GmbH gründen: Buchhalterische Pflichten ab dem ersten Tag

Die GmbH ist die beliebteste Gesellschaftsform für Gründer in Deutschland — wegen der Haftungsbeschränkung auf das Gesellschaftsvermögen. Aber mit der GmbH kommen buchhalterische Pflichten, die über die EÜR eines Freiberuflers weit hinausgehen. Wer das unterschätzt, steht schnell vor teuren Problemen.

Was macht eine GmbH buchhalterisch besonders?

Die GmbH ist eine juristische Person — sie existiert als eigenständiges Rechtssubjekt unabhängig von Ihnen als Geschäftsführer oder Gesellschafter. Daraus folgen strengere buchhalterische Pflichten:

Kaufmann kraft Rechtsform (§ 13 GmbHG): Jede GmbH ist automatisch Kaufmann im Sinne des HGB — unabhängig von Umsatz oder Gewinn. Das bedeutet: Buchführungspflicht nach Handelsgesetzbuch (HGB) von Anfang an.

Doppelte Buchführung (§ 238 HGB): Keine EÜR möglich. Die GmbH muss die doppelte Buchführung (Buchführung nach dem Prinzip der doppelten Buchführung) anwenden.

Jahresabschluss (§ 242 HGB): Jährlich müssen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt werden.

Offenlegungspflicht (§ 325 HGB): Die GmbH muss ihren Jahresabschluss beim Bundesanzeiger veröffentlichen — das ist öffentlich zugänglich.

Die erste Woche nach der Gründung

Stammkapital einzahlen

Bei der GmbH-Gründung muss das Stammkapital (mindestens 25.000 €, bei Bargründung mindestens die Hälfte sofort = 12.500 €) auf das Gesellschaftskonto eingezahlt werden.

Buchung Stammkapitaleinzahlung:

Konto Soll: Bank 12.500 €
Konto Haben: Gezeichnetes Kapital (Stammkapital) 12.500 €
Beleg: Kontoauszug / Gesellschafterbeschluss

Wichtiger Hinweis: Das Stammkapital gehört der Gesellschaft, nicht dem Geschäftsführer. Sie dürfen es nicht für private Ausgaben nutzen — das ist eine häufige Anfängerfehler mit ernsthaften rechtlichen Konsequenzen.

Geschäftskonto eröffnen

Die GmbH braucht ein eigenes Geschäftskonto — das private Konto des Geschäftsführers ist tabu. Trennen Sie strikt:

• Alle Geschäftstransaktionen laufen über das Firmenkonto
• Keine privaten Ausgaben über das Firmenkonto
• Kein Gehalt ohne Gesellschafterbeschluss oder Geschäftsführervertrag

Buchhaltungssoftware einrichten

Für eine GmbH brauchen Sie von Anfang an eine Buchhaltungssoftware, die die doppelte Buchführung unterstützt. sevDesk kann GmbH-Buchhaltung, ist aber primär für kleinere GmbHs und operative Tätigkeiten ausgelegt. DATEV (über den Steuerberater) ist der Industriestandard für GmbH-Buchhaltung.

Empfehlung: sevDesk für das Tagesgeschäft (Rechnungen, Ausgaben, Bankverbindung), DATEV über Steuerberater für den Jahresabschluss.

Steuerliche Pflichten einer GmbH

1. Körperschaftsteuer (KSt)

• Satz: 15% auf den Gewinn der GmbH
• Solidaritätszuschlag: 5,5% auf die KSt
• Vorauszahlungen: Vierteljährlich (15. März, Juni, September, Dezember)
• Jahreserklärung: Bis 31. Juli des Folgejahres (mit Steuerberater: bis Februar übernächstes Jahr)

Effektiver KSt-Satz: 15% × 1,055 = ca. 15,825%

2. Gewerbesteuer

• Jede GmbH ist gewerbesteuerpflichtig (kein Freibetrag wie bei Einzelunternehmen)
• Steuermessbetrag: 3,5% des Gewerbeertrags
• Hebesatz: Je nach Gemeinde (typisch 300-500%)
• Effektive Gewerbesteuer: 3,5% × Hebesatz/100 = ca. 10-18%

Wichtig: Gewerbesteuer ist nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig (§ 4 Abs. 5b EStG).

3. Kapitalertragsteuer bei Ausschüttungen

Wenn die GmbH Gewinne an Sie als Gesellschafter ausschüttet:

• Kapitalertragsteuer: 25% + SolZ
• Gesamtbelastung Dividende: ca. 26,375%

Halbeinkünfteverfahren (wenn Sie mindestens 25% der Anteile halten und im Unternehmen tätig sind): 60% der Dividende werden mit Ihrem persönlichen Einkommensteuersatz besteuert — kann günstiger sein.

