Betriebsprüfung: Wie Sie sich mit sevDesk optimal vorbereiten

Der Brief vom Finanzamt mit der Ankündigung einer Betriebsprüfung löst bei vielen Selbstständigen Panik aus — zu Unrecht, wenn die Buchführung stimmt. Eine Betriebsprüfung ist keine Hexenjagd, sondern ein Verwaltungsakt. Wer ordentlich gebucht und belegt hat, hat nichts zu fürchten. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie sich mit sevDesk optimal vorbereiten.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Die Betriebsprüfung (auch Außenprüfung, § 193 AO) ist eine vertiefte Überprüfung Ihrer Steuererklärungen durch einen Betriebsprüfer des Finanzamts. Sie findet vor Ort oder auf Basis digitaler Unterlagen statt.

Wen trifft es? Theoretisch jeden Unternehmer, in der Praxis konzentriert das Finanzamt sich auf:

• Mittlere und große Betriebe (Betriebsgrößenmerkmale)
• Branchen mit hohem Barzahlungsanteil (Gastronomie, Friseur)
• Betriebe mit ungewöhnlichen Schwankungen in der Steuererklärung
• Zufallsstichproben

Ankündigungspflicht: Das Finanzamt muss eine Betriebsprüfung ankündigen (§ 197 AO). Ausnahme: Wenn die Ankündigung den Prüfungszweck gefährden würde.

Prüfungszeitraum: In der Regel die letzten 3 Jahre. Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung: bis zu 10 Jahre.

Was wird bei einer Betriebsprüfung geprüft?

1. Formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung

Stimmt die Form Ihrer Buchführung?

• GoBD-Konformität (unveränderlich, vollständig, zeitnah)
• Vollständige Belege zu allen Buchungen
• Keine Lücken in Belegdurchnummerierung
• Korrekte Archivierung

2. Sachliche Richtigkeit

Stimmt der Inhalt?

• Entsprechen die Buchungen den tatsächlichen Geschäftsvorfällen?
• Sind alle Einnahmen vollständig erfasst?
• Sind alle Ausgaben betrieblich veranlasst?
• Ist die MwSt. korrekt ausgewiesen und abgeführt?

3. Spezifische Prüfungspunkte

Kassenbuch: Besonders intensive Prüfung bei Barzahlern. Kein negativer Kassenbestand, tägliche Buchungen, Belege vorhanden.

Bewirtungsbelege: Vollständige Angaben (Teilnehmer, Anlass, Unterschrift).

Kfz-Buchungen: Fahrtenbuch oder 1%-Regelung korrekt angewendet?

Privatentnahmen: Korrekt dokumentiert?

Nahe Angehörige: Löhne an Familienmitglieder fremdvergleichskonform?

Wie sevDesk bei der Betriebsprüfung hilft

GoBD-konforme Archivierung

sevDesk erfüllt die GoBD-Anforderungen für die digitale Buchführung:

• Unveränderlichkeit: Einmal gebuchte Einträge können nicht gelöscht werden (nur storniert)
• Vollständigkeit: Alle Buchungen mit zugehörigen Belegen
• Lesbarkeit: Exportfunktionen für den gesamten Prüfungszeitraum
• Nachvollziehbarkeit: Audit Trail — wer hat wann was gebucht

GDPdU/IDEA-Export für digitale Betriebsprüfung

Das Finanzamt kann eine Datei im GDPdU/IDEA-Format verlangen (digitaler Zugriff auf Buchführungsdaten). In sevDesk:

Einstellungen → Export → Betriebsprüfungsexport

Wählen Sie den Prüfungszeitraum (z.B. 01.01.2022 – 31.12.2024) und exportieren Sie die Datei. Diese übergeben Sie dem Betriebsprüfer.

Belegarchiv vollständig und ordentlich

Jeder Beleg in sevDesk ist digital archiviert und mit der entsprechenden Buchung verknüpft. Der Betriebsprüfer kann in der Exportdatei jeden Beleg aufrufen.

Vor der Betriebsprüfung: Checkliste

2-4 Wochen vor dem Prüfungstermin

☐ Steuerberater informieren: Er begleitet idealerweise die Prüfung
☐ Buchführung vervollständigen: Alle offenen Buchungen schließen
☐ Belege prüfen: Haben alle Buchungen korrekte Belege?
☐ Kassenbuch: Tägliche Buchungen, kein negativer Bestand?
☐ Bewirtungsbelege: Vollständig (Teilnehmer, Anlass, Unterschrift)?
☐ Kfz-Unterlagen: Fahrtenbuch oder 1%-Regelung-Belege bereit?
☐ Bankabstimmung: Buchwert = Kontostand für alle Prüfungsjahre?

Export-Vorbereitung in sevDesk

☐ GDPdU-Export für alle Prüfungsjahre erstellen
☐ PDF-Export Journale und Kontenblätter
☐ Backup der Buchführungsdaten erstellen
☐ Zugangsdaten für möglichen digitalen Zugriff bereit

Während der Betriebsprüfung: Richtiges Verhalten

Kooperativ, aber nicht übereifrig: Beantworten Sie Fragen sachlich. Freiwillige Zusatzinformationen, die nicht gefragt wurden, sind selten hilfreich.

Steuerberater dabei: Wenn möglich, sollte Ihr Steuerberater alle Besprechungen begleiten oder zumindest über alle Ergebnisse informiert werden.

Keine mündlichen Zugeständnisse: Machen Sie nichts mündlich zu. Alles Wichtige schriftlich.

Unterlagen nur auf Anfrage: Geben Sie nur Unterlagen heraus, die explizit angefordert werden.

Prüfungsbericht lesen: Vor Unterzeichnung sorgfältig lesen und verstehen. Manche Punkte können strittig sein und sollten im Einspruchsverfahren überprüft werden.

Was wenn Fehler gefunden werden?

Selbst bei guter Buchführung können Fehler aufgedeckt werden. Das ist normal:

Steuernachzahlung: Wenn Fehler zu Lasten des Finanzamts gingen, gibt es Nachzahlungen plus Zinsen (1,8% p.a. seit 2019).

Rückerstattung: Manchmal werden auch zu viel gezahlte Steuern zurückerstattet.

Steuerstrafverfahren: Nur bei vorsätzlicher Hinterziehung. Fahrlässige Fehler führen zu Nachzahlungen, nicht zu Strafverfahren.

Selbstanzeige: Wenn Sie vor einer Betriebsprüfung Fehler feststellen, ist eine Selbstanzeige strafbefreiend möglich — aber nur wenn das Finanzamt noch nicht tätig geworden ist. Unbedingt Steuerberater einschalten.

Fazit

Eine Betriebsprüfung ist keine Katastrophe für Selbstständige mit ordentlicher Buchführung. Mit sevDesk ist die Grundlage für eine GoBD-konforme, vollständige und exportierbare Buchführung gelegt. Der GDPdU-Export liefert dem Betriebsprüfer alles, was er braucht. Investieren Sie in saubere Buchführung von Anfang an — das ist die beste Vorbereitung auf jede Betriebsprüfung.