisekosten
• Marketingkosten (Inserate, Plattformgebühren): Werbekosten
• Provisionen an Kooperationspartner: Fremdleistungen
• CRM-Software, Büroausstattung: entsprechende Kategorien
• Berufshaftpflichtversicherung: Versicherungen

Hinweis zur Vorsteuer: Da die meisten Maklerprovision steuerfrei sind, buchen Sie Ausgaben brutto (ohne Vorsteuerabzug). Wenn Sie auch steuerpflichtige Umsätze haben, muss die Vorsteuer anteilig berechnet werden.

Die Provisions-Pipeline: Planung und Liquidität

Ein Makler-Alltag: 3 laufende Akquisitionen, 2 Objekte in Vermarktung, 1 Kaufvertrag kurz vor Notartermin. Der Cash-Flow ist unregelmäßig — Monate ohne Einnahmen, dann eine große Provision.

Notion oder Excel als Ergänzung zu sevDesk:
Viele Makler nutzen ein separates Tracking (Notion, Trello oder Excel) für die Pipeline:

Dieses Pipeline-Tracking ist kein Buchführungsdokument — es ist die Liquiditätsplanung des Maklers.

Pflichtangaben auf Maklerrechnungen

Auch wenn die Provision steuerfrei ist, gelten die normalen Rechnungspflichtangaben plus:

• Klarer Bezug auf den Maklervertrag
• Beschreibung der erbrachten Leistung (z.B. „Vermittlung des Kaufvertrags für [Adresse] zwischen [Verkäufer] und [Käufer]“)
• Objekt-Adresse oder Referenznummer
• Hinweis auf Steuerbefreiung: „Die Leistung ist nach § 4 Nr. 9a UStG von der Umsatzsteuer befreit.“
• Bei Provision vom Käufer: Hinweis auf das Bestellerprinzip und den entsprechenden Anteil

Berufsrecht: Was Makler Buchhalterisch Beachten Müssen

Treuhandkonten: Wenn Sie Kautionen oder Anzahlungen für Kunden verwalten, müssen diese auf separaten Treuhandkonten liegen — nicht auf Ihrem Geschäftskonto. Diese Beträge sind keine Einnahmen.

§ 34c GewO: Makler benötigen eine Erlaubnis nach § 34c GewO. Die Erlaubnisgebühr ist als einmalige Betriebsausgabe absetzbar.

Berufshaftpflicht: Für Immobilienmakler gesetzlich vorgeschrieben (seit 2018, Maklerregulierung). Vollständig als Betriebsausgabe absetzbar.

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Für die spezifischen steuerlichen Fragen der Umsatzsteuerbefreiung und Vorsteueraufteilung bei gemischten Umsätzen empfiehlt sich ein Steuerberater mit Immobilienerfahrung.