4. Umsatzsteuer

Wie für Einzelunternehmer auch, muss die GmbH UStVAs abgeben (monatlich oder vierteljährlich, je nach Vorjahres-UStSchuld).

Geschäftsführergehalt richtig gestalten

Als Gesellschafter-Geschäftsführer müssen Sie zwischen zwei Wegen wählen:

Weg 1: Festgehalt

Ein vertragliches Gehalt als Geschäftsführer (angemessen — nicht zu hoch, nicht zu niedrig). Das Gehalt ist Betriebsausgabe der GmbH und vermindert den körperschaftsteuerpflichtigen Gewinn.

Buchung Geschäftsführergehalt:

Soll: Personalaufwand Geschäftsführergehalt
Haben: Bank (Auszahlung)
Haben: Verbindlichkeit Sozialversicherung (wenn SV-pflichtig)

Weg 2: Gewinnausschüttung

Anstelle eines Gehalts oder zusätzlich dazu: Gewinnausschüttung per Gesellschafterbeschluss nach dem Jahresabschluss.

Die steuerlich optimale Kombination aus Gehalt und Ausschüttung hängt von Ihrem persönlichen Steuersatz und den Gewinnen der GmbH ab — sprechen Sie das mit Ihrem Steuerberater durch.

Wichtige buchhalterische Grundprinzipien der GmbH

Vorsichtsprinzip

Eine GmbH muss konservativ bilanzieren: Gewinne nur wenn sicher, Verluste wenn möglich. Das bedeutet u.a.:

• Forderungen auf Ausfallrisiko prüfen und ggf. abschreiben
• Verbindlichkeiten vollständig erfassen
• Rückstellungen für bekannte zukünftige Belastungen bilden

Rückstellungen

Rückstellungen sind Beträge für zukünftige Verpflichtungen:

• Urlaubsrückstellung: Nicht genommener Urlaub der Mitarbeiter
• Steuerrückstellung: Für laufende Steuern
• Gewährleistungsrückstellung: Für mögliche Reklamationen
• Berufsgenossenschaft: Für die jährliche Nachzahlung

Rückstellungen reduzieren den Bilanzgewinn und damit die Steuerlast.

Abschreibungen

Investitionen werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben (wie beim Einzelunternehmer, aber buchhalterisch tiefgehender). Für die GmbH-Bilanz ist die Abschreibung ein wichtiger Hebel zur Steueroptimierung.

Buchführung in sevDesk für eine GmbH

sevDesk unterstützt die GmbH-Buchführung:

Einrichten:

• Rechtsform: GmbH auswählen
• Kontenrahmen: SKR04 (empfohlen für GmbH) oder SKR03
• DATEV-Integration: Für Steuerberater-Schnittstelle

Tagesgeschäft mit sevDesk:

• Ausgangsrechnungen erstellen
• Eingangsrechnungen buchen
• Bankverbindung synchronisieren
• Belege hochladen

Was der Steuerberater macht:

• Jahresabschluss (Bilanz + GuV)
• Steuererklärungen (KSt, GewSt, Körperschaftsteuer)
• Offenlegung beim Bundesanzeiger

Häufige Anfängerfehler bei der GmbH-Buchhaltung

Fehler 1: Stammkapital „verbrauchen“
Das Stammkapital muss im Unternehmen bleiben. Privates Entnehmen ohne ordentliche Buchung (Gehalt oder Darlehen) ist eine verdeckte Gewinnausschüttung mit steuerlichen Konsequenzen.

Fehler 2: Kein Geschäftsführervertrag
Ohne schriftlichen Geschäftsführervertrag ist das Gehalt steuerlich angreifbar. Erstellen Sie den Vertrag vor der ersten Gehaltsauszahlung.

Fehler 3: Zu späte Steuervorauszahlungen
Das Finanzamt wartet nicht. Körperschaftsteuer-Vorauszahlungen sind vierteljährlich fällig. Verpassen Sie diese, kommen Zinsen und Nachzahlungen.

Fehler 4: Keine Rückstellungen bilden
Viele Gründer-GmbHs zahlen am Jahresende mehr Steuern als erwartet, weil keine Rückstellungen gebildet wurden. Legen Sie 25-30% des GmbH-Gewinns für Steuern zurück.

Fazit

Eine GmbH zu gründen bedeutet buchhalterisch einen Sprung in Komplexität und Pflichten. Der Steuerberater ist kein „Nice to have“, sondern praktisch zwingend notwendig. sevDesk nimmt Ihnen das Tagesgeschäft ab, aber den Jahresabschluss und die Steuererklärungen sollte ein Profi machen.