Buchhaltung für Agenturen: Projektabrechnung, Stunden und Subunternehmer mit sevDesk

Eine Kreativ- oder Digitalagentur hat ein komplexeres Geschäftsmodell als ein Solo-Freelancer: mehrere Projekte gleichzeitig, Stunden verschiedener Mitarbeiter, Subunternehmer, Materialeinkauf, Budgetgrenzen je Projekt. Die Buchhaltung muss das abbilden — korrekt und effizient.

Die Besonderheiten der Agenturbuchhaltung

Projektkostenrechnung: Jedes Projekt ist eine eigene Ertragseinheit. Kosten und Erlöse müssen projektbezogen erfasst werden, um die Rentabilität zu messen.

Gemischte Abrechnungsmodelle:

• Stundensatz × geleistete Stunden
• Pauschalpreis für definierte Leistungen
• Retainer (monatlicher Festbetrag)
• Erfolgshonorare (Performance-basiert)

Subunternehmer: Freie Mitarbeiter, die an Projekten mitarbeiten — mit eigenen Rechnungen und steuerlichen Besonderheiten.

Materialkosten: Für Druck, Fotoproduktion, Media-Buchungen, Lizenzen — oft weiterberechnet an den Kunden.

Projektkostenrechnung: Die Basis

Für eine Agentur ist die Projektkostenrechnung fundamental. In sevDesk kann jedes Projekt als eigenständige Einheit geführt werden:

Projektebene:

Projekt: Rebranding Kunde XY
Projectmanager: Max
Status: In Bearbeitung

Einnahmen-Seite:
- Angebot: 18.000€
- Abschlag 50%: 9.000€ (Rechnung gestellt)
- Restrechnung: ausstehend

Kosten-Seite:
- Interne Stunden: 120h × 85€/h = 10.200€
- Subunternehmer Fotograf: 1.200€
- Fotoequipment-Miete: 350€
- Druckkosten Mockup: 180€
Gesamt Kosten: 11.930€

Projekt-Marge: 18.000 - 11.930 = 6.070€ (33,7%)

In sevDesk: Projekte anlegen, Ausgaben und Einnahmen dem Projekt zuordnen. So sehen Sie die Marge pro Projekt — nicht nur den Gesamtgewinn der Agentur.

Stundensatz-Abrechnung: Korrekt Fakturieren

Dokumentation der Stunden:
Ohne Stundennachweis können Sie keine Stundensatz-Rechnung rechtssicher stellen. Nutzen Sie ein Zeiterfassungstool (Toggl, Harvest, Clockify) und exportieren Sie die Stunden als Beleg zur Rechnung.

Rechnung bei Stundensatz-Abrechnung:

Leistung: Webdesign und Entwicklung
Kundenname: Agentur ZIEL
Zeitraum: März 2025

Pos. 1: Design (Stunden laut Beilage)
  30 Stunden × 90€/h = 2.700,00 €

Pos. 2: Entwicklung
  45 Stunden × 110€/h = 4.950,00 €

Pos. 3: Projektmanagement
  8 Stunden × 85€/h = 680,00 €

Nettosumme: 8.330,00 €
USt 19%: 1.582,70 €
Gesamtbetrag: 9.912,70 €

Die Stundendokumentation (Toggl-Export o.ä.) als Anhang zur Rechnung eliminiert Rückfragen vom Kunden.

Retainer-Modell: Monatliche Pauschalrechnung

Ein Retainer ist ein monatlicher Festbetrag für ein Stundenkontingent oder einen definierten Leistungsumfang.

Buchung in sevDesk:

• Wiederkehrende Rechnung erstellen (einmalig einrichten, monatlich automatisch erstellt)
• Betrag und Leistungsbeschreibung für den Retainer definieren
• Eventuell: Überstunden separat in Rechnung stellen

Wichtig beim Retainer:
Klären Sie im Vertrag, was passiert, wenn die Stunden nicht verbraucht wurden (Verfallen oder Übertragung?) und was bei Überschreitung gilt. Diese Vereinbarungen sollten sich in der Buchführung widerspiegeln.

Subunternehmer: Steuerliche Behandlung

Freie Mitarbeiter (Subunternehmer) stellen eigene Rechnungen. Das hat steuerliche Implikationen:

Buchung der Subunternehmer-Rechnung:

• Eingangsrechnung in sevDesk erfassen
• Steuersatz: Normal 19% MwSt (Vorsteuerabzug möglich)
• Konto: Fremdleistungen oder Dienstleistungen Dritter

Reverse Charge bei Bauleistungen: Wenn die Subunternehmer Bauleistungen erbringen (z.B. für eine Event-Agentur mit Bühnenaufbau), kann Reverse Charge gelten — keine MwSt auf der Subunternehmer-Rechnung, aber Steuerschuldnerschaft auf Sie übergeht.

Scheinselbstständigkeit: Wenn ein freier Mitarbeiter ausschließlich für Sie tätig ist, langfristig und in Ihrem Weisungsbereich, besteht das Risiko der Scheinselbstständigkeit. Das ist ein arbeits- und sozialversicherungsrechtliches Problem — weit über die Buchhaltung hinaus. Im Zweifel: Anfrage zur Statusfeststellung bei der Deutschen Rentenversicherung.

Weiterberechnung von Fremdleistungen

Wenn Sie Subunternehmer oder Materialkosten an den Kunden weiterberechnen:

Einfache Weiterberechnung (100%):

Pos. X: Druckkosten (Fremdleistung)
  Nettokosten: 1.200€ → Weiterberechnung 1.200€ + 19% MwSt

Mit Aufschlag:

Pos. X: Fotoequipment-Miete
  Nettokosten: 350€ + 15% Handling-Fee = 402,50€ + MwSt

In sevDesk: Fremdkosten als Ausgabe buchen, in der Ausgangsrechnung als Position erfassen.

Kennzahlen für die Agentur-Buchhaltung

Wichtige Kennzahlen, die sevDesk liefern kann:

1. Fakturierungsquote (billable ratio): Welcher Anteil der Arbeitsstunden wurde tatsächlich fakturiert?
2. Projekt-Marge: Gewinn pro Projekt nach Kosten
3. Umsatz pro Mitarbeiter / Stunde: Effizienz-Indikator
4. Zahlungsverzug: Welche Kunden zahlen chronisch zu spät?
5. Aufwandsquote: Anteil der Kosten am Umsatz

Diese Kennzahlen helfen, unrentable Projekte oder Kunden zu identifizieren — und die Preissetzung anzupassen.

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Für Agenturen ab 3-4 Mitarbeitern empfiehlt sich der sevDesk-Plan für Teams plus eine Zeiterfassungssoftware (Toggl, Harvest) für präzises Stundentracking